Med offentlig upphandling menas nationella myndigheters och EU-organs inköp av varor och tjänster och bygg- och anläggningsarbeten. Exempel är upphandling av kontor och kontorsinredning, it-utrustning, konsulttjänster, tekniskt stöd, studier, informations- och kommunikationskampanjer, kurser, publikationer och databaser.
Upphandlande myndighet
Under anbudsfasen och när du väl har fått ett offentligt kontrakt kommer du att ha en särskild kontaktpunkt i den upphandlande myndigheten. Vilken myndighet som är den upphandlande myndigheten varierar beroende på hur det offentliga kontraktet förvaltas.
Direkt förvaltning
När EU-kommissionen förvaltar upphandlingskontrakt direkt, agerar den också som upphandlande myndighet. Det betyder att kommissionen ansvarar för hela upphandlingsförfarandet från utlysningen och beslutet om tilldelning till undertecknandet och uppföljningen av kontrakten.
Indirekt förvaltning
Med indirekt förvaltning menas att kommissionen låter en tredje part sköta kontraktet. Det kan vara ett partnerland, en internationell organisation eller ett biståndsorgan.
I de flesta fall måste den upphandlande myndighet som kommissionen har utsett inhämta kommissionens godkännande för varje steg som leder till att kontraktet tilldelas. Men om myndighetens regler och förfaranden bedöms som tillförlitliga begränsar kommissionen sin tillsyn till senare kontroller.
Delad förvaltning
Kommissionen och EU-länderna sköter förvaltningen av upphandlingskontrakt för externa åtgärder tillsammans. Det är alltid kommissionen som publicerar kontraktsriktlinjerna och meddelandena om tilldelning av kontrakt.
Delad förvaltning är den vanligaste förvaltningsformen, eftersom det är de nationella förvaltningarna som ansvarar för hur cirka 75 procent av EU:s budget används. EU-länderna väljer själva hur de gör, t.ex. om de ger bidrag eller gör upphandlingar.
Upphandlingsdirektivets regler är direkt tillämpliga i EU-länderna som ansvarar för hela processen. Kommissionen gör bara verifieringar och kontroller.
Typ av kontrakt
För upphandling av tjänster, varor eller bygg- och anläggningsarbeten undertecknar båda parterna (entreprenören och den upphandlande myndigheten) kontraktet efter frysningsperioden (normalt tio dagar efter att alla anbudsgivare har informerats om resultatet).
Av kontraktet framgår alla tjänster och varor som ska tillhandahållas och villkoren för leverans, tidsfrister och båda parters rapporterings- respektive granskningsskyldigheter.
Där fastställs också när olika resultat ska presenteras (tjänster, varor eller bygg- och anläggningsarbeten) och vilken typ av rapporter som entreprenören måste ta fram.
Det finns olika typer av kontrakt beroende på vilka tjänster, varor eller bygg- och anläggningsarbeten som tillhandahålls:
- Direkta avtal eller inköpsorder – varor/tjänster, betalningar, tidsfrister och rättsliga skyldigheter fastställs från början. Kontraktet kan genomföras utan fler formaliteter. Sådana kontrakt används för alla typer av inköp: tjänster, varor och bygg- och anläggningsarbeten.
- Ramavtal – varor/tjänster, prislistor, parter, rättslig struktur, löptid och specifika inköpsmetoder fastställs. Avtalsförhållandets övriga faktorer fastställs senare i ett specifikt kontrakt. Ramavtal kan användas för varor och tjänster men sällan för bygg- och anläggningsarbeten. De gäller inte för fastigheter.
- Specifika kontrakt eller ordersedlar – kontrakt som är delar av ett ramavtal. I de specifika kontrakten fastställs datumet och de specifika leveranstjänsterna och andra villkor som inte framgår av ramavtalet.
- Koncessionskontrakt – en specifik form av direkta kontrakt som gör att entreprenören kan utföra bygg- och anläggningsarbeten eller leverera och tillhandahålla tjänster under längre tid, t.ex. när det krävs räntabilitet.
- Blandade kontrakt – kontrakt där bygg- och anläggningsarbeten kombineras med varor och/eller tjänster. Även upphandling och koncessioner kan kombineras. Exempel: En tjänstekoncession kan omfatta kafeterior och matsalar, varuautomater eller tidningskiosken i en institutionsbyggnad.
- Fastighetskontrakt – kontrakt som omfattar köp eller utbyte av, förvärv av tomträtt eller nyttjanderätt till, leasing, hyra eller hyrköp av mark, byggnader eller annan fast egendom – med eller utan köpoption.
Betalning och lägesrapporter
I kontraktet fastställs specifika betalningsfrister beroende på vad det är för varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som tillhandahålls.
Ibland måste entreprenören lämna in lägesrapporter tillsammans med sina fakturor. Av rapporterna ska framgå vad som hittills har gjorts för att motivera en betalning, med uppgift om bland annat uppnådda resultat, problem och förseningar.
Ändring av kontrakt
Under den tid som kontraktet löper kan det uppstå situationer där parterna enas om att ändra bestämmelser i kontraktet. Generellt ska en ändring inte väsentligt ändra villkoren i det ursprungliga upphandlingsförfarandet.
Det finns tre typer av ändringar beroende på om det krävs ett upphandlingsförfarande eller ett meddelande om tilldelning:
- Teknisk ändring – en liten ändring eller en ändring som inte påverkar väsentliga delar av kontraktet.
- Ändring med förfarande – väsentlig ändring av kontraktet som kräver ett förhandlat förfarande utan föregående meddelande om upphandling.
- Kontraktsmodifiering – en ändring av kontraktet som inte kräver något upphandlingsförfarande men ett ändringsmeddelande eller en publicering på nätet.
Halvtidsutvärdering och riktmärkning
I de flesta ramavtal fastställs regler för riktmärkning och halvtidsutvärdering.
Enligt systemet med riktmärkning är entreprenören skyldig att regelbundet se över sitt ekonomiska erbjudande för att se till att de levererade varornas priser och tekniska kvalitet ligger i linje med de rådande marknadsförhållandena.
Vid behov fastställer ramavtalet också när och hur man ska göra en halvtidsutvärdering för att se hur långt man har kommit och om de avtalade priserna fortfarande ligger i linje med marknadspriserna.
Äganderätt till resultat
Om inget annat anges blir den upphandlande myndigheten ägare till resultaten i slutet av kontraktsperioden. För immateriella rättigheter gäller särskilda avtalsbestämmelser.