Prohlášení o ochraně soukromí – přístup k dokumentům

1. Úvod

Evropská komise se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Evropská komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů se vaše osobní údaje zpracovávají, jakým způsobem je shromažďujeme, jak s nimi nakládáme a jak zajišťujeme ochranu všech údajů, které získáme. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace používány a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte vy. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Toto prohlášení o ochraně soukromí se týká zpracování osobních údajů Evropskou komisí při vyřizování původních a potvrzujících žádostí o přístup k dokumentům podaných podle nařízení (ES) č. 1049/2001. Zpracování údajů provádí oddělení „Transparentnost, správa dokumentů a přístup k dokumentům“ Generálního sekretariátu EK (institucionální správce údajů jednající jménem Evropské komise) a dále oddělení odpovědná za vyřizování původních žádostí o přístup k dokumentům v příslušných útvarech Komise (faktický správce údajů jednající jménem Evropské komise).

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Evropská komise vaše osobní údaje shromažďuje a využívá za účelem vyřízení žádostí o přístup k dokumentům podaných podle nařízení (ES) č. 1049/2001 v zákonem stanovených lhůtách a při sestavování výroční statistické zprávy, jak vyžaduje čl. 17 odst. 1 uvedeného nařízení. Kromě toho je určité zpracování osobních údajů obsažených v dokumentech, které mají být zpřístupněny, nezbytné k zajištění přístupu veřejnosti k rejstříku dokumentů, jak vyžaduje článek 11 uvedeného nařízení. Osobní údaje mohou být zpracovány v rámci opatření vyplývajících z šetření evropského veřejného ochránce práv, Evropského účetního dvora nebo v případě soudního řízení Evropského soudního dvora.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

Žádost o přístup k dokumentům Evropské komise můžete podávat dvěma způsoby, což má dopad i na to, jak budeme zpracovávat vaše osobní údaje.

2.1 Podání žádosti prostřednictvím online portálu

Online portál Evropské komise „Žádost o dokument Komise“ (dále jen „portál“) umožňuje zažádat o přístup k dokumentům Evropské komise podle nařízení (ES) č. 1049/2001.

K podání žádosti prostřednictvím tohoto portálu je nezbytné mít účet „EU Login“, což je autentizační služba umožňující přístup k široké škále informačních systémů a služeb Evropské komise.

Pokud žadatel již účet EU Login má, může se na portál přihlásit pomocí svých přihlašovacích údajů. Pokud žadatel účet u služby EU Login ještě nemá, bude vyzván, aby si jej vytvořil kliknutím na tlačítko „Odeslat žádost“ nebo „Vytvořit účet“ na domovské stránce portálu.

Pro účely vytvoření účtu EU Login musí žadatel uvést své jméno, příjmení a e-mailovou adresu. Své jméno a příjmení pak může spravovat prostřednictvím svého účtu EU Login. Další informace o zpracování vašich osobních údajů specifických pro službu EU Login najdete v oznámení o ochraně soukromí v rámci služby EU Login a v odpovídající operaci zpracování „Služba správy identity a přístupu (IAMS)“ (zaevidované ve veřejném rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod referenčním číslem: DPR-EC-03187).

Když se uživatel poprvé na portálu přihlásí pomocí svého účtu EU Login, portál automaticky vytvoří propojený účet (dále jen „účet pro přístup k dokumentům“). Účet pro přístup k dokumentům převezme jméno, příjmení a e-mailovou adresu z účtu EU Login. Žadatel ale může do účtu vkládat další osobní údaje, jako uživatelský profil, telefonní číslo, poštovní adresa, země, zákonný zástupce či organizace a prostřednictvím účtu tyto údaje spravovat. Slouží k tomu část určená ke správě účtu pro přístup k dokumentům (k dispozici po kliknutí na tlačítko „Logged in“ v horní části kterékoli stránky portálu).

Změny provedené na účtu EU Login, které se týkají jména a příjmení, se automaticky promítají do účtu pro přístup k dokumentům.

2.1.1 Podání původní žádosti prostřednictvím portálu

Při podání první původní žádosti prostřednictvím portálu musí žadatel kromě jména, příjmení a e-mailové adresy (platné pro účet EU Login) uvést i zemi bydliště, pokud ji již nevyplnil ve svém účtu pro přístup k dokumentům. Tento údaj se požaduje proto, že podle nařízení (EU) 2018/1725 o ochraně osobních údajů se použijí odlišné povinnosti v závislosti na tom, zda jsou osobní údaje obsažené v požadovaném dokumentu předávány žadateli bydlícímu v zemi EU/EHP nebo žadateli ze třetí země. Žadatel může tyto informace kdykoli změnit ve správě účtu pro přístup k dokumentům na portálu.

