Răspuns
Operatorul de date stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal. Așadar, dacă societatea/organizația dvs. decide „de ce” și „cum” ar trebui prelucrate datele cu caracter personal, aceasta este operatorul de date. Angajații care prelucrează date cu caracter personal în cadrul organizației dvs. fac acest lucru pentru a îndeplini sarcinile dvs. în calitate de operator de date.
Societatea/organizația dvs. este operator asociat în cazul în care, împreună cu una sau mai multe organizații, stabilește în comun „de ce” și „cum” ar trebui prelucrate datele cu caracter personal. Operatorii asociați trebuie să încheie un acord care să stabilească responsabilitățile fiecăruia în ceea ce privește îndeplinirea normelor cuprinse în RGPD. Principalele aspecte ale acordului trebuie comunicate persoanelor fizice ale căror date se prelucrează.
Persoana împuternicită de operator prelucrează date cu caracter personal numai în numele operatorului. De obicei, persoana împuternicită de operator este un terț din afara societății. Cu toate acestea, în cazul grupurilor de întreprinderi, o întreprindere poate îndeplini rolul de persoană împuternicită de operator pentru o altă întreprindere.
Atribuțiile persoanei împuternicite de operator în raport cu operatorul trebuie precizate într-un contract sau într-un alt act juridic. De exemplu, contractul trebuie să precizeze ce se întâmplă cu datele cu caracter personal în momentul încetării contractului. O activitate tipică a persoanelor împuternicite de operatori este furnizarea de soluții informatice, inclusiv de stocare în cloud. Persoana împuternicită de operator poate subcontracta o parte a sarcinii sale la o altă persoană împuternicită de operator sau poate numi o persoană asociată împuternicită de operator numai dacă a primit în prealabil o autorizație scrisă din partea operatorului de date.
Există situații în care o entitate poate fi operator de date, persoană împuternicită de operator sau ambele.
Exemple
Operator și persoană împuternicită de operator
O fabrică de bere are numeroși angajați. Aceasta semnează un contract cu o societate de administrare a statelor de plată, pentru efectuarea plății salariilor angajaților. Fabrica de bere îi spune societății de administrare a statelor de plată când trebuie plătite salariile, când un angajat părăsește fabrica sau primește o mărire de salariu și îi furnizează toate celelalte date pentru fluturașul de salariu și pentru plată. Societatea de administrare a statelor de plată furnizează sistemul informatic și stochează datele angajaților. Fabrica de bere este operatorul de date, iar societatea de administrare a statelor de plată este persoana împuternicită de operator.
Operatori asociați
Societatea/organizația dvs. oferă servicii de babysitting printr-o platformă online. În același timp, societatea/organizația dvs. are un contract cu o altă societate, care vă permite să oferiți servicii cu valoare adăugată. Aceste servicii includ posibilitatea ca părinții nu doar să aleagă ce babysitter doresc, ci și să închirieze jocuri și DVD-uri pe care să le aducă babysitterul. Ambele societăți sunt implicate în organizarea tehnică a site-ului. În acest caz, cele două societăți au decis să utilizeze platforma în ambele scopuri (servicii de babysitting și închirierea de DVD-uri/jocuri) și vor partaja foarte frecvent numele clienților. Prin urmare, cele două societăți sunt operatori asociați, pentru că ele nu doar că au convenit să ofere posibilitatea unor „servicii combinate”, ci și proiectează și utilizează o platformă comună.
Referințe
Examples
Controller and processor
A brewery has many employees. It signs a contract with a payroll company to pay the wages. The brewery tells the payroll company when the wages should be paid, when an employee leaves or has a pay rise, and provides all other details for the salary slip and payment. The payroll company provides the IT system and stores the employees’ data. The brewery is the data controller and the payroll company is the data processor.
Joint controllers
Your company/organisation offers babysitting services via an online platform. At the same time your company/organisation has a contract with another company allowing you to offer value-added services. Those services include the possibility for parents not only to choose the babysitter but also to rent games and DVDs that the babysitter can bring. Both companies are involved in the technical set-up of the website. In that case, the two companies have decided to use the platform for both purposes (babysitting services and DVD/games rental) and will very often share clients’ names. Therefore, the two companies are joint controllers because not only do they agree to offer the possibility of ‘combined services’ but they also design and use a common platform.