Antwoord
Op het moment dat persoonsgegevens worden verzameld, moeten de betrokken personen duidelijk worden geïnformeerd over ten minste het volgende:
- de identiteit van uw onderneming/organisatie (uw contactgegevens en die van uw functionaris voor gegevensbescherming, indien beschikbaar);
- waarom uw onderneming/organisatie hun persoonsgegevens wenst te gebruiken (doeleinden);
- de persoonsgegevenscategorieën in kwestie;
- de juridische grondslag om hun gegevens te verwerken;
- hoe lang de gegevens worden bewaard;
- welke andere personen/ondernemingen/organisaties die gegevens krijgen;
- of hun persoonsgegevens zullen worden doorgegeven aan een ontvanger buiten de EU;
- dat zij recht hebben op een kopie van de gegevens (recht van inzage van persoonsgegevens) en andere grondrechten op het gebied van gegevensbescherming (zie volledige lijst van rechten);
- hun recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit;
- hun recht om hun toestemming op elk moment in te trekken;
- waar van toepassing, het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming en de daaraan ten grondslag liggende logica, inclusief de gevolgen daarvan.
Zie de volledige lijst van te verstrekken informatie.
De informatie kan op verzoek van de betrokkene schriftelijk worden verstrekt, mondeling wanneer de identiteit van die persoon met andere middelen is aangetoond, of, in voorkomend geval, via elektronische middelen. Uw onderneming/organisatie dient de informatie te verstrekken op een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke manier, in duidelijke en eenvoudige taal en kosteloos.
Wanneer gegevens worden verkregen via een andere onderneming of organisatie , dient uw onderneming/organisatie de hierboven vermelde informatie aan de betrokkene te verstrekken uiterlijk één maand na het verkrijgen van die persoonsgegevens , of, indien uw onderneming/organisatie met de betrokkene communiceert, wanneer die gegevens worden gebruikt om met hem of haar te communiceren, of, indien het de bedoeling is dat de persoonsgegevens aan een andere onderneming/organisatie worden doorgegeven, wanneer de persoonsgegevens voor het eerst worden vrijgegeven.
Tevens is uw onderneming/organisatie verplicht om de betrokkene te informeren over de categorieën gegevens en de (eventueel openbare) bron waaruit die gegevens afkomstig zijn. In specifieke omstandigheden als vermeld in artikels 13, lid 4, en 14, lid 5, van de AVG kan uw onderneming/organisatie worden vrijgesteld van de verplichting om de betrokkenen op de hoogte te stellen. Controleer of uw onderneming/organisatie onder die vrijstelling valt.