Při podání žádosti prostřednictvím portálu nemusí žadatel uvádět svou poštovní adresu, jelikož Komise zasílá svou odpověď elektronicky prostřednictvím portálu (k dispozici pod záložkou „Odpověď na původní žádost“) se všemi nezbytnými právními zárukami ohledně data oznámení odpovědi.

Poštovní adresu je nutné uvést pouze tehdy, pokud žadatel výslovně žádá o zaslání odpovědi na původní žádost nejen elektronicky přes portál, nýbrž také poštou (např. v papírové podobě).

2.1.2 Podání potvrzující žádosti vztahující se k původní žádosti podané prostřednictvím online portálu

Žadatel může v souladu s čl. 7 odst. 2 nařízení (ES) č. 1049/2001 požádat Komisi o přezkum odpovědi na původní žádost podáním potvrzující žádosti o přístup k dokumentům.

U původních žádostí podaných prostřednictvím portálu tak může žadatel učinit dvěma způsoby:

a) pomocí tlačítka „Požádat o přezkum“ na příslušné stránce žádosti na portálu

b) e-mailem nebo poštou. E-mailová a poštovní adresa, na které může žadatel zaslat potvrzující žádost, jsou uvedeny v odpovědi Komise na původní žádost.

V obou případech žadatel nemusí uvádět svou poštovní adresu, jelikož Komise odešle odpověď na potvrzující žádost elektronicky prostřednictvím portálu (k dispozici pod záložkou „Odpověď na potvrzující žádost“) se všemi nezbytnými právními zárukami ohledně data oznámení odpovědi.

Pokud žadatel výslovně požádá o doručení odpovědi na potvrzující žádost nejen elektronicky prostřednictvím portálu, ale také poštou (tj. v tištěné podobě), musí uvést svou poštovní adresu, jinak bude odpověď zaslána pouze elektronicky.

Pokud žadatel výslovně požádá, aby odpověď na potvrzující žádost neobdržel prostřednictvím portálu, ale pouze jinými prostředky, je nutné poštovní adresu uvést a Komise zahájí vyřizování potvrzující žádosti až poté, co je adresa poskytnuta.  

2.2 Podání žádosti e-mailem nebo poštou

Pokud žadatel podá žádost e-mailem nebo poštou, musí uvést své jméno, příjmení, e-mailovou adresu (pouze pro žádosti zaslané e-mailem) a poštovní adresu. Pokud žadatel neuvede svou poštovní adresu, Komise nezačne žádost vyřizovat. Poštovní adresa je vyžadována z řady důvodů:

1. Zaprvé kvůli právní jistotě, pokud jde o datum, kdy jste obdrželi odpověď Komise na vaši žádost, což může zahrnovat zaslání odpovědi poštou nebo jinými prostředky, které poskytují nezbytné právní záruky ohledně data oznámení odpovědi.
2. Zadruhé kvůli informaci, zda máte bydliště v EU/EHP, a pokud ne, ve které třetí zemi máte bydliště, aby bylo možné správně uplatňovat pravidla ochrany údajů na veškeré osobní údaje, které mohou být obsaženy v dokumentech, k nimž žádáte přístup. Nařízení o ochraně údajů (EU) 2018/1725 stanoví různá pravidla v závislosti na tom, zda je příjemce osobních údajů usazen v EU/EHP nebo jinde. Vzhledem k tomu, že převážná většina požadovaných dokumentů obsahuje osobní údaje, nemůže Evropská komise bez znalosti poštovní adresy zajistit správné uplatňování pravidel ochrany údajů.
3. Zatřetí pro správné uplatnění nařízení (ES) č. 1049/2001. Ustanovení čl. 4 odst. 1 písm. b) uvedeného nařízení se týká ochrany soukromí a osobnosti jednotlivce a musí být uplatňováno v souladu s nařízením o ochraně osobních údajů.

U takto předložených žádostí zašle Komise odpověď na původní žádost způsobem, který zaručí právní jistotu ohledně data oznámení odpovědi (např. poštou).

