Paziņojums par privātumu – piekļuve dokumentiem

1. Ievads

Eiropas Komisija ir apņēmusies aizsargāt jūsu persondatus un ievērot jūsu privātumu. Eiropas Komisija vāc un tālāk apstrādā persondatus atbilstīgi Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulai (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti (ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001).

Šajā paziņojumā par privātumu ir paskaidroti jūsu persondatu apstrādes iemesli un tas, kā tie tiek vākti, apstrādāti, aizsargāti un izmantoti un kādas ir jūsu tiesības saistībā ar jūsu persondatiem. Tajā arī sniegta kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura vērsties, lai izmantotu savas tiesības, kā arī datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

Šis paziņojums par privātumu attiecas uz persondatu apstrādi, ko Eiropas Komisija veic, kad saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001 iesniegtus sākotnējos un atkārtotos pieprasījumus piekļūt dokumentiem izskata Ģenerālsekretariāta nodaļa “Pārredzamība, dokumentu pārvaldība un piekļuve dokumentiem” (korporatīvas struktūras datu pārzinis, kas rīkojas Eiropas Komisijas uzdevumā) un citu atbildīgo Komisijas departamentu vai dienestu nodaļas, kuru pienākumus ir izskatīt sākotnējos pieprasījumus piekļūt dokumentiem (de facto datu pārzinis, kas rīkojas Eiropas Komisijas uzdevumā).

2. Kāpēc un kā mēs apstrādājam jūsu persondatus?

Eiropas Komisija vāc un izmanto jūsu persondatus, lai tiesību aktos noteiktajos termiņos izskatītu saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001 iesniegtus pieprasījumus piekļūt dokumentiem un sagatavotu minētās regulas 17. panta 1. punktā paredzēto gada statistikas ziņojumu. Turklāt ir nepieciešama izpaužamajos dokumentos norādīto persondatu noteikta apstrāde, lai sniegtu publisku piekļuvi dokumentu reģistriem, kā paredzēts iepriekš minētās regulas 11. pantā. Persondatus var apstrādāt saistībā ar papildu darbībām Eiropas Ombuda, Eiropas Revīzijas palātas izmeklēšanas ietvaros vai Eiropas Savienības Tiesas tiesvedības vajadzībām.

Jūsu persondatus neizmantos nedz automatizētai lēmumu pieņemšanai, nedz profilēšanai.

Varat iesniegt pieprasījumus piekļūt Eiropas Komisijas dokumentiem divos veidos, kas noteiks to, kā apstrādāsim jūsu persondatus.

2.1. Pieprasījumu iesniegšana tiešsaistes portālā

Eiropas Komisijas tiešsaistes portālā “Pieprasīt Komisijas dokumentu” (turpmāk “portāls”) ļauj iesniegt pieprasījumus piekļūt Eiropas Komisijas dokumentiem saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001.

Lai iesniegtu pieprasījumu šajā portālā, ir jāizveido “EU Login” konts, kas ir autentifikācijas pakalpojums daudzām Eiropas Komisijas informācijas sistēmām un pakalpojumiem.

Ja pieteikuma iesniedzējam jau ir “EU Login” konts, tas var pierakstīties ar esošajiem akreditācijas datiem. Ja pieteikuma iesniedzējam nav “EU Login” konta, pēc sākumlapā redzamās pogas “Iesniegt pieprasījumu” vai “Izveidot kontu” nospiešanas viņam tiks lūgts to izveidot.

Izveidojot “EU Login” kontu, pieteikuma iesniedzējs norāda vārdu, uzvārdu un e-pasta adresi. Tādus datus kā vārd un uzvārds pieteikuma iesniedzējs pārvalda “EU Login” kontā. Sīkāku informāciju par jūsu persondatu apstrādi, kas attiecas uz “EU Login”, skatiet “EU Login” paziņojumā par privātumu un atbilstošo apstrādes darbību “Identitātes un piekļuves pārvaldības dienestā” (atsauces numurs publiskajā Datu aizsardzības speciālista reģistrā: DPR-EC-03187).

Kad lietotājs pirmo reizi piesakās portālā ar savu “EU Login” kontu, portāls automātiski izveido piesaistītu kontu (turpmāk “dokumentu piekļuves konts”). Dokumentu piekļuves kontā tiek pārņemts “EU Login” kontā norādītais vārds, uzvārds un e-pasta adrese, bet pieteikuma iesniedzējs var pievienot un pārvaldīt arī citus persondatus, piemēram, pieteikuma iesniedzēja profilu, tālruņa numuru, pasta adresi, valsti, likumīgo pārstāvi un organizāciju. Pieteikuma iesniedzējs pārvalda šos datus dokumentu piekļuves konta pārvaldības daļā (pieejama, noklikšķinot uz pogas “Pieteicies”, kas atrodas visu portāla lapu augšējā daļā).

“EU Login” kontā veiktās izmaiņas, kas attiecas uz vārdu un uzvārdu, automātiski parādīsies dokumentu piekļuves kontā.

2.1.1. Sākotnējo pieprasījumu iesniegšana portālā

Iesniedzot portālā pirmo sākotnējo pieprasījumu, papildus vārdam, uzvārdam un e-pasta adresei (piesaistīta “EU Login” kontam), pieteikuma iesniedzējam ir jānorāda dzīvesvietas valsts, ja vien tā jau nav norādīta dokumentu piekļuves kontā. Tas ir nepieciešams tāpēc, ka saskaņā ar Datu aizsardzības regulu (ES) 2018/1725 piemēro dažādus pienākumu kopumus atkarībā no tā, vai pieprasītajā dokumentā ietvertos persondatus pārsūta pieteikuma iesniedzējam, kas dzīvo ES/EEZ valstī, vai nē. Pieteikuma iesniedzējs var jebkurā brīdī izmainīt šo informāciju portāla dokumentu piekļuves konta pārvaldības lapā.

Pieteikuma iesniedzējam nav jānorāda pasta adrese, iesniedzot pieprasījumu portālā, jo Komisija atbildi nosūta elektroniski portālā (pieejama cilnē “Atbilde uz sākotnējo pieprasījumu”) ar visām nepieciešamajām juridiskajām garantijām, kas attiecas uz atbildes paziņošanas datumu.

Pasta adrese ir vajadzīga tad, ja pieteikuma iesniedzējs skaidri lūdz, lai atbilde uz sākotnējo pieprasījumu viņam tiktu nosūtīta ne tikai elektroniski portālā, bet arī pa pastu (t. i., papīra formātā).

2.1.2. Atkārtotu pieprasījumu iesniegšana tiešsaistes portālā iesniegtajiem sākotnējiem pieprasījumiem

Pieteikuma iesniedzējs var lūgt pārskatīt Komisijas atbildi uz sākotnējo pieprasījumu, saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1049/2001 7. panta 2. punktu iesniedzot atkārtotu pieprasījumu piekļūt dokumentiem.

Attiecībā uz sākotnējiem pieprasījumiem, kas iesniegti portālā, pieteikuma iesniedzējs to var paveikt šādi:

a) izmantojot pogu “Pieprasīt pārskatīšanu” portāla attiecīgā pieprasījuma lapā;

b) nosūtot pieprasījumu e-pastā vai pa pastu. E-pasta adrese un pasta adrese, uz kuru pieteikuma iesniedzējs var nosūtīt atkārtotu pieprasījumu, ir norādītas Komisijas atbildē uz sākotnējo pieprasījumu.

Abos gadījumos pieteikuma iesniedzējam nav jānorāda sava pasta adrese, jo Komisija atbildi uz atkārtoto pieprasījumu nosūta elektroniski portālā (cilnē “Atbilde uz atkārtoto pieprasījumu”) ar visām juridiskajām garantijām attiecībā uz atbildes paziņošanas datumu.

Ja pieteikuma iesniedzējs skaidri pieprasa saņemt atbildi uz atkārtoto pieprasījumu ne tikai elektroniski portālā, bet arī pa pastu (t. i., papīra formātā), tam ir jānorāda pasta adrese, jo pretējā gadījumā atbildi nosūtīs tikai elektroniski.

Ja pieteikuma iesniedzējs skaidri norāda, ka atbildi uz atkārtoto pieprasījumu vēlas saņemt nevis portālā, bet citādi, tad ir obligāti jānorāda pasta adrese, un, iekams tā nav norādīta, Komisija nesāk apstrādāt atkārtoto pieprasījumu.  

2.2. Pieprasījuma iesniegšana e-pastā vai pa pastu

Ja pieteikuma iesniedzējs pieprasījumu iesniedz e-pastā vai pa pastu, tam ir jānorāda savs vārds, uzvārds, e-pasta adrese (tikai e-pastā nosūtītajiem pieprasījumiem) un pasta adrese. Ja pieteikuma iesniedzējs nenorāda pasta adresi, Komisija nesāks pieprasījuma apstrādi. Pasta adrese ir nepieciešama vairāku iemeslu dēļ:

1. pirmkārt, lai iegūtu juridisko noteiktību par datumu, kurā saņēmāt Komisijas atbildi uz savu pieprasījumu, kas var ietvert atbildes nosūtīšanu pa pastu vai ar citiem līdzekļiem, kuri sniedz nepieciešamās juridiskās garantijas attiecībā uz atbildes paziņošanas datumu;
2. otrkārt, lai noskaidrotu, vai esat ES/EEZ pilsonis, un gadījumā, ja neesat, — kurā trešā valstī dzīvojat, lai pareizi piemērotu datu aizsardzības noteikumus visiem persondatiem, kas varētu būt atrodami dokumentos, kuriem pieprasāt piekļuvi. Datu aizsardzības regula (ES) 2018/1725 izvirza dažādus noteikumus atkarībā no tā, vai persondatu saