Zamówienia publiczne oznaczają nabycie robót budowlanych, dostaw i usług przez instytucje publiczne na szczeblu krajowym albo unijnym. Obejmuje to pozyskiwanie i wyposażanie biur, zakup sprzętu informatycznego, zlecanie doradztwa lub pomocy technicznej, przeprowadzanie badań, prowadzenie kampanii informacyjnych i komunikacyjnych, organizowanie szkoleń, zakup publikacji i dostęp do baz danych.
Instytucja zamawiająca
Na etapie składania wniosków i po udzieleniu zamówienia publicznego wskazany zostanie specjalny punkt kontaktowy w ramach instytucji zamawiającej. Instytucja zamawiająca może się różnić w zależności od sposobu zarządzania zamówieniem publicznym.
Zarządzanie bezpośrednie
Jeżeli Komisja Europejska bezpośrednio zarządza zamówieniami publicznymi, pełni ona rolę instytucji zamawiającej, co oznacza, że jest odpowiedzialna za całe postępowanie o udzielenie zamówienia – od opublikowania zaproszenia do składania ofert po decyzje o udzieleniu zamówienia, podpisanie umów w sprawie zamówienia publicznego i działania następcze związane z ich realizacją.
Zarządzanie pośrednie
W ramach zarządzania pośredniego Komisja powierza realizację zamówienia stronie trzeciej. Może być nią na przykład kraj partnerski, organizacja międzynarodowa lub agencja rozwoju.
W większości przypadków wyznaczona instytucja zamawiająca będzie musiała uzyskać zgodę Komisji na kluczowych etapach prowadzących do udzielenia zamówienia. Jeżeli jednak Komisja uzna, że może zaufać zasadom i procedurom tej instytucji, ograniczy nadzór do dalszych kontroli.
Zarządzanie dzielone
Komisja zarządza zamówieniami publicznymi w ramach działań zewnętrznych wspólnie z krajami UE. Komisja jest zawsze odpowiedzialna za publikowanie wytycznych dotyczących zamówień oraz ogłoszeń o udzieleniu zamówienia.
Zarządzanie dzielone jest najbardziej powszechnym rodzajem zarządzania, ponieważ administracje krajowe odpowiadają za wydatkowanie ok. 75 proc. budżetu UE. Państwa członkowskie mogą wybrać sposób jego wykonania – albo w ramach dotacji, albo na przykład w ramach zamówień publicznych.
Przepisy określone w dyrektywie w sprawie zamówień publicznych mają zastosowanie do państw członkowskich, które są odpowiedzialne za cały proces; Komisja jedynie przeprowadza weryfikacje i kontrole.
Rodzaje zamówień
Aby realizować usługi, dostawy lub roboty budowlane na rzecz Komisji, obie strony (wykonawca i instytucja zamawiająca) podpisują umowę po upływie okresu zawieszenia (zwykle 10 dni po poinformowaniu wszystkich oferentów o wynikach procedury).
W umowie określa się wszystkie usługi i towary, które muszą być dostarczone, jak również warunki składania wniosków, terminy oraz wszelkie obowiązki w zakresie sprawozdań lub przeglądów, których muszą dopełnić obie strony.
Określa się w niej również poszczególne etapy dostarczania rezultatów (usług, dostaw lub prac) oraz rodzaj sprawozdań, które wykonawca musi sporządzić.
Wyróżnia się kilka rodzajów umów w zależności od realizowanych usług, dostaw lub robót budowlanych:
- bezpośrednie umowy lub zamówienia zakupu – towary lub usługi, płatności, terminy i zobowiązania prawne określa się na początku. Umowa może być realizowana bez dalszych formalności. Umowy te są wykorzystywane w przypadku wszystkich rodzajów zakupów: usług, dostaw lub robót budowlanych,
- umowy ramowe – określa się w nich usługi lub dostawy, tabelę cen, strony, ramy prawne, czas trwania oraz sposób dokonywania poszczególnych zakupów. Pozostałe niezbędne elementy stosunku umownego definiuje się na dalszym etapie danej umowy. Umowy ramowe można stosować w przypadku usług i dostaw, natomiast rzadko stosuje się je w przypadku robót budowlanych. Nie mają zastosowania do budynków,
- konkretne zamówienia lub formularze zamówień – są to konkretne zamówienia stanowiące część umowy ramowej. Zwykle określa się w nich termin oraz konkretne usługi dostawy, a także wszelkie inne warunki, które nie zostały zdefiniowane na poziomie umowy ramowej,
- umowy koncesji – umowy koncesji są szczególną formą umowy bezpośredniej, która pozwala wykonawcy na wykonanie robót budowlanych lub świadczenie usług i zarządzanie nimi przez długi okres, w szczególności gdy istnieje potrzeba uzyskania zwrotu z inwestycji,
- umowy mieszane – umowy te łączą w sobie roboty budowlane lub dostawy lub usługi; mogą one również łączyć w sobie zamówienia i koncesje. Na przykład, koncesja na usługi obejmowałaby kawiarnie i stołówki, automaty sprzedające lub salony prasowe znajdujące się w budynku instytucji,
- umowy dotyczące nieruchomości – umowy te obejmują kupno, wymianę, długoterminową dzierżawę, użytkowanie, leasing, najem lub kupno na raty, z opcją zakupu lub bez, gruntu, budynków lub innych nieruchomości.
Płatności i sprawozdania z postępu prac
W zależności od charakteru realizowanych usług, robót budowlanych lub dostaw w umowie określa się dokładne terminy poszczególnych płatności.
W niektórych przypadkach wykonawcy mogą mieć obowiązek składania sprawozdań z postępu prac wraz z fakturami. W sprawozdaniach tych należy wykazać poczynione postępy, aby uzasadnić płatność, a także określić wszystkie dostarczone rezultaty, wszelkie napotkane problemy, opóźnienia itp.
Zmiana lub modyfikacja umowy
W trakcie obowiązywania umowy może dojść do sytuacji, w której strony uzgodnią zmianę jednego postanowienia umowy lub większej ich liczby. Zasadniczo zmiana nie powoduje istotnej modyfikacji warunków pierwotnego postępowania o udzielenie zamówienia.
Wyróżnia się trzy rodzaje zmian, w zależności od tego, czy konieczne jest przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia lub opublikowanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia:
- zmiana techniczna – obejmuje niewielką zmianę lub zmianę, która nie ma wpływu na istotne aspekty umowy
- zmiana z procedurą – obejmuje istotną zmianę umowy, która wymaga zastosowania procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu
- modyfikacja umowy – jest to zmiana w umowie, która nie wymaga przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, ale podlega obowiązkowi publikacji zawiadomienia o modyfikacji lub publikacji online.
Przegląd śródokresowy i analiza porównawcza
W większości przypadków w umowach ramowych określa się zasady przeprowadzania analiz porównawczych i przeglądów śródokresowych.
System analiz porównawczych zobowiązuje wykonawcę do przeprowadzania regularnych przeglądów swojej oferty finansowej, tak aby ceny i jakość technologiczna dostarczanych towarów odpowiadały aktualnym warunkom rynkowym.
W razie potrzeby w umowie określa się również i wyznacza ramy czasowe dla przeglądów śródokresowych, aby ocenić postępy w realizacji prac oraz to, czy relacja między cenami umownymi a cenami rynkowymi jest nadal odpowiednia.
Własność wyników
Po zakończeniu umowy, jeśli nie ustalono inaczej, instytucja zamawiająca staje się właścicielem wyników. Szczegółowe klauzule umowy regulują kwestię praw własności intelektualnej.