Vastus
Te peate säilitama andmeid võimalikult lühikest aega. Seoses selle ajaga tuleb loomulikult võtta arvesse põhjuseid, miks Teil on vaja andmeid töödelda, ja juriidilisi kohustusi andmeid kindlaksmääratud aja jooksul säilitada (nt riigisisesed tööõiguse, maksunduse või pettustevastased seadused, milles nõutakse, et Te peate säilitama oma töötajate isikuandmeid kindlaksmääratud aja jooksul, toodete garantiiaja jooksul jne).
Te peaksite kindlaks määrama tähtajad salvestatud andmete kustutamiseks või läbivaatamiseks.
Erandina võib isikuandmeid kauem säilitada avalikes huvides toimuva arhiveerimise ja teadus- või ajaloouuringute eesmärgil, eeldusel et rakendatakse asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid (nagu anonümiseerimine, krüpteerimine jne).
Samuti peate Te tagama, et Teie säilitatavad andmed on õiged ja ajakohastatud.
Näide
Andmeid hoitakse liiga kaua ajakohastamata
Te kogute oma värbamisbüroo jaoks tööotsijate elulookirjeldusi ja nemad tasuvad Teile vahendusteenuse eest. Te kavatsete neid andmeid säilitada 20 aastat, kuid Teil ei ole mingeid võimalusi elulookirjeldusi ajakohastada. Säilitamise aeg ei tundu olevat proportsionaalne inimestele lühema või keskpika aja jooksul töökoha otsimise eesmärgiga. Kuna Te ei taotle korrapäraste ajavahemike tagant elulookirjelduste ajakohastamist, muudab see pealegi osa otsingutest mingi aja pärast tööotsija jaoks mõttetuks (näiteks seetõttu, et see isik on omandanud uue kvalifikatsiooni).
Viited
Example
Data kept for too long without an update
Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).