Vain kokoussalissa olevien osallistujien puheenvuorot ja kokouksessa esitetyt asiakirjat katsotaan alkuperäisiksi kokoussisällöiksi. Niiden ohessa lähetettyjen video- tai audiolähetysten (ml. äänikanavalla tai videokonferenssi- tai tulkkausalustalla lähetetty tulkkaus) tarkoituksena on pelkästään tukea viestintää, eikä niitä voida pitää autenttisina kokoustallenteina. Tietoliikenneyhteyksissä voi ilmetä ongelmia, ja siksi Euroopan komissiota / tulkkauksen pääosastoa ei voida pitää vastuullisena tulkkauksen oikeellisuudesta, palvelun keskeytyksistä, kuvan pikselöitymisestä, kuvayhteyden pysähtymisestä tai katkeilemisesta, ääniyhteyden katkeilemisesta tai puuttumisesta eikä muista teknisistä ongelmista. Tulkkaus edellyttää hyvää äänen laatua, jotta osallistujien puheenvuorojen sisältö voidaan tulkata oikein ja kokonaan. Jos kokouksen äänenlaatu heikkenee kokouksen aikana eikä riitä laadukkaaseen tulkkaukseen, tulkkaus keskeytetään. Suosittelemme vahvasti, että etäosallistujat osallistuvat kokoukseen hyvin valaistusta ja hiljaisesta toimistomaisesta tilasta. Jos etäyhteys otetaan meluisasta tai julkisesta tilasta tai ulkoa, tai jos osallistuja on liikkeellä tai ottaa yhteyden ilman kuvaa, tulkkausta ei suoriteta. Huonot yhteydet ja heikko äänenlaatu haittaavat tehokasta viestintää ja voivat vaikuttaa haitallisesti sekä osallistujien että tulkkien kuuloon ja hyvinvointiin. Noudata etäkokouksia varten laadittuja ohjeita (Code of Conduct for Remote Speakers in Multilingual Meetings and Conferences) ja varmista, että laitteet ovat vaatimusten mukaiset.
