Koliko dugo možemo čuvati podatke i je li ih nužno ažurirati?

Odgovor

Podaci se moraju pohranjivati što je kraće moguće. Pri određivanju tog razdoblja u obzir treba uzeti razloge zašto vaše društvo/organizacija treba obraditi podatke kao i sve pravne obveze čuvanja podataka tijekom fiksno utvrđenog vremenskog razdoblja (primjer: nacionalni zakoni o radu, porezu ili borbi protiv prijevare kojima se od vas zahtijeva da podatke o svojim zaposlenicima čuvate tijekom određenog razdoblja, trajanje jamstva na proizvod itd.).

Vaše društvo/organizacija treba utvrditi rok za brisanje ili preispitivanje pohranjenih podataka.

Iznimno se osobni podaci mogu čuvati duže vrijeme u svrhe arhiviranja u javnom interesu ili u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja, pod uvjetom da su uspostavljene odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere (poput anonimizacije, enkripcije itd.).

Vaše društvo/organizacija također mora osigurati da su podaci koje čuva točni te ih mora održavati ažurnima.

Primjer

Podaci koji se čuvaju predugo bez ažuriranja

Vodite ured za zapošljavanje i u tu svrhu prikupljate životopise osoba koje traže zaposlenje i koje vam, u zamjenu za vaše posredničke usluge, plaćaju naknadu. Podatke planirate čuvati 20 godina te nemate mjere za ažuriranje životopisa. Razdoblje pohrane ne čini se usklađenim sa svrhom kratkoročnog ili srednjoročnog pronalaska zaposlenja za osobu. Nadalje, zbog činjenice da u redovitim intervalima ne tražite ažurirane životopise neke su pretrage nakon određenog vremena beskorisne za osobu koja traži zaposlenje (primjerice, jer je ta osoba stekla nove kvalifikacije).

Upućivanja

• Članak 5. stavak 1. točka (e) i uvodna izjava (39) OUZP-a

Example

Data kept for too long without an update

Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).