Odpoveď
Pri zbieraní údajov treba osobám jasne oznámiť prinajmenšom tieto informácie:
- kto je vaša spoločnosť/organizácia (vaše kontaktné údaje a kontaktné údaje úradníka pre ochranu údajov, ak nejakého máte);
- prečo bude vaša spoločnosť/organizácia používať ich osobné údaje (účely);
- kategórie osobných údajov, ktorých sa to týka;
- právne opodstatnenie spracúvania ich údajov;
- ako dlho sa budú údaje uchovávať;
- kto ďalší by ich mohol dostať;
- či budú ich osobné údaje prenesené príjemcovi mimo EÚ;
- že majú právo kopírovať údaje (právo na prístup k osobným údajom) a ďalšie základné práva v oblasti ochrany údajov (pozri úplný zoznam práv);
- ich právo predložiť sťažnosť na úrade na ochranu údajov;
- ich právo kedykoľvek zrušiť svoj súhlas;
- ak sa uplatňuje, existencia automatizovaného rozhodovania a uplatnený postup vrátane súvisiacich dôsledkov.
Pozri úplný zoznam informácií, ktoré sa majú poskytnúť.
Tieto informácie sa môžu poskytnúť písomne, ústne na žiadosť jednotlivca, keď sa totožnosť danej osoby dosvedčuje inými prostriedkami alebo elektronicky, ak je to vhodné. Vaša spoločnosť/organizácia to musí spraviť stručne, transparentne, zrozumiteľne a ľahko prístupným spôsobom v jasnom a jednoduchom jazyku a bezplatne.
Keď sú údaje získané od inej spoločnosti/organizácie, vaša spoločnosť/organizácia by mala poskytnúť vyššie uvedené informácie dotknutej osobe najneskôr do jedného mesiaca odo dňa, keď vaša spoločnosť získala osobných údajov; alebo v prípade, ak vaša spoločnosť/organizácia komunikuje s jednotlivcom, keď sa údaje použijú na komunikáciu s týmto jednotlivcom; alebo ak sa plánuje poskytnutie inej spoločnosti, pri prvom poskytnutí osobných údajov.
Vaša spoločnosť/organizácia je tiež povinná informovať jednotlivca o kategóriách údajov a zdroji, z ktorého boli údaje získané, vrátane prípadu, keď boliúdaje získané z verejne dostupných zdrojov. Za osobitných okolností uvedených v článku 13 ods. 4 a článku 14 ods. 5 GDPR môže byť vaša spoločnosť/organizácia oslobodená od povinnosti informovať jednotlivca. Overte si, či sa táto výnimka na vašu spoločnosť/organizáciu uplatňuje.