Publiskais iepirkums nozīmē būvdarbu, piegāžu un pakalpojumu iegādi, ko veic publiskas struktūras nacionālā vai ES līmenī. Tas ietver biroju iegādi un to aprīkošanu, IT aprīkojuma iegādi, konsultanta pakalpojumu vai tehniskās palīdzības izmantošanu, pētījumu veikšanu, informācijas un komunikācijas darbību īstenošanu, apmācības darbību ieviešanu, publikāciju iegādi un piekļuvi datubāzēm.
Līgumslēdzēja iestāde
Pieteikumu iesniegšanas posmā un pēc publiska iepirkuma līguma slēgšanas tiesību piešķiršanas jums tiks norīkots īpašs kontaktpunkts līgumslēdzējas iestādes ietvaros. Jūsu līgumslēdzēja iestāde var mainīties atkarībā no tā, kā tiek pārvaldīts jūsu publiskais iepirkums.
Tiešā pārvaldība
Ja Komisija tieši pārvalda publiskā iepirkuma līgumus, tā pilda līgumslēdzējas iestādes pienākumus, proti, tā ir atbildīga par visu līguma slēgšanas tiesību piešķiršanas procedūru, sākot ar uzaicinājumu iesniegt piedāvājumus publicēšanu un beidzot ar lēmumiem par līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu, iepirkuma līgumu parakstīšanu un to īstenošanas kontroli.
Netiešā pārvaldība
Netiešas pārvaldības gadījumā Komisija uztic līguma īstenošanu trešai personai, piemēram, partnervalstij, starptautiskai organizācijai vai attīstības aģentūrai.
Vairumā gadījumu šai izraudzītajai līgumslēdzējai iestādei būs jāsaņem Komisijas apstiprinājums galvenajiem posmiem līguma slēgšanas tiesību piešķiršanā. Tomēr, ja Komisija uzskatīs, ka tā var uzticēt līgumslēdzējas iestādes noteikumu un procedūru īstenošanu trešai personai, tā veiks tikai a posteriori pārbaudes.
Dalīta pārvaldība
Ārējās darbības jomā noslēgto iepirkumu līgumu pārvaldību Komisija dala ar ES dalībvalstīm. Komisija vienmēr atbild par līguma slēgšanas tiesību piešķiršanas pamatnostādņu un paziņojumu publicēšanu.
Dalītā pārvaldība ir visizplatītākais pārvaldības veids; valstu pārvaldes iestādes ir atbildīgas par aptuveni 75 % ES budžeta izdevumu. Dalībvalstis izvēlas, kā to īstenot, – vai nu piešķirot dotācijas, vai arī rīkojot iepirkumus.
Direktīvā par iepirkumiem paredzētie noteikumi attiecas uz dalībvalstīm, un tās ir atbildīgas par visu procesu; Komisija veic tikai pārbaudes un kontroles pasākumus.
Līguma veidi
Lai sniegtu pakalpojumus, veiktu piegādes vai būvdarbus Komisijai, abas puses (līgumslēdzējs jeb darbuzņēmējs un līgumslēdzēja iestāde) paraksta līgumu, kad beidzies nogaidīšanas periods (parasti 10 dienas pēc rezultātu paziņošanas visiem pretendentiem).
Līgums apraksta visus pakalpojumus un preces, kas jāsniedz, kā arī iesniegšanas nosacījumus, termiņus un visus abām pusēm saistošos ziņošanas vai pārskatīšanas pienākumus.
Tas arī nosaka dažādos nodrošināmo elementu iesniegšanas posmus (pakalpojumi, piegādes vai būvdarbi) un to, kādi ziņojumi līgumslēdzējam jāsagatavo.
Atkarībā no sniegtajiem pakalpojumiem, piegādēm vai būvdarbiem pastāv vairāki līgumu veidi.
- Tiešie līgumi vai pirkuma pasūtījumi — preces vai pakalpojumi, maksājumi, termiņi un juridiskās saistības tiek noteiktas sākumā. Līgumu var īstenot bez papildu formalitātēm. Šos līgumus izmanto visu veidu pirkumiem: pakalpojumi, piegādes vai būvdarbi.
