Koliko časa lahko hranimo podatke in ali jih moramo posodabljati?

Odgovor

Podatke morate hraniti čim krajši čas. Pri določitvi trajanja je seveda treba upoštevati razloge, iz katerih morate podatke obdelovati, ter vse pravne obveznosti glede shranjevanja podatkov za določeno obdobje (npr. nacionalno delovno pravo, davčno pravo ali pravo na področju boja proti goljufijam, ki zahteva, da določeno obdobje hranite osebne podatke o zaposlenih, trajanje jamstva za proizvode itd.).

Določiti morate roke za izbris ali preverjanje shranjenih podatkov.

Osebni podatki se izjemoma lahko hranijo daljše obdobje za namene v javnem interesu ali znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalne namene, pod pogojem, da se izvajajo ustrezni tehnični in organizacijski ukrepi (kot so anonimizacija, šifriranje itd.).

Zagotoviti morate tudi, da so podatki, ki jih hranite, točni in posodobljeni.

Primer

Podatki se hranijo predolgo in se ne posodabljajo

Vodite podjetje za zaposlovanje in za ta namen zbirate življenjepise iskalcev zaposlitve, ki vam za posredniške storitve plačajo provizijo. Podatke nameravate hraniti 20 let in ne izvajate nikakršnih ukrepov za posodabljanje življenjepisov. Obdobje hrambe ni sorazmerno z namenom kratkoročnega do srednjeročnega iskanja zaposlitve za osebo. Ker posodobitev življenjepisov ne zahtevate v rednih časovnih presledkih, je iskanje v nekaterih primerih za iskalca zaposlitve po določenem času tudi neuporabno (na primer zato, ker je ta oseba pridobila nove kvalifikacije).

Referenci

• Člen 5(1)(e); uvodna izjava 39 Splošne uredbe o varstvu podatkov

Example

Data kept for too long without an update

Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).