Pokud byla žádost podána e-mailem nebo poštou, může žadatel podat potvrzující žádost v souladu s čl. 7 odst. 2 nařízení (ES) č. 1049/2001 také e-mailem nebo poštou. E-mailová a poštovní adresa, na které lze zaslat potvrzující žádost, jsou uvedeny v odpovědi Komise na původní žádost.

Komise zašle odpověď na potvrzující žádost způsobem, který zaručí právní jistotu ohledně data oznámení odpovědi (např. poštou).

3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Evropská komise zpracovává vaše osobní údaje, protože:

• je zpracování osobních údajů nutné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu (čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení (ES) 2018/1725) a
• jejich zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se vztahuje na Evropskou komisi (čl. 5 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) 2018/1725).

Zpracování nepovinných osobních údajů, které jste uvedli ve své žádosti o přístup k dokumentům (viz bod 4 níže) nebo na portálu, dále vychází z vámi poskytnutého souhlasu (čl. 5 odst. 1 písm. d) nařízení (EU) 2018/1725).

Zpracování podle čl. 5 odst. 1) písm. a) a b) musí mít základ v právu Unie, konkrétně v čl. 15 odst. 3 Smlouvy o fungování Evropské unie a v nařízení (ES) č. 1049/2001.

4. Které osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme?

Shromažďujeme a dále zpracováváme tyto osobní údaje:

a) osobní údaje poskytnuté žadatelem při podání žádosti:

I. Povinné osobní údaje:

– jméno a příjmení

– e-mail (v případě žádostí podaných prostřednictvím portálu nebo e-mailem)

– země bydliště (žádosti podané prostřednictvím portálu, viz bod 2.1)

– poštovní adresa (žádost podaná e-mailem nebo poštou, viz bod 2.2).

II. Nepovinné osobní údaje: telefonní číslo, poštovní adresa (pouze u žádostí podaných prostřednictvím portálu, viz bod 2.1), organizace, právní zástupce, profil žadatele.

b) osobní údaje žadatele a dalších osob uvedených v žádosti, jakož i v jakékoli jiné korespondenci mezi žadatelem a Komisí (odpověď na žádost, dopis o prodloužení lhůty, žádost o vysvětlení apod.)

c) osobní údaje obsažené v požadovaných dokumentech, jsou-li zpřístupněny podle nařízení (ES) č. 1049/2001

d) kontaktní údaje zástupců třetích stran pro účely konzultace s třetími stranami

e) pokud existují důvodné pochybnosti o totožnosti fyzické osoby, která podává žádost, může Evropská komise požádat žadatele, aby poskytl kopii svého identifikačního dokladu (například pasu nebo průkazu totožnosti) za účelem ověření jeho totožnosti, a to za těchto výjimečných okolností:

• pokud dokumenty, jichž se žádost týká, obsahují osobní údaje žadatele a žadateli je poskytnut individuální přístup k takovým dokumentům
• existují-li oprávněné důvody se domnívat, že právo na přístup vyplývající z nařízení (ES) č. 1049/2001 je tímto konkrétním žadatelem zneužíváno.

Identifikační doklad by měl obsahovat jméno žadatele a případně jeho poštovní adresu, jakékoli jiné údaje, jako je fotografie nebo jakékoli osobní charakteristiky, mohou být začerněny.

5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Evropská komise uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny nebo dále zpracovány, jak je uvedeno níže.

5.1 Osobní údaje obsažené v dokumentech, spisech a souvisejících metadatech uložených v systému HAN

Všechny dokumenty/korespondence (dále jen „dokumenty“), které si vyměnili Komise a žadatel, a to nezávisle na způsobu, jakým žadatel podal svou žádost, se evidují do systému Komise pro správu dokumentů s názvem Hermes-Ares-NomCom (dále jen „HAN“). Patří sem například původní žádost, potvrzení o jejím přijetí, dopis o prodloužení lhůty, odpověď Komise na původní žádost nebo závěrečný dopis, potvrzující žádost apod. Do systému HAN se ukládají:

1. Dokumenty (včetně osobních údajů). Ty, které se týkající téže věci, se ukládají do stejné složky nazvané „spis“.
2. Povinná metadata doprovázející dokumenty a spisy (např. autor, adresát, název dokumentu/korespondence apod.).