- Pamatlīgumi — tie nosaka pirkuma objektu, cenu sarakstu, puses, juridisko struktūru, konkrētu pirkumu ilgumu un veidu. Citi nepieciešamie līgumattiecību elementi tiek noteikti vēlākā posmā konkrētā līgumā. Pamatlīgumus var izmantot pakalpojumiem un piegādēm, un tos reti izmanto būvdarbiem. Tie neattiecas uz ēkām.
- Konkrēti līgumi vai pasūtījuma veidlapas — tie ir specifiski līgumi, kas ir daļa no pamatlīguma. Tie parasti precizē datumu un konkrētus piegādes pakalpojumus, kā arī citus noteikumus, kas nav noteikti pamatlīguma līmenī.
- Koncesijas līgumi — tā ir īpaša tieša līguma forma, kas ļauj darbuzņēmējam veikt būvdarbus vai sniegt un pārvaldīt pakalpojumus ilgā periodā, jo īpaši tad, ja ir vajadzīga peļņa no investīcijām.
- Jaukti līgumi — šie līgumi apvieno būvdarbus un/vai piegādes un/vai pakalpojumus; tie var apvienot arī iepirkumus un koncesijas. Piemēram, pakalpojumu koncesija aptvertu kafejnīcas un ēdnīcas, tirdzniecības automātus vai preses veikalus kādā iestāžu ēkā.
- Ēku līgumi — šie līgumi attiecas uz zemes, ēku vai cita nekustamā īpašuma pirkumu, maiņu, ilgtermiņa nomu, lietošanas tiesībām, līzingu, nomāšanu vai īrējumpirkšanu ar izpirkšanas iespēju vai bez tās.
Maksājumi un progresa ziņojumi
Atkarībā no sniegto pakalpojumu, būvdarbu vai piegāžu veida līgums nosaka konkrētus termiņus katram maksājumam.
Dažos gadījumos darbuzņēmējiem kopā ar rēķiniem jāiesniedz progresa ziņojumi. Šie ziņojumi parāda to, kas līdz šim ir paveikts, lai pamatotu maksājumu, ieskaitot nodrošināto elementu uzskaitījumu, radušās problēmas, kavējumus utt.
Līguma grozīšana
Līguma darbības laikā var izveidoties situācijas, kad puses vienojas grozīt vienu vai vairākus līguma noteikumus. Parasti grozījumi būtiski nemaina sākotnējās iepirkuma procedūras nosacījumus.
Atkarībā no tā, vai ir nepieciešama iepirkuma procedūra vai līguma slēgšanas tiesību piešķiršanas paziņojuma publicēšana, ir iespējami trīs veidu grozījumi:
- tehnisks grozījums, kas ietver nelielas izmaiņas vai grozījumus, kas neietekmē būtiskus līguma aspektus;
- grozījums ar procedūru, kurš ietver būtiskas izmaiņas līgumā un paredz sarunu procedūru bez iepriekšējas paziņojuma par līgumu publicēšanas;
- līguma grozīšana, kam iepirkuma procedūra nav nepieciešama, bet ir vajadzīga paziņojuma par grozījumu publicēšana, tostarp tiešsaistē.
Starpposma pārskatīšana un salīdzinošā novērtēšana
Vairums pamatlīgumu paredz noteikumus par salīdzinošo novērtēšanu un starpposma pārskatīšanu.
Salīdzinošās novērtēšanas sistēma uzliek līgumslēdzējam par pienākumu regulāri pārskatīt savu finansiālo piedāvājumu, lai garantētu, ka tā piegādāto preču cenas un tehnoloģiskā kvalitāte atbilst pašreizējiem tirgus apstākļiem.
Vajadzības gadījumā līgums nosaka arī termiņus, kādos veicama starpposma pārskatīšana, lai novērtētu, kas ir paveikts un vai attiecība starp līguma cenām un tirgus cenām joprojām ir atbilstīga.
Īpašumtiesības uz rezultātiem
Līguma darbības beigās, ja nav norādīts citādi, līgumslēdzēja iestāde kļūst par rezultātu īpašnieci. Īpašas līguma klauzulas reglamentē intelektuālā īpašuma tiesības.