Ως δημόσια σύμβαση νοείται η αγορά έργων, προμηθειών και υπηρεσιών από δημόσιους φορείς είτε σε εθνικό επίπεδο είτε σε επίπεδο ΕΕ. Αυτή περιλαμβάνει την απόκτηση και τον εξοπλισμό γραφείων, την αγορά εξοπλισμού ΤΠ, την ανάθεση της παροχής συμβουλευτικών εργασιών ή τεχνικής βοήθειας, τη διεξαγωγή μελετών, τη διεξαγωγή εκστρατειών ενημέρωσης και επικοινωνίας, την καθιέρωση μαθημάτων κατάρτισης, την αγορά δημοσιεύσεων και την πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων.
Αναθέτουσα αρχή
Κατά τη φάση υποβολής αίτησης και μόλις σας ανατεθεί μια δημόσια σύμβαση, θα έχετε ένα συγκεκριμένο σημείο επαφής εντός της αναθέτουσας αρχής. Η αναθέτουσα αρχή σας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τρόπο διαχείρισης της δημόσιας σύμβασής σας:
Άμεση διαχείριση
Όταν η Επιτροπή διαχειρίζεται άμεσα τις δημόσιες συμβάσεις, επιτελεί τον ρόλο της αναθέτουσας αρχής, γεγονός που σημαίνει ότι είναι υπεύθυνη για ολόκληρη τη διαδικασία ανάθεσης, από τη δημοσίευση των προσκλήσεων υποβολής προσφορών έως τις αποφάσεις ανάθεσης, την υπογραφή των δημόσιων συμβάσεων και την παρακολούθηση της εφαρμογής τους.
Έμμεση διαχείριση
Υπό καθεστώς έμμεσης διαχείρισης, η Επιτροπή αναθέτει την εκτέλεση της σύμβασης σε τρίτο μέρος. Αυτό μπορεί να είναι, για παράδειγμα, μια χώρα εταίρος, ένας διεθνής οργανισμός ή ένας οργανισμός ανάπτυξης.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, η εν λόγω ορισθείσα αναθέτουσα αρχή θα πρέπει να ελέγξει αν η Επιτροπή έχει παράσχει την έγκρισή της σε βασικά βήματα που οδηγούν στην ανάθεση της σύμβασης. Ωστόσο, εάν η Επιτροπή εκτιμήσει ότι μπορεί να εμπιστεύεται τους κανόνες και τις διαδικασίες της εν λόγω αρχής, θα περιορίσει την εποπτεία σε μεταγενέστερους ελέγχους.
Επιμερισμένη διαχείριση
Η Επιτροπή ασκεί επιμερισμένη διαχείριση των δημόσιων συμβάσεων για εξωτερικές δράσεις με χώρες της ΕΕ. Η Επιτροπή είναι πάντα υπεύθυνη για τη δημοσίευση κατευθυντήριων γραμμών για τις δημόσιες συμβάσεις και γνωστοποιήσεων ανάθεσης.
Η επιμερισμένη διαχείριση είναι ο συνηθέστερος τρόπος διαχείρισης, καθώς οι εθνικές διοικήσεις είναι υπεύθυνες για την εκτέλεση περίπου του 75 % του προϋπολογισμού της ΕΕ. Τα κράτη μέλη έχουν τη δυνατότητα επιλογής του τρόπου εκτέλεσής του —για παράδειγμα είτε με τη μορφή επιχορηγήσεων είτε με τη μορφή δημόσιων συμβάσεων.
Οι κανόνες που καθορίζονται στην οδηγία για τις δημόσιες συμβάσεις εφαρμόζονται στα κράτη μέλη, τα οποία είναι υπεύθυνα για ολόκληρη τη διαδικασία· η Επιτροπή διενεργεί μόνον επαληθεύσεις και ελέγχους.