5.1.1 Dokument a spisy

Jak je uvedeno výše, ve spisech se shromažďují dokumenty týkající se téhož případu. „Obdobím pro uchování údajů pro správní účely“ se rozumí období, po které jsou útvary Komise povinny vést spis podle jeho užitečnosti ke správním účelům a podle příslušných zákonných povinností a právních závazků. Toto období začíná okamžikem, kdy je spis uzavřen.

Ve fázi původní žádosti se spis považuje za uzavřený, pokud Komise zašle žadateli odpověď na původní žádost nebo závěrečný dopis a pokud žadatel nepodal potvrzující žádost do 15 pracovních dnů od oznámení odpovědi na původní žádost (v takovém případě viz fáze potvrzující žádosti níže).

Ve fázi potvrzující žádosti se spis považuje za uzavřený, jakmile Komise zašle žadateli odpověď na potvrzující žádost nebo závěrečný dopis. Pokud žadatel podal žalobu na neplatnost k Evropskému soudnímu dvoru nebo podal stížnost veřejnému ochránci práv, spis se znovu otevře. V takovém případě je spis k potvrzující žádosti s konečnou platností uzavřen, když:

• Soudní dvůr EU potvrdí oprávněnost potvrzujícího rozhodnutí, nebo
• veřejný ochránce práv uzavře své šetření v souvislosti se stížností, aniž by bylo nutné přijmout další opatření ze strany Komise, nebo
• Evropská komise dokončí následná opatření, která ve svém rozsudku nařídil Evropský soudní dvůr.

Pětileté „období pro uchování údajů pro správní účely“ je založeno na politice pro uchovávání spisů Komise (včetně dokumentů a osobních údajů v nich obsažených), která se řídí společným seznamem pro uchovávání spisů Evropské komise, SEC(2019) 900. Jedná se o regulační dokument v podobě harmonogramu archivace, který stanoví dobu uchovávání pro různé typy spisů Komise. Seznam byl dán k dispozici evropskému inspektorovi ochrany údajů.

Podle současné praxe jsou z důvodů správy dokumentů a pro účely archivace ve veřejném zájmu po uplynutí pětiletého „období pro uchování údajů pro správní účely“ původní a potvrzující spisy (a osobní údaje v nich obsažené) předány k historickému účelu do historického archivu Evropské komise. Další informace o zpracování údajů v historických archivech Evropské komise najdete v operaci zpracování „Správa a dlouhodobé uchovávání archivů Evropské komise“ (zaevidované ve veřejném rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod referenčním číslem DPR-EC-00837)[1].

5.1.2 Metadata doprovázející dokumenty a spisy

Osobní údaje v povinných metadatech ve vztahu k jakémukoli dokumentu uloženému v systému HAN jsou uchovávány po neomezenou dobu. Další informace o zpracování specifickém pro systém správy dokumentů Komise najdete v operaci zpracování „Řízení a (krátkodobé a střednědobé) uchovávání dokumentů Komise“ (zaevidované ve veřejném rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod referenčním číslem: DPR-EC-00536).

5.1.3 Osobní údaje žadatele na účtu EU Login a na účtu pro přístup k dokumentům

Účet EU Login a účet pro přístup k dokumentům (viz bod 2.1) zůstávají aktivní do té doby, než je žadatel smaže. Informace o tom, co se stane, když svůj účet smažete, najdete v bodě 8.2.

5.2 Osobní údaje žadatele v informačním systému EASE

Pro vyřizování žádostí o přístup k dokumentům Komise se používá informační systém „Elektronický přístup k dokumentům Evropské komise“ (dále jen „EASE“). Kromě informací týkajících se případu (např. lhůta, jazyk žádosti apod.) se do systému rovněž ukládají osobní údaje žadatele, jako je jméno, příjmení, e-mailová adresa, poštovní adresa, země, telefonní číslo, právní zástupce, organizace a profil. V závislosti na způsobu, jakým žadatel podává své žádosti, jsou poskytnuty a uchovány různé osobní údaje žadatele (další podrobnosti viz body 2 a 4).

Vaše osobní údaje jsou ze systému EASE vymazány, jakmile u příslušného spisu vyprší pětileté období pro uchování údajů pro správní účely a spis je převeden do historického archivu (viz bod 5.1.1). Pokud je k profilu žadatele přiřazeno více spisů (např. pokud svůj účet na portálu použil k podání více žádostí), osobní údaje žadatele z informačního systému EASE se vymažou po uplynutí pětiletého období pro uchování údajů pro správní účely, které se váže ke spisu, jenž byl uzavřen jako poslední. 

