Cik ilgi var glabāt datus un vai tie ir jāatjaunina?

Atbilde

Dati jāglabā visīsāko iespējamo laikposmu. Nosakot šo laikposmu tiek ņemti vērā iemesli, kuru dēļ uzņēmums/organizācija apstrādā datus, kā arī jebkādi juridiski pienākumi glabāt datus noteiktu laika periodu (piemēram, valsts darba, nodokļu vai krāpšanas novēršanas tiesību akti, kuros paredzēts, ka jums jāglabā personas dati par jūsu darbiniekiem noteiktu periodu, izstrādājumu garantijas laiks utt.).

Jūsu uzņēmumam/organizācijai ir jānosaka termiņi, kad glabātie dati ir jādzēš vai jāpārskata.

Izņēmuma kārtā personas datus var glabāt ilgāku laikposmu arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs vai zinātniskās vai vēstures pētniecības nolūkos, ja vien ir ieviesti atbilstoši tehniski un organizatoriski pasākumi (piemēram, anonimizācija, šifrēšana u. c.).

Jūsu uzņēmumam/organizācijai arī jānodrošina, ka jūsu rīcībā esošie dati ir precīzi un tiek atjaunināti.

Piemērs

Pārāk ilgi glabāti dati, tos neatjauninot

Jūsu uzņēmums/organizācija ir darbā pieņemšanas birojs, un šajā nolūkā vāc darba meklētāju CV, un šīs personas maksā par jūsu starpniecības pakalpojumiem. Jūs plānojat šo datus glabāt 20 gadus, bet jūs neveicat nekādus pasākumus šo CV atjaunināšanai. Šāds glabāšanas termiņš nešķiet samērīgs ar personas nolūku īsā vai vidējā termiņā atrast darbu. Turklāt tas, ka neprasāt regulāri atjaunināt CV, pēc noteikta laika darba meklētājam padara meklēšanas pakalpojumu nederīgu (piemēram, tāpēc, ka attiecīgā persona ir ieguvusi jaunu kvalifikāciju).

Atsauces

• 5. panta 1. punkta e) apakšpunkts; 39. apsvērums

Example

Data kept for too long without an update

Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).