Kuinka kauan tietoja voidaan säilyttää ja pitääkö niitä päivittää?

Vastaus

Tietoja on säilytettävä mahdollisimman vähän aikaa. Säilytysajassa on otettava huomioon tietojen käsittelytarkoitus yrityksessä/organisaatiossa sekä onko tietojen säilyttämiseen lakisääteistä velvoitetta (esimerkiksi kansallisessa työ-, vero- tai petostentorjuntalainsäädännössä velvoitetaan säilyttämään työntekijöiden henkilötietoja tietyn aikaa, tuotetakuun kesto jne.).

Yrityksesi/organisaatiosi on määriteltävä tietojen säilyttämiselle määräaika, jonka jälkeen tiedot poistetaan tai tarkistetaan.

Henkilötietoja voidaan poikkeuksellisesti mahdollisesti säilyttää pidempään yleisen edun mukaisissa arkistointitarkoituksissa taikka tieteellisissä tai historiallisissa tutkimustarkoituksissa, jos käytössä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimet (kuten anonymisointi ja salaaminen).

Yrityksesi/organisaatiosi on varmistettava, että sen säilyttämät tiedot ovat täsmällisiä ja päivitettyjä.

Esimerkki

Tietoja on säilytetty liian pitkään päivittämättä

Yrityksesi/organisaatiosi on rekrytointiyritys ja kerää rekrytointia varten työtä etsivien henkilöiden ansioluetteloita. Välityspalveluistasi perit maksun. Suunnittelet tietoja säilytettävän 20 vuotta, eikä ansioluetteloita päivitetä. Säilytysaika ei ole oikeasuhteinen tietojen käyttötarkoitukseen nähden, joka on työpaikan löytäminen henkilöille lyhyellä tai keskipitkällä aikavälillä. Se, ettet pyydä henkilöitä päivittämään ansioluetteloitaan säännöllisin väliajoin, ei ole myöskään ajan kuluessa järkevää työtä hakevien kannalta (henkilö on esimerkiksi saattanut hankkia uusia pätevyyksiä).

Viitteet

• Artiklat 5 (1)(e); johdanto-osan kappale 39

Example

Data kept for too long without an update

Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).