Par «marché public», on entend l'achat de travaux, de fournitures ou de services par des organismes publics au niveau national ou de l'Union. À titre d’exemple, font partie des marchés publics: l’acquisition de bureaux et leur aménagement, l’achat d’équipements informatiques, le recours aux services d’un consultant ou à une assistance technique, la réalisation d’études, le fait de mener des campagnes d’information et de communication, la mise en œuvre d’actions de formation, l’achat de publications et l’utilisation de bases de données.
Pouvoir adjudicateur
Lors de la phase de soumission des offres et une fois attribué un marché public, un point de contact spécifique au sein du pouvoir adjudicateur vous sera désigné. Votre pouvoir adjudicateur peut varier en fonction du mode de gestion de votre marché public.
Gestion directe
Dans le cas de la gestion directe des marchés publics par la Commission, celle-ci remplit la fonction de pouvoir adjudicateur, en tant que responsable de l’ensemble de la procédure d’attribution: de la publication des appels d’offres à la signature des contrats de marchés et au suivi de leur exécution, en passant par les décisions d'attribution.
Gestion indirecte
En gestion indirecte, la Commission confie l’exécution du marché à un tiers, par exemple un pays partenaire, une organisation internationale ou une agence de développement.
Dans la plupart des cas, le pouvoir adjudicateur désigné devra recevoir l’accord de la Commission à des étapes clés dans l’attribution du marché. Cependant, si la Commission estime pouvoir se fier aux règles et procédures du pouvoir adjudicateur, elle se limitera aux contrôles a posteriori.
Gestion partagée
La Commission partage la gestion des marchés publics dans le domaine de l’action extérieure avec les pays de l’UE. Elle reste toujours responsable de la publication des lignes directrices et des avis d’attribution de marchés.
La gestion partagée représente le mode de gestion le plus courant, les administrations nationales étant responsables d’environ 75 % des dépenses du budget de l’UE. Les États membres choisissent comment le mettre en œuvre — dans le cadre soit de subventions, soit de marchés, par exemple.
Les règles énoncées dans la directive sur la passation des marchés publics s’appliquent aux États membres, qui sont responsables de l’ensemble du processus; la Commission effectue uniquement les vérifications et les contrôles.
Types de marchés
Pour la prestation de services, de fournitures ou de travaux à la Commission, les deux parties (le contractant et le pouvoir adjudicateur) signent un contrat après l’échéance du délai suspensif (normalement dix jours après la notification des résultats à tous les soumissionnaires).
Ce contrat décrit tous les biens et services qui doivent être fournis ainsi que les conditions de soumission, les délais et toutes les obligations d’information ou de réexamen à remplir par les deux parties.
Il définit aussi les différentes étapes pour la présentation des éléments livrables (services, fournitures ou travaux) et le type de rapport à élaborer par le contractant.
Il existe plusieurs types de marchés selon les services, fournitures ou travaux fournis:
- Bons de commande ou contrats directs — les biens ou services, paiements, délais et obligations légales sont définis au départ. Le marché peut être exécuté sans aucune autre formalité. Ces marchés sont utilisés pour tous les types d’achats suivants: services, fournitures ou travaux.
- Contrats-cadres — ceux-ci précisent les services ou fournitures visés, la liste des prix, les parties, la structure juridique, la durée et les modalités de certains achats spécifiques. Les autres éléments nécessaires de la relation contractuelle sont définis ultérieurement dans un contrat spécifique. Les contrats-cadres peuvent être utilisés pour les services et les fournitures, et sont rarement utilisés pour les travaux. Ils ne s’appliquent pas aux bâtiments.
- Bons de commande ou contrats spécifiques — il s'agit de contrats spécifiques qui font partie d’un contrat-cadre. Ils précisent généralement la date et définissent les services spécifiques de livraison, ainsi que tous les autres termes non définis dans le contrat-cadre.
- Contrats de concession — les contrats de concession constituent une forme spécifique de contrat direct qui permet au contractant de réaliser des travaux ou de fournir et de gérer des services pendant une longue période, en particulier quand un retour sur investissement est nécessaire.
- Marchés mixtes — ces marchés combinent des travaux et/ou des fournitures et/ou des services; il peut aussi s'agir d'une combinaison de marchés publics et de concessions. Par exemple, une concession de services couvrirait les cafétérias et cantines, les distributeurs automatiques ou le magasin de journaux situés dans le bâtiment d'une institution.
- Marchés immobiliers — ces marchés ont pour objet l’achat, l’échange, l'emphytéose, l’usufruit, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat, de terrains, de bâtiments ou d’autres biens immobiliers.
Paiement et rapports d’avancement
En fonction de la nature des services, travaux ou fournitures fournis, le contrat fixe des délais spécifiques pour chaque paiement.
Dans certains cas, les contractants doivent accompagner leurs factures de rapports d’avancement. Ces rapports montrent ce qui a déjà été fait pour justifier le paiement, y compris la détermination de tous les éléments livrables fournis, les difficultés rencontrées, les retards, etc.
Modification de marché
Pendant la durée du marché, il peut arriver que les parties conviennent de modifier une ou plusieurs de ses dispositions. En général, une modification ne change pas substantiellement les conditions de la procédure initiale de passation de marché.
Il existe trois types de modifications, selon qu’une procédure de passation de marché ou la publication d’un avis d’attribution est nécessaire ou non:
- la modification technique, qui implique une modification mineure ou une modification n’affectant pas les éléments substantiels du marché;
- la modification avec procédure, qui implique une modification importante du marché nécessitant une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché;
- la modification du marché, pour laquelle une procédure de passation de marché n’est pas nécessaire, mais qui fait l’objet d’un avis de modification de marché ou d’une publication en ligne.
Examen à mi-parcours et analyse comparative
La plupart des contrats-cadres établissent des règles pour l’analyse comparative et l’évaluation à mi-parcours.
Le système d'analyse comparative oblige le contractant à mettre à jour régulièrement son offre financière afin que les prix et la qualité technologique des biens livrés restent conformes aux conditions de marché en vigueur.
Si nécessaire, le contrat définit aussi le calendrier pour les examens à mi-parcours, qui permettent d’évaluer ce qui a déjà été réalisé et dans quelle mesure les prix établis dans le contrat correspondent encore aux prix du marché.
Propriété des résultats
À l'issue du marché, sauf indication contraire, le pouvoir adjudicateur devient propriétaire des résultats. Des dispositions contractuelles spécifiques régissent les droits de propriété intellectuelle.