Közbeszerzésnek azt hívjuk, amikor nemzeti vagy uniós közjogi szervezetek közpénzből építési beruházások megtervezését és/vagy kivitelezését rendelik meg, árut szereznek be vagy szolgáltatást vásárolnak gazdasági szereplőktől. Ez magában foglalhatja irodák beszerzését és felszerelését, informatikai eszközök beszerzését, tanácsadási munkák, technikai segítségnyújtás vagy tanulmányok megrendelését, de a szerződés tárgya lehet tájékoztatási és kommunikációs kampányok lebonyolítása, képzések szervezése, kiadványok megvásárlása vagy adatbázisokhoz való hozzáférés is.
Ajánlatkérő
A pályázati szakaszban és a közbeszerzési szerződés odaítélését követően Önnek külön kapcsolattartója lesz az ajánlatkérő szerven belül. Az ajánlatkérő a közbeszerzési szerződés irányításának módjától függően eltérhet:
Közvetlen irányítás
Amikor a Bizottság közvetlenül irányítja a közbeszerzési szerződéseket, akkor az ajánlatkérő szerepét tölti be, ami azt jelenti, hogy a teljes odaítélési eljárásért felelős: az ajánlati felhívások közzétételétől az odaítélési döntéseken és a közbeszerzési szerződések aláírásán át a végrehajtás nyomon követéséig.
Közvetett irányítás
Közvetett irányítás esetén a Bizottság a szerződés végrehajtásával egy harmadik felet bíz meg. Ez lehet egy partnerország, egy nemzetközi szervezet vagy egy fejlesztési ügynökség.
A legtöbb esetben ennek a kijelölt ajánlatkérőnek a szerződés odaítéléséhez vezető legfontosabb lépéseknél mindig ellenőriznie kell, hogy megkapta-e a Bizottság jóváhagyását. Ha azonban a Bizottság úgy ítéli meg, hogy megbízhat a kijelölt ajánlatkérő szabályaiban és eljárásaiban, akkor a felügyeletet utólagos ellenőrzésekre korlátozza.
Megosztott irányítás
A külső fellépésekre vonatkozó közbeszerzési szerződések irányítását a Bizottság megosztja az uniós országokkal. A szerződésről szóló iránymutatás és az odaítélésről szóló tájékoztatók közzététele mindig a Bizottság felelőssége.
A megosztott irányítás a legelterjedtebb irányítási mód: az uniós költségvetés mintegy 75%-ának elköltése a nemzeti közigazgatások hatáskörébe tartozik. A végrehajtás módját illetően a tagállamok választhatnak, hogy például vissza nem térítendő támogatással vagy közbeszerzéssel valósítják meg.
A közbeszerzési irányelv szabályait alkalmazni kell a tagállamokban, amelyek az egész folyamatért felelősek; a Bizottság csupán ellenőrzést és felügyeletet végez.
Szerződéstípusok
A Bizottság részére történő szolgáltatásnyújtás, áruszállítás, illetve építésiberuházás-tervezés vagy -kivitelezés esetében a felek (a szerződő fél és az ajánlatkérő) ún. várakozási időszak után írják alá a szerződést (jellemzően 10 nappal azután, hogy mindegyik ajánlattevő tájékoztatást kapott az eredményről).
A szerződés tartalmazza az összes szállítandó szolgáltatást és árut, valamint a teljesítés feltételeit, a határidőket és a mindkét fél által elvégzendő beszámolási vagy felülvizsgálati feladatokat.
Meghatározza továbbá a részteljesítések szakaszait (a szolgáltatásnyújtásra, az árubeszerzésre és az építési beruházásokra vonatkozóan egyaránt), valamint a szerződő fél által készítendő jelentések típusát.
Szolgáltatásnyújtástól, árubeszerzéstől és építési beruházástól függően többféle szerződéstípus létezik:
- Közvetlen szerződés vagy megrendelés, amely már az elején meghatározza az árukat vagy szolgáltatásokat, a kifizetéseket, a határidőket és a jogi kötelezettségeket. Az ilyen szerződés további formaságok nélkül is teljesíthető. Ezeket a szerződéseket a beszerzések valamennyi típusára alkalmazzák: szolgáltatások, áruk, illetve építésiberuházás-tervezés és -kivitelezés megrendelésére is.
