Hvor længe må oplysningerne opbevares, og skal de ajourføres?

Svar

Oplysningerne skal opbevares i den kortest mulige periode. Denne periode skal  tage højde for årsagerne til at jeres virksomhed/organisation behandler oplysningerne samt eventuelle lovbaserede forpligtelser til at opbevare oplysningerne i en bestemt periode (f.eks. national arbejdsret og lovgivning vedrørende skat og bedrageri, som kræver, at I opbevarer oplysninger om jeres ansatte i en bestemt periode, produktgarantiers gyldighedsperiode osv.).

Jeres virksomhed/organisation skal fastlægge tidsfrister for sletning eller gennemgang af de opbevarede oplysninger.

Undtagelsesvis kan oplysningerne opbevares i længere perioder i forbindelse med arkivering, hvis det omhandler samfundsinteresser eller af hensyn til videnskabelig eller historisk forskning, såfremt der iværksættes passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger (som f.eks. anonymisering, kryptering osv.).

Jeres virksomhed/organisation skal også sikre, at de oplysninger, der opbevares, altid er nøjagtige og ajourførte.

Eksempel

Oplysningerne opbevares for længe uden ajourføring

Jeres virksomhed/organisation har et rekrutteringsbureau, og derfor indsamles CV’er fra arbejdssøgende, som til gengæld for denne formidling betaler et gebyr. I planlægger at opbevare oplysningerne i 20 år, og I har ikke iværksat foranstaltninger til ajourføring af CV’erne. Opbevaringsperioden virker ikke rimelig i forhold til formålet, nemlig at finde ansættelse til en person på kort eller mellemlang sigt. Desuden betyder det faktum, at I ikke beder om at få CV’erne ajourført med jævne mellemrum, at nogle søgninger bliver ubrugelige for den person, der søger ansættelse, når der er gået et vist stykke tid (for eksempel fordi vedkommende har fået nye kvalifikationer).

Referencer

• Artikel 5, stk. 1, litra e; betragtning 39

Example

Data kept for too long without an update

Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).