Jak dlouho mohou být osobní údaje uchovávány a je třeba je aktualizovat?

Odpověď

Osobní údaje musí být uchovávány co možná nejkratší dobu. Tato doba by samozřejmě měla zohledňovat důvody, proč vaše společnost/organizace osobní údaje potřebuje zpracovávat, a také případné právní závazky uchovávat údaje pevně stanovenou dobu (např. vnitrostátní pracovní a daňové právní předpisy nebo právní předpisy proti podvodům, které požadují, abyste uchovávali osobní údaje o svých zaměstnancích po stanovenou dobu, záruční doba výrobků atd.).

Vaše společnost/organizace by měla stanovit lhůty pro výmaz nebo přezkum uložených údajů.

Výjimečně lze osobní údaje uchovávat déle pro účely archivace ve veřejném zájmu nebo pro účely vědeckého či historického výzkumu, pokud jsou zavedena vhodná technická a organizační opatření (například anonymizace, šifrování atd.).

Vaše společnost/organizace také musí zajistit, aby držené osobní údaje byly přesné a aktuální.

Příklad

Osobní údaje jsou uchovávány příliš dlouho neaktualizované

Vaše společnost/organizace má agenturu pro nábor personálu a pro tento účel shromažďuje životopisy osob, které se ucházejí o zaměstnání a které vám za vaše zprostředkovatelské služby platí poplatek. Plánujete, že údaje budete uchovávat 20 let, a nečiníte žádná opatření pro aktualizaci životopisů. Zdá se, že doba uložení není přiměřená z hlediska účelu nalezení zaměstnání pro člověka v krátkodobém až střednědobém horizontu. Navíc vzhledem ke skutečnosti, že v pravidelných intervalech nevyžadujete aktualizaci životopisů, je po uplynutí určité doby vyhledávání pro uchazeče o zaměstnání v některých případech zbytečné (například proto, že tento člověk získal novou kvalifikaci).

Odkazy

• Článek 5 odst. 1 (e) a odůvodnění 39 GDPR

Example

Data kept for too long without an update

Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).