Kussakin ehdotuspyynnössä ja tarjouskilpailussa on omat kriteerit, vaatimukset ja vaiheet. Niiden ilmoituksissa on kuvattu hakuprosessin eteneminen.
Kun hakija on todennut olevansa hakukelpoinen ja täyttävänsä kyseisessä ehdotuspyynnössä tai tarjouskilpailussa esitetyt kriteerit, hänen on mahdollisesti rekisteröidyttävä tiettyyn tietokantaan. Hakuohjeissa ilmoitetaan, onko tämä tehtävä ja miten. Hakija voi myös halutessaan etsiä kumppanin.
Ehdotuksen valmistelu ja toimittaminen vie aikaa, joten se kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Kaikki tarvittavat asiakirjat ja mallit luetellaan valitun ehdotuspyynnön tai tarjouskilpailun ohjeissa, joita on noudatettava tarkasti. Hankintaviranomainen voi hylätä ehdotuksen, jos se ei täytä tutkittavaksi ottamisen edellytyksiä.
EU:n rahoituksen saamiseksi on noudatettava tiettyjä sääntöjä ja menettelyjä. Tämä on väistämätöntä, jotta voidaan varmistaa, että jokainen euro käytetään avoimesti ja asianmukaisesti EU:n kansalaisten hyödyksi. EU pyrkii kuitenkin jatkuvasti yksinkertaistamaan ja nykyaikaistamaan talousarviosääntöjään ja varmistamaan, että kansalaiset voivat saada EU:n rahoitusta ideoidensa rahoittamiseen.
Jotta hakemus voidaan ottaa huomioon, sen on oltava täydellinen ja ytimekäs ja se on toimitettava ajoissa sähköisen ehdotusten jättämisjärjestelmän kautta.
EU:n rahoittamia ohjelmia hallinnoidaan kolmella tavalla: suora hallinnointi, yhteinen hallinnointi ja välillinen hallinnointi. Hakuprosessi vaihtelee hallinnointitavan ja haetun ohjelman mukaan. Lisätietoa hallinnointitavoista.
Suora hallinnointi
Hakeminen tapahtuu Euroopan komission rahoitus- ja tarjouskilpailuportaalissa. Sekä avustusten että tarjousten tyypilliseen hakumenettelyyn kuuluu sopivan ehdotuspyynnön tai tarjouskilpailun löytäminen, hankekumppanin löytäminen, tilin luominen portaaliin, organisaation rekisteröiminen ja ehdotuksen jättäminen.
Tarkempia tietoja rahoitus- ja tarjouskilpailuportaalista.
Yhteinen hallinnointi
Jäsenvaltioiden hallinnot vastaavat valinta- ja myöntämismenettelyistä sekä seurannasta ja hallinnoinnista, myös maksuista.
Jäsenvaltioiden on noudatettava yhteisiä säännöksiä koskevaa asetusta, jossa on annettu seuraavien kahdeksan yhteistyössä hallinnoidun rahaston yhteiset oikeudelliset puitteet:
- Euroopan aluekehitysrahasto,
- koheesiorahasto,
- Euroopan sosiaalirahasto plus,
- Euroopan meri- ja kalatalousrahasto, ja kauden 2014–2020 jälkeen lisätyt rahastot:
- oikeudenmukaisen siirtymän rahasto,
- turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahasto,
- rajaturvallisuuden ja viisumipolitiikan rahoitusväline ja
- sisäisen turvallisuuden rahasto.
Lisätietoa EU:n vuosien 2014–2020 talousarviosta rahoitetuista hankkeista on alueellisten ja kansallisten rahoitusviranomaisten sivuilla. Parhaillaan ollaan perustamassa verkkosivustoa, jossa on ilmoitettu kunkin jäsenvaltion yhteyspisteet sekä EU:n vuosien 2021–2027 talousarvion ohjelmista myönnetty rahoitus.
Välillinen hallinnointi
Toteutuskumppanin välillisellä hallinnoinnilla hallinnoimaa rahoitusta haettaessa on noudatettava tämän hankintaviranomaisen asemassa toimivan toteutuskumppanin asettamaa hakumenettelyä. Hakijan on tarkastettava hakuprosessia koskevat erityisvaatimukset toteutuskumppanin verkkosivustolta.
Seuraavassa on esimerkkejä sellaisten toteutuskumppaneiden verkkosivustoista, jotka myöntävät EU:n rahoitusta välillisellä hallinnoinnilla.
Kansainväliset organisaatiot
- Yhdistyneet kansakunnat (YK)
- Maailmanpankki
- Kansainvälinen valuuttarahasto (IMF)
- Euroopan jälleenrakennus- ja kehityspankki (EBRD)
- Euroopan neuvosto
- Afrikan kehityspankki
- Aasian kehityspankki
- Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestö (OECD)
- Punaisen Ristin kansainvälinen komitea ja liitto
Unionin erityiselimet
Erillisvirastot
Erillisvirastot osallistuvat EU:n politiikkojen täytäntöönpanoon suorittamalla teknisiä ja tieteellisiä tehtäviä. Virastot tuovat yhteen EU-elinten ja kansallisten viranomaisten teknisiä ja erityisasiantuntijoita ja tukevat EU:n ja EU-maiden hallitusten välistä yhteistyötä. Erillisvirastoja ovat esimerkiksi
- Euroopan tautienehkäisy- ja -valvontakeskus (ECDC)
- Euroopan unionin rikosoikeudellisen yhteistyön virasto (Eurojust)
- Euroopan ympäristökeskus (EEA)
- Euroopan elintarviketurvallisuusviranomainen (EFSA)
- Euroopan raja- ja merivartiovirasto (Frontex)
- Euroopan unionin perusoikeusvirasto (FRA)
- Euroopan lääkevirasto (EMA)
- Euroopan tasa-arvoinstituutti (EIGE)
- Yhteinen kriisinratkaisuneuvosto (SRB)
- Euroopan turvapaikka-asioiden tukivirasto (EASO)
Yhteisyritykset (julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuudet)
- Biopohjaisen teollisuuden aloite
- Clean Sky 2
- Elektroniset komponentit ja järjestelmät Euroopan johtoasemaa varten
- Polttokenno- ja vety-yhteisyritys
- Fusion for Energy
- Innovatiivisia lääkkeitä koskeva aloite
- SESAR
- Shift2Rail
- Euroopan suurteholaskenta (EuroHPC)
Kansalliset elimet
Jäsenvaltiot nimeävät tiettyjä elimiä toteuttamaan erilaisia EU:n ohjelmia tai rahoitusmahdollisuuksia. Näitä elimiä ovat esimerkiksi
- kansalliset Erasmus+-toimistot
- kehitysyhteistyön ja taloudellisen yhteistyön alalla toimivat järjestöt, joiden kanssa komissio on allekirjoittanut puitesopimuksen, kuten Agence Française de Développement (AFD), Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo (AICS), Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ja Ruotsin kansainvälisen kehitysyhteistyön virasto (Sida)
- InvestEU-rahaston täytäntöönpanoon osallistuvat kansalliset kehityspankit
Pääsy toteutuskumppaniksi
Yhteisöjen tai henkilöiden, jotka haluavat työskennellä välillisen hallinnoinnin alaisuudessa, on kuuluttava tiettyihin unionin talousarvion käyttöä koskevassa varainhoitoasetuksessa määriteltyihin ryhmiin. Ennen kuin työskentely on mahdollista, niiden on myös tehtävä ennakkoarviointi järjestelmistään, säännöistään ja menettelyistään. Näin voidaan varmistaa, että niille myönnettävää EU:n rahoitusta hallinnoidaan turvallisesti.