Είδη συμβάσεων:
Για την παροχή υπηρεσιών, προμηθειών ή έργων στην Επιτροπή, αμφότερα τα μέρη (ανάδοχος και αναθέτουσα αρχή) υπογράφουν σύμβαση μετά την περίοδο αναστολής (συνήθως 10 ημέρες μετά την ενημέρωση όλων των προσφερόντων για το αποτέλεσμα).
Η σύμβαση περιγράφει όλες τις υπηρεσίες και τα αγαθά που πρέπει να παρέχονται, καθώς και τους όρους υποβολής, τις προθεσμίες και τυχόν υποχρεώσεις υποβολής εκθέσεων ή επανεξέτασης που πρέπει να εκτελούν τα δύο συμβαλλόμενα μέρη.
Ορίζει επίσης τα διάφορα στάδια για την υποβολή των παραδοτέων (υπηρεσίες, προμήθειες ή έργα) και τον τύπο των εκθέσεων που πρέπει να καταρτίζει ο ανάδοχος.
Υπάρχουν διάφοροι τύποι συμβάσεων ανάλογα με τις παρεχόμενες υπηρεσίες, προμήθειες ή έργα:
- άμεσες συμβάσεις ή εντολές αγοράς —τα αγαθά ή οι υπηρεσίες, οι πληρωμές, οι προθεσμίες και οι νομικές υποχρεώσεις καθορίζονται στην αρχή. Η σύμβαση μπορεί να εκτελεστεί χωρίς περαιτέρω διατυπώσεις. Αυτές οι συμβάσεις χρησιμοποιούνται για όλους τους τύπους αγορών: υπηρεσίες, προμήθειες ή έργα.
- συμβάσεις-πλαίσια —οι εν λόγω συμβάσεις ορίζουν τις υπηρεσίες ή τις προμήθειες, τον τιμοκατάλογο, τα συμβαλλόμενα μέρη, τις νομικές ρυθμίσεις, τη διάρκεια και τη μέθοδο πραγματοποίησης συγκεκριμένων αγορών. Τα υπόλοιπα απαραίτητα στοιχεία της συμβατικής σχέσης ορίζονται σε μεταγενέστερο στάδιο σε ειδική σύμβαση. Οι συμβάσεις-πλαίσια μπορούν να χρησιμοποιούνται για υπηρεσίες και προμήθειες και σπάνια χρησιμοποιούνται για έργα. Δεν εφαρμόζονται σε κτίρια.
- ειδικές συμβάσεις ή δελτία παραγγελίας —πρόκειται για ειδικές συμβάσεις που αποτελούν μέρος μιας σύμβασης-πλαισίου. Συνήθως καθορίζουν την ημερομηνία και ορίζουν τις συγκεκριμένες υπηρεσίες παράδοσης, καθώς και οποιουσδήποτε άλλους όρους που δεν ορίζονται σε επίπεδο σύμβασης-πλαισίου.
- συμβάσεις παραχώρησης —οι συμβάσεις παραχώρησης είναι μια ειδική μορφή άμεσης σύμβασης, που επιτρέπει στον ανάδοχο να εκτελεί έργα ή να παρέχει και να διαχειρίζεται υπηρεσίες για μεγάλο χρονικό διάστημα, ιδίως όταν υπάρχει ανάγκη για απόδοση επένδυσης.
- μικτές συμβάσεις —αυτές οι συμβάσεις συνδυάζουν έργα και/ή προμήθειες και/ή υπηρεσίες· μπορούν επίσης να συνδυάζουν προμήθειες και παραχωρήσεις. Για παράδειγμα, μια παραχώρηση υπηρεσιών θα κάλυπτε την εκμετάλλευση των καφετεριών και των καντινών, των μηχανημάτων αυτόματης πώλησης ή του καταστήματος Τύπου σε ένα κτίριο θεσμικού οργάνου.
