Aby zwiększyć ochronę interesów finansowych Unii i zapewnić należyte zarządzanie finansami, Komisja stworzyła system EDES.
Od 1 stycznia 2016 r. zastąpił on dotychczasowy system wczesnego ostrzegania i centralną bazę danych o wykluczeniach.
Przepisy dotyczące EDES znajdują się w rozporządzeniu finansowym.
EDES znacząco ulepsza dostępne narzędzia poprzez powołanie zespołu i stworzenie bazy danych.
Ramy czasowe
Przepisy mają zastosowanie od 2016 r. do wszystkich zamówień, umów o udzielenie dotacji, nagród, instrumentów finansowych i wynagrodzenia ekspertów, a także do wykonania budżetu w ramach zarządzania pośredniego.
Cel
Celem EDES jest ochrona interesów finansowych Unii przed nierzetelnymi osobami i podmiotami, które ubiegają się o unijne fundusze lub zaciągnęły zobowiązania prawne wobec Komisji, innych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii. W praktyce EDES umożliwia:
- wczesne wykrywanie osób lub podmiotów stwarzających zagrożenie dla interesów finansowych Unii
- wykluczenie osób lub podmiotów z udziału w procedurach wyboru regulowanych rozporządzeniem finansowym lub z selekcji w celu wykonania środków finansowych Unii, w przypadku gdy dana osoba lub dany podmiot podlegają wykluczeniu, o którym mowa w art. 136 ust. 1 rozporządzenia finansowego
- nałożenie kary finansowej na osobę lub podmiot (art. 138 rozporządzenia finansowego)
- w najpoważniejszych przypadkach publikowanie na stronie internetowej Komisji informacji dotyczących wykluczenia oraz kary finansowej w razie jej nałożenia, co ma z założenia wzmocnić skutek odstraszający wykluczenia lub kary (art. 140 rozporządzenia finansowego).
Informacje na temat wczesnego wykrycia, wykluczenia lub kary finansowej mogą opierać się na:
- prawomocnym wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej
- faktach i ustaleniach Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych Komisji (OLAF), Prokuratury Europejskiej (EPPO), Trybunału Obrachunkowego, audytów lub wszelkich innych kontroli przeprowadzonych pod nadzorem właściwego urzędnika zatwierdzającego
- nieprawomocnym wyroku lub nieostatecznej decyzji administracyjnej
- decyzjach Europejskiego Banku Centralnego (EBC), Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI), Europejskiego Funduszu Inwestycyjnego lub organizacji międzynarodowych
- przypadkach nadużyć finansowych lub nieprawidłowości zgłoszonych przez organy krajowe zarządzające budżetem w ramach zarządzania dzielonego
- przypadkach nadużyć finansowych lub nieprawidłowości zgłoszonych przez organy zarządzające budżetem w ramach zarządzania pośredniego.
Podstawy wykluczenia wymieniono w art. 136 ust. 1 rozporządzenia finansowego. Są to:
- upadłość i niewypłacalność
- nieopłacenie podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne
- poważne wykroczenie zawodowe
- nadużycia finansowe, korupcja, udział w organizacji przestępczej itp.
- poważne naruszenie umowy
- nieprawidłowości
- podmioty utworzone z zamiarem obejścia obowiązków podatkowych, socjalnych lub innych obowiązków prawnych (tworzenie firm wydmuszek).
Zespół
Powołuje się zespół, który ma za zadanie oceniać na poziomie centralnym sytuacje wykluczenia, o których mowa w art. 136 ust. 1 rozporządzenia finansowego. Ma on także przyjmować odpowiednie zalecenia dotyczące wykluczenia i kar finansowych w sprawach przekazanych mu przez urzędnika zatwierdzającego instytucji Unii, organu Unii, europejskiego urzędu lub organu, którym powierzono realizację działań w ramach WPZiB (art. 143 ust. 1 rozporządzenia finansowego). Właściwy urzędnik zatwierdzający przekazuje sprawę zespołowi, aby ten przeprowadził centralną ocenę w przypadku braku prawomocnego wyroku lub ostatecznej decyzji administracyjnej w sprawie wykluczenia, czasu jego trwania lub kary finansowej oraz publikacji odpowiednich informacji.
Jeżeli właściwy urzędnik zatwierdzający podejmie decyzję inną niż zalecana przez zespół, przedstawia zespołowi jej uzasadnienie.
Zespół jest również odpowiedzialny za zapewnienie poszanowania prawa danej osoby lub zainteresowanego podmiotu do obrony.
Następnie, na podstawie zalecenia zespołu właściwy urzędnik zatwierdzający podejmuje decyzję o wykluczeniu lub nałożeniu kary finansowej oraz ewentualnym opublikowaniu odpowiednich informacji na stronie internetowej Komisji.
W systemie zapewnia się możliwość oceny działań zaradczych, jakie dana osoba lub dany podmiot podejmuje, aby wykazać swoją wiarygodność. Wówczas takiej osoby lub takiego podmiotu nie należy wykluczać (z wyjątkiem sytuacji, w których w grę wchodzą najpoważniejsze przestępstwa, tj. nadużycia finansowe lub korupcja).
W skład zespołu wchodzą:
- niezależny przewodniczący wysokiego szczebla
- dwaj przedstawiciele Komisji jako właściciela systemu
- jeden przedstawiciel wnioskującego urzędnika zatwierdzającego w Komisji lub innych instytucjach i organach.
Baza danych
Opisane wyżej informacje dotyczące wczesnego wykrywania, wykluczenia lub kar finansowych rejestruje się w bazie danych (baza danych EDES) na podstawie informacji przekazanych przez Komisję, jej agencje wykonawcze, inne instytucje, organy UE lub urzędy europejskie.
Baza danych została utworzona przez Komisję, która nią zarządza (art. 142 ust. 1 rozporządzenia finansowego).
Lista osób lub podmiotów, które pozbawiono dostępu do finansowania unijnego lub które podlegają karze finansowej
Ochrona danych
EDES spełnia wymogi rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE.
Poniżej znajduje się oświadczenie o ochronie prywatności dotyczące bazy danych EDES.