Onder de term “overheidsopdrachten” wordt verstaan: de inkoop van werken, leveringen en diensten door overheidsinstanties op nationaal of EU-niveau. Dit omvat het huren/kopen en inrichten van kantoorruimte, de aanschaf van IT-apparatuur, het inwinnen van advies of het verkrijgen van technische bijstand, het verrichten van studies, het uitvoeren van informatie- en communicatiecampagnes, het opzetten van trainingen, het kopen van publicaties en het raadplegen van databanken.
Aanbestedende dienst
Tijdens de aanvraagfase en wanneer er een overheidsopdracht aan u is gegund, heeft u een specifiek contactpunt binnen de aanbestedende dienst. De aanbestedende dienst is niet altijd dezelfde. Dit hangt af van de wijze waarop uw aanbestedingsovereenkomst wordt beheerd:
Direct beheer
Wanneer de Europese Commissie aanbestedingsovereenkomsten rechtstreeks beheert, vervult zij de rol van de aanbestedende dienst, wat betekent dat zij verantwoordelijk is voor de hele toekenningsprocedure, van de publicatie van de aankondiging tot het gunningsbesluit, de ondertekening van de aanbestedingsovereenkomst en de follow-up van de uitvoering ervan.
Indirect beheer
Onder indirect beheer vertrouwt de Commissie de uitvoering van de opdracht toe aan een derde. Dit kan bijvoorbeeld een partnerland, een internationale organisatie of een ontwikkelingsagentschap zijn.
In de meeste gevallen zal deze aangewezen aanbestedende dienst controles moeten verrichten met het oog op de goedkeuring door de Commissie van de belangrijkste stappen die tot de gunning van de opdracht leiden. Als de Commissie echter oordeelt dat zij op de regels en procedures van de aanbestedende dienst kan vertrouwen, zal zij het toezicht beperken tot latere controles.
Gedeeld beheer
De Commissie deelt het beheer van aanbestedingsovereenkomsten voor extern optreden met de EU-lidstaten. De Commissie is altijd verantwoordelijk voor de publicatie van de voorwaarden van aanbestedingsovereenkomsten en van de gunningsberichten.
Gedeeld beheer is de meest voorkomende beheerswijze, aangezien de nationale overheden verantwoordelijk zijn voor de besteding van circa 75% van de EU-begroting. De lidstaten kunnen kiezen hoe ze dit willen doen: via subsidies of via aanbestedingen.
De regels die in de aanbestedingsrichtlijn zijn vastgesteld zijn van toepassing op de lidstaten, die verantwoordelijk zijn voor het hele proces; de Commissie voert alleen verificaties en controles uit.
Soorten overeenkomsten
Voor de levering van diensten, leveringen of werken aan de Commissie ondertekenen beide partijen (contractant en aanbestedende dienst) na de opschortende termijn een overeenkomst (normaliter tien dagen nadat alle inschrijvers in kennis zijn gesteld van het resultaat).
In de overeenkomst worden alle te leveren diensten en goederen vastgelegd, evenals de leveringsvoorwaarden en -termijnen en eventuele rapportage- of beoordelingstaken die door beide partijen moeten worden uitgevoerd.
Ook wordt er een beschrijving gegeven van de verschillende fasen voor de levering van de deliverables (diensten, leveringen of werken) en het type verslagen dat door de contractant moet worden opgesteld.
Er zijn verschillende soorten overeenkomsten, afhankelijk van de te leveren diensten, leveringen of werken:
- rechtstreekse overeenkomsten of inkooporders – de goederen of diensten, betalingen, termijnen en wettelijke verplichtingen worden meteen in de overeenkomst gedefinieerd. De overeenkomst kan zonder verdere formaliteiten worden uitgevoerd. Deze overeenkomsten worden gebruikt voor alle soorten aankopen: diensten, leveringen of werken.