- συμβάσεις ακινήτων —οι συμβάσεις αυτές έχουν ως αντικείμενο την αγορά, την ανταλλαγή, τη μακροχρόνια μίσθωση με εμπράγματο δικαίωμα (εμφύτευση), την επικαρπία, τη χρηματοδοτική μίσθωση, την απλή μίσθωση ή τη μίσθωση–πώληση, με ή χωρίς δικαίωμα προαίρεσης για αγορά, γης, κτιρίων ή άλλων ακινήτων.
Εκθέσεις πληρωμών και προόδου
Ανάλογα με τη φύση των παρεχόμενων υπηρεσιών, έργων ή προμηθειών, η σύμβαση ορίζει συγκεκριμένες προθεσμίες για κάθε πληρωμή.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι ανάδοχοι ενδέχεται να χρειάζεται να υποβάλλουν εκθέσεις προόδου μαζί με τα τιμολόγιά τους. Οι εν λόγω εκθέσεις παρουσιάζουν τα μέχρι στιγμής επιτεύγματα για τη δικαιολόγηση της πληρωμής, συμπεριλαμβανομένου του προσδιορισμού όλων των παραδοτέων που παρέχονται, τυχόν ζητημάτων που προέκυψαν, καθυστερήσεων κ.λπ.
Τροποποίηση σύμβασης
Κατά τη διάρκεια μιας σύμβασης, ενδέχεται να προκύψουν καταστάσεις όπου τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνούν να τροποποιήσουν μία ή περισσότερες ρήτρες της σύμβασης. Σε γενικές γραμμές, μια τροποποίηση δεν τροποποιεί ουσιαστικά τους όρους της αρχικής διαδικασίας σύναψης δημόσιας σύμβασης.
Υπάρχουν 3 τύποι τροποποιήσεων, ανάλογα με το αν είναι απαραίτητη ή όχι η διαδικασία σύναψης δημόσιας σύμβασης ή η δημοσίευση γνωστοποίησης ανάθεσης:
- τεχνική τροποποίηση —περιλαμβάνει μια ήσσονος σημασίας αλλαγή ή μια αλλαγή που δεν επηρεάζει ουσιώδεις πτυχές της σύμβασης
- τροποποίηση με διαδικασία —συνεπάγεται ουσιώδη αλλαγή στη σύμβαση, η οποία απαιτεί διαδικασία με διαπραγμάτευση χωρίς προηγούμενη δημοσίευση προκήρυξης διαγωνισμού
- τροποποίηση σύμβασης —πρόκειται για αλλαγή στη σύμβαση που δεν απαιτεί διαδικασία σύναψης δημόσιας σύμβασης, αλλά υπόκειται σε δημοσίευση ανακοίνωσης τροποποίησης ή σε δημοσίευση στο διαδίκτυο
Ενδιάμεση επανεξέταση και συγκριτική αξιολόγηση
Οι περισσότερες συμβάσεις-πλαίσια ορίζουν κανόνες για τη διενέργεια συγκριτικής αξιολόγησης και ενδιάμεσων επανεξετάσεων.
Το σύστημα συγκριτικής αξιολόγησης υποχρεώνει τον ανάδοχο να επανεξετάζει τακτικά την οικονομική του προσφορά, ώστε να διατηρεί τις τιμές και την τεχνολογική ποιότητα των παρεχόμενων προϊόντων σύμφωνα με τις τρέχουσες συνθήκες της αγοράς.
Εάν χρειάζεται, η σύμβαση ορίζει επίσης το χρονοδιάγραμμα για τις ενδιάμεσες επανεξετάσεις, ώστε να αξιολογείται τι έχει επιτευχθεί και αν η σχέση μεταξύ των τιμών της σύμβασης και των τιμών της αγοράς εξακολουθεί να είναι ισορροπημένη.
Κυριότητα αποτελεσμάτων
Κατά τη λήξη της σύμβασης, εάν δεν ορίζεται διαφορετικά, η αναθέτουσα αρχή καθίσταται ο κύριος των αποτελεσμάτων. Ειδικές συμβατικές ρήτρες ρυθμίζουν τα δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας.