Odpoveď
Údaje treba uchovávať čo najkratšie. Táto doba by mala zohľadňovať dôvody, pre ktoré vaša spoločnosť /organizácia potrebuje spracúvať údaje, ako aj právne záväzky na uchovávanie údajov počas pevne stanoveného času (napr. vnútroštátne právne predpisy o pracovnej sile, daniach alebo boji proti podvodom, ktoré vám ukladajú povinnosť uchovávať osobné údaje o vašich zamestnancoch počas vymedzeného obdobia, počas platnosti záruky za výrobok atď.).
Vaša spoločnosť /organizácia by mala stanoviť lehoty na vymazanie alebo preskúmanie uchovávaných údajov.
Výnimočne sa osobné údaje môžu uchovávať aj dlhšie na účely archivácie vo verejnom záujme alebo z dôvodov vedeckého či historického výskumu, pokiaľ sú zavedené primerané technické a organizačné opatrenia (ako je anonymizácia, šifrovanie atď.).
Vaša spoločnosť /organizácia tiež musí zabezpečiť, aby uchovávané údaje boli správne a aktualizované.
Príklad
Údaje uchovávané pridlho bez aktualizácie
Vaša spoločnosť/organizácia prevádzkuje náborovú agentúru a na tento účel zbiera životopisy osôb, ktoré si hľadajú zamestnanie a ktoré jej platia poplatok za sprostredkovateľské služby. Tieto údaje plánujete uchovávať 20 rokov a nemáte žiadne opatrenia, pokiaľ ide o aktualizáciu životopisov. Doba uchovávania nie je primeraná účelu vyhľadania zamestnania pre osobu v krátkodobom až strednodobom výhľade. Skutočnosť, že pravidelne nevyzývate na aktualizáciu životopisov, navyše vedie k tomu, že niektoré vyhľadávania sú neužitočné pre osoby, ktoré si hľadajú zamestnanie po určitom čase (napríklad z toho dôvodu, že daná osoba získala nové kvalifikácie).
Odkazy
Example
Data kept for too long without an update
Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).