- raamovereenkomsten – hierin worden de diensten of leveringen, de prijzen, de partijen, het juridische opzet, de looptijd en de methode voor het verrichten van bepaalde aankopen beschreven. De andere noodzakelijke elementen van de contractuele relatie worden in een later stadium vastgelegd in een specifieke overeenkomst. Raamovereenkomsten kunnen worden gebruikt voor diensten en leveringen en worden zelden gebruikt voor werken. Zij zijn niet van toepassing op gebouwen.
- specifieke overeenkomsten of bestelformulieren – dit zijn specifieke overeenkomsten die deel uitmaken van een raamovereenkomst. In deze overeenkomsten wordt doorgaans de datum van levering van de specifieke diensten of leveringen vermeld, evenals andere voorwaarden die niet in de raamovereenkomst zijn vastgelegd.
- concessieovereenkomsten – een concessieovereenkomst is een specifieke vorm van rechtstreekse overeenkomst die een contractant in staat stelt om gedurende een lange periode werken uit te voeren of diensten te verrichten en te beheren, met name wanneer er rendement op de investering moet worden gemaakt.
- gemengde overeenkomsten – in deze overeenkomsten worden werken en/of leveringen en/of diensten met elkaar gecombineerd; ook kunnen aanbestedingen en concessies met elkaar worden gecombineerd. Een concessie voor diensten zou bijvoorbeeld betrekking kunnen hebben op het beheer van cafetaria’s en kantines, verkoopautomaten of een kiosk in een gebouw van een instelling.
- onroerendgoedovereenkomsten – overeenkomsten inzake aankoop, ruil, erfpacht, vruchtgebruik, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van grond, gebouwen of ander onroerend goed.
Betalings- en voortgangsverslagen
Afhankelijk van de aard van de geleverde diensten, werken of leveringen worden in het contract specifieke termijnen voor elke betaling vastgelegd.
In sommige gevallen moeten contractanten mogelijk voortgangsverslagen indienen samen met hun facturen. In deze verslagen wordt beschreven wat er tot dan toe is gedaan om de betaling te rechtvaardigen, inclusief alle geleverde deliverables, eventuele problemen, vertragingen enz.
Wijziging van de overeenkomst
Tijdens de looptijd van een contract kunnen zich situaties voordoen waarin de partijen besluiten om een of meer clausules van de overeenkomst te wijzigen. Over het algemeen verandert een wijziging de voorwaarden van de oorspronkelijke aanbestedingsprocedure niet wezenlijk.
Afhankelijk van de vraag of er een aanbestedingsprocedure nodig is of er een gunningsbericht moet worden gepubliceerd, zijn er drie soorten wijzigingen:
- technische wijziging – een kleine wijziging of een wijziging die geen betrekking heeft op wezenlijke aspecten van het contract
- wijziging met procedure – een substantiële wijziging van de overeenkomst die een onderhandelingsprocedure noodzakelijk maakt, maar zonder voorafgaande bekendmaking van een aankondiging van een opdracht.
- wijziging van de opdracht – een wijziging van de overeenkomst waarvoor geen aanbestedingsprocedure vereist is, maar die is onderworpen aan de bekendmaking van een wijzigingsbericht of publicatie online
Tussentijdse evaluatie en benchmarking
In de meeste raamovereenkomsten worden regels voor benchmarking en tussentijdse evaluaties vastgelegd.
Het benchmarkingsysteem verplicht de contractant om zijn financiële aanbod regelmatig te herzien, zodat de prijzen en de technologische kwaliteit van de geleverde goederen gelijke tred houden met de actuele marktomstandigheden.
Indien nodig wordt in de overeenkomst ook het tijdschema voor tussentijdse evaluaties bepaald. Daarin wordt beoordeeld wat er tot dan toe is gedaan en of de contractprijzen en de marktprijzen nog steeds met elkaar in evenwicht zijn.
Eigendom van resultaten
Na afloop van de opdracht wordt de aanbestedende dienst eigenaar van de resultaten, tenzij anders is bepaald. De intellectuele-eigendomsrechten worden geregeld in specifieke clausules van de overeenkomst.