- Keretszerződés, amely meghatározza a szolgáltatásokat vagy árukat, az árlistát, a feleket, a jogi hátteret, az időtartamot és az egyes beszerzések módját. A szerződéses jogviszony további szükséges elemeit egy későbbi szakaszban, egy egyedi szerződésben határozzák meg. Keretszerződést szolgáltatásokra és árukra lehet használni, építési beruházásokra ritkán. Építményekre nem vonatkoznak.
- Egyedi szerződés vagy megrendelőlap: ezek a keretszerződés részét képező egyedi szerződések. Általában az időpontot és a konkrétan leszállítandó szolgáltatást vagy árut, továbbá a keretszerződésben nem definiált egyéb feltételeket határozzák meg.
- Koncessziós szerződés: a közvetlen szerződés olyan sajátos formája, amely lehetővé teszi a szerződő félnek, hogy hosszabb idő alatt tervezze meg vagy vitelezze ki az adott építési beruházást, illetve nyújtson és működtessen szolgáltatást, különösen akkor, ha a beruházás megtérülésére van szükség.
- Vegyes szerződés: építési beruházásokat és/vagy árukat és/vagy szolgáltatásokat foglal magában, valamint beszerzést és koncessziót is tartalmazhat. Egy szolgáltatási koncesszió kiterjedhet például az intézmény épületében található kávézókra és menzákra, árusító automatákra vagy trafikokra.
- Ingatlanszerződés: olyan szerződés, amely földterület, épület vagy egyéb ingatlan vételére, cseréjére, hosszú lejáratú lízingjére, haszonélvezetére, bérletére vagy részletre történő vásárlására vonatkozik, vételi opcióval vagy anélkül.
Kifizetés és eredményjelentések
A megrendelt szolgáltatás, áru, illetve építésiberuházás-tervezés vagy -kivitelezés jellegétől függően a szerződés minden egyes kifizetésre konkrét határidőket határoz meg.
Egyes esetekben előfordulhat, hogy a szerződő félnek a számlákkal együtt eredményjelentést is be kell nyújtania. Ezek a jelentések bemutatják, hogy mit történt eddig, a kifizetés indokolása érdekében, többek között melyek a teljesített eredmények, a felmerült problémák, késedelmek stb.
A szerződés módosítása
A szerződés időtartama alatt előfordulhat, hogy a felek megállapodnak a szerződés egy vagy több rendelkezésének módosításáról. Az eredeti közbeszerzési eljárás feltételeit egy ilyen módosítás általában nem változtatja meg lényegesen.
A módosításoknak három típusa van attól függően, hogy szükség van-e közbeszerzési eljárásra vagy odaítélésről szóló tájékoztató közzétételére:
- Technikai módosítás: kisebb vagy a szerződés lényeges elemeit nem érintő változtatás
- Eljárásos módosítás: a szerződés lényeges megváltoztatása, amely hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárást igényel
- Szerződésmódosítás: a szerződés olyan megváltoztatása, amely ugyan nem igényel közbeszerzési eljárást, de szerződésmódosításról szóló hirdetmény közzétételéhez vagy online közzétételhez kötött
Félidős felülvizsgálat és benchmarking
A legtöbb keretszerződés tartalmaz benchmarkingra (összehasonlító teljesítményértékelésre) és félidős felülvizsgálatokra vonatkozó szabályokat.
A benchmarking arra kötelezi a szerződő felet, hogy rendszeresen vizsgálja felül a pénzügyi ajánlatát annak érdekében, hogy a szállított áru ára és technológiai minősége a mindenkori piaci feltételekkel összhangban legyen.
Szükség esetén a szerződés a félidős felülvizsgálatok időkeretét is meghatározza, hogy értékelni lehessen, hogy mi történt, és hogy a szerződéses árak továbbra is igazodnak-e a piaci árakhoz.
Az eredmények tulajdonjoga
Eltérő rendelkezés hiányában a szerződés lejártakor az ajánlatkérő lesz az eredmények tulajdonosa. A szellemitulajdon-jogokat egyedi szerződési rendelkezések szabályozzák.