5.3 Osobní údaje žadatele v identifikačních dokladech

Použití informací obsažených v identifikačním dokladu žadatele (viz bod 4 výše) je přísně omezeno: údaje budou použity pouze k ověření totožnosti žadatele a nebudou uchovávány déle, než je pro tento účel nezbytné.    

6. Jak zajištujeme ochranu vašich osobních údajů?

Všechny údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise nebo jejích smluvních dodavatelů. Jejich provoz se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Smluvní dodavatelé Evropské komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich osobních údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z provádění obecného nařízení o ochraně osobních údajů v členských státech.

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Evropská komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi ta technická patří adekvátní opatření zajišťující online bezpečnost a řešící riziko ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují přístup k údajům omezený na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely jejich zpracování.

7. Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?

K vašim osobním údajům mají přístup oprávnění zaměstnanci Evropské komise, kteří za zpracování údajů odpovídají, a to v souladu se zásadou „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Osobní údaje obsažené v požadovaných dokumentech mohou být zpřístupněny veřejnosti na základě posouzení podle nařízení (ES) 1049/2001 ve spojení s článkem 9 nařízení (EU) 2018/1725. Pokud máte bydliště mimo EU a Evropská komise vám poskytne přístup k dokumentům, budou vám osobní údaje obsažené v těchto dokumentech zpřístupněny, pouze pokud takové předání splňuje podmínky kapitoly V nařízení (EU) 2018/1725 o předávání osobních údajů do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím.

Komise zpřístupněné dokumenty vedle jejich předání žadateli rovněž zveřejňuje na zvláštním internetovém portálu „Žádost o dokument Komise“.

Osobní údaje, které shromažďujeme ohledně žadatelů o přístup k dokumentům, nebudou poskytnuty žádné třetí straně s výjimkou:

• případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládá zákon, a
• účelů zasílání rozhodnutí Evropské komise o přístupu k dokumentům doporučenou poštou prostřednictvím zpracovatele DHL International (se sídlem v Belgii) (další informace viz odpovídající operace zpracování „Traitement du courrier“ Úřadu Evropské komise pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu, která je zaevidována ve veřejném rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod referenčním číslem DPR-EC-00884).

Podle čl. 3 bodu 13) nařízení (EU) 2018/1725 se za příjemce nepovažují orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem Unie nebo členského státu. Další zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro dané účely zpracování.

Rozhodnutí Evropské komise podle nařízení (ES) č. 1049/2001 o potvrzujících žádostech jsou přijímána prostřednictvím systému Decide (informační systém na podporu rozhodovacího procesu Komise) a jsou dostupná v (neveřejném) systému VISTA Evropské komise. Informace týkající se zpracování osobních údajů prostřednictvím systémů Decide and VISTA jsou k dispozici v příslušných dokumentech o operacích zpracování DPR-EC-00107 Decide (informační systém podporující rozhodovací proces Komise) a DPR-EC-00914 Systém VISTA.  

8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatnit?

Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14 až 25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné. Za určitých podmínek máte právo nechat své osobní údaje vymazat, omezit jejich zpracování nebo vznést námitku proti jejich zpracování. Máte rovněž právo na přenositelnost údajů. Proti zpracování svých osobních údajů, které se provádí zákonným způsobem podle čl. 5 odst. 1 písm. a), máte právo vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace.

Pokud je zpracování vašich osobních údajů založeno na vámi poskytnutém souhlasu (tj. pokud jde o nepovinné osobní údaje, jak je popsáno v bodech 3 a 4), můžete svůj souhlas kdykoli odvolat oznámením zaslaným správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného předtím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete také obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny níže v části „Kontakt“.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10 „Kde lze najít podrobnější informace?“ níže).

Vaše žádost jakožto žádost subjektu údajů bude vyřízena do jednoho měsíce. Tuto lhůtu lze v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce.

Pokud portál používáte k podávání žádostí (viz bod 2.1), máte následující další možnosti týkající se vašich osobních údajů:

8.1 Změna osobních údajů obsažených v účtech

Pokud jste žádost podali prostřednictvím portálu (viz bod 2.1), můžete své osobní údaje kdykoli změnit. Jak bylo vysvětleno v bodě 2:

• na účtu EU Login můžete spravovat a upravovat své jméno a příjmení. Změny provedené na účtu EU Login, které se týkají jména a příjmení, se automaticky promítají do účtu pro přístup k dokumentům.
• na účtu pro přístup k dokumentům můžete spravovat své další osobní údaje (poštovní adresu, zemi, telefonní číslo, organizaci, právního zástupce, profil).

8.2 Smazání účtů

Pokud žadatel používá k podání žádosti portál (viz bod 2.1), má možnost svůj účet EU Login nebo účet pro přístup k dokumentům kdykoli vymazat (další informace o obou účtech viz bod 2.1).

Žadatel vymaže účet pro přístup k dokumentům kliknutím na tlačítko „Smazat účet“ na stránce správy účtu na portálu.

Žadatel vymaže účet EU Login na stránce správy účtu EU Login.

Smazáním účtu pro přístup k dokumentům není automaticky smazán účet EU Login. To je nutné provést zvlášť, neboť tento účet lze použít pro širokou škálu informačních systémů Evropské komise.

Pokud používáte EU Login pro jiné informační systémy než pro přístup k dokumentům, neměli byste si svůj účet u služby EU Login smazat, protože tím se nejen automaticky smaže účet pro přístup k dokumentům (tento prvek zatím není k dispozici), ale může vám to také zabránit v dalším používání jiných informačních systémů Evropské komise.

Vzhledem k tomu, že výmaz kteréhokoli z těchto dvou účtů má pro osobní údaje žadatele zpracovávané v rámci této operace zpracování stejné důsledky, uvádí následující část odkaz pouze na „účet“, bez ohledu na to, který z těchto dvou účtů žadatel vymaže.

Pokud žadatel vymaže účet předtím, než Komise odešle odpověď na jeho žádost (žádosti), systém odešle závěrečný dopis týkající se všech probíhajících případů a Komise na takovou žádost či žádosti nezašle odpověď v souladu s podmínkami, které žadatel přijímá při podávání každé původní žádosti prostřednictvím portálu.

Pokud jde o osobní údaje žadatele obsažené v systému HAN (viz bod 5.1 výše) a v informačním systému EASE (viz bod 5.2 výše), jsou v případě smazání účtu ze strany žadatele možné následující tři scénáře:

1. Žadatel svůj účet vymaže ve chvíli, kdy ještě nebyla podána žádná žádost:
   1. z informačního nástroje EASE se vymažou osobní údaje žadatele
   2. vzhledem k tomu, že dosud nebyla podána žádná žádost, nejsou v systému HAN uloženy žádné spisy (a tudíž žádné osobní údaje žadatele)
2. Žadatel předložil jednu nebo více žádostí, ale v okamžiku výmazu účtu ještě neobdržel odpověď Komise na žádnou z nich:
   1. z informačního nástroje EASE se vymažou osobní údaje žadatele
   2. pokud jde o soubory a metadata uchovávané v systému HAN, je s nimi i nadále nakládáno v souladu s politikou Komise pro uchovávání údajů (jak je vysvětleno v bodě 5.1)
3. V okamžiku výmazu účtu žadatel obdržel od Komise odpověď na alespoň jednu z jeho žádostí:
   1. osobní údaje žadatele se z informačního nástroje EASE nevymažou a u příslušného spisu se vymažou až po uplynutí pětiletého období pro uchování údajů pro správní účely (jak je vysvětleno v bodě 5.2).
   2. pokud jde o soubory a metadata uchovávané v systému HAN, je s nimi i nadále nakládáno v souladu s politikou Komise pro uchovávání údajů (jak je vysvětleno v bodě 5.1)

9. Kontaktní údaje

• Správce údajů (institucionální):

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky či pochybnosti nebo pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, můžete se obrátit na institucionálního správce údajů:

• Generální sekretariát
• oddělení C.1 – Transparentnost, správa dokumentů a přístup k dokumentům
• e-mail: Sg-acc-docec [dot] europa [dot] eu (Sg-acc-doc[at]ec[dot]europa[dot]eu)

• Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů:

  V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ):

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů ze strany správce údajů došlo k porušení práv, která pro vás vyplývají z nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).

10. Kde lze najít podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů Komisí, která byla zdokumentována a která mu byla oznámena. Rejstřík je k dispozici na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00793.