Risposta
Il titolare del trattamento stabilisce le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali. Quindi, se la tua azienda/organizzazione decide «perché» e «come» devono essere trattati i dati personali, è titolare del trattamento. I dipendenti che trattano i dati personali all’interno della tua organizzazione lo fanno per adempiere ai compiti di titolare del trattamento della tua azienda/organizzazione.
La tua azienda/organizzazione è contitolare del trattamento quando insieme a una o più organizzazioni definisce congiuntamente «perché» e «come» devono essere trattati i dati personali. I contitolari del trattamento devono stipulare un accordo che definisca le rispettive responsabilità per quanto riguarda il rispetto delle norme del GDPR. Gli aspetti principali dell’accordo devono essere comunicati alle persone i cui dati sono oggetto di trattamento.
Il responsabile del trattamento tratta i dati personali solo per conto del titolare del trattamento. Il responsabile del trattamento è di solito un terzo esterno all’azienda. Tuttavia, nel caso di gruppi di imprese, un’impresa può agire in qualità di responsabile del trattamento per un’altra impresa.
Gli obblighi del responsabile del trattamento nei confronti del titolare del trattamento devono essere specificati in un contratto o in un altro atto giuridico. Ad esempio, il contratto deve indicare cosa succede ai dati personali una volta che il contratto viene risolto. Un’attività tipica dei responsabili del trattamento è quella di offrire soluzioni IT, inclusa l’archiviazione sul cloud. Il responsabile del trattamento può subappaltare una parte delle sue funzioni a un altro responsabile del trattamento o nominare un co-responsabile solo previa autorizzazione scritta del titolare del trattamento.
Vi sono situazioni in cui un’entità può essere titolare del trattamento, responsabile del trattamento o entrambi.
Esempi
Titolare del trattamento e responsabile del trattamento
Un birrificio ha molti dipendenti. Firma un contratto con una società addetta all’elaborazione delle buste paga per pagare gli stipendi. Il birrificio indica a tale società quando deve essere pagato lo stipendio, quando un dipendente lascia l’azienda o ottiene un aumento di stipendio, e fornisce tutti gli altri dati per le buste paga e i pagamenti. La società fornisce il sistema informatico e conserva i dati dei dipendenti. Il birrificio è il titolare del trattamento e la società addetta all’elaborazione delle buste paga è il responsabile del trattamento.
Contitolari del trattamento
La tua azienda/organizzazione offre servizi di babysitting tramite una piattaforma online. Allo stesso tempo, la tua azienda/organizzazione ha un contratto con un’altra azienda che consente di offrire servizi a valore aggiunto. Questi servizi includono la possibilità per i genitori non solo di scegliere la baby-sitter, ma anche di noleggiare giochi e DVD che la baby-sitter può portare con sé. Entrambe le aziende sono coinvolte nella configurazione del sito web. In questo caso, le due aziende hanno deciso di utilizzare la piattaforma per entrambi gli scopi (servizi di babysitting e noleggio di DVD/giochi) e molto spesso condividono i nominativi dei clienti. Pertanto, le due aziende sono contitolari del trattamento perché non solo accettano di offrire la possibilità di «servizi combinati», ma progettano e utilizzano anche una piattaforma comune.
Riferimenti
Examples
Controller and processor
A brewery has many employees. It signs a contract with a payroll company to pay the wages. The brewery tells the payroll company when the wages should be paid, when an employee leaves or has a pay rise, and provides all other details for the salary slip and payment. The payroll company provides the IT system and stores the employees’ data. The brewery is the data controller and the payroll company is the data processor.
Joint controllers
Your company/organisation offers babysitting services via an online platform. At the same time your company/organisation has a contract with another company allowing you to offer value-added services. Those services include the possibility for parents not only to choose the babysitter but also to rent games and DVDs that the babysitter can bring. Both companies are involved in the technical set-up of the website. In that case, the two companies have decided to use the platform for both purposes (babysitting services and DVD/games rental) and will very often share clients’ names. Therefore, the two companies are joint controllers because not only do they agree to offer the possibility of ‘combined services’ but they also design and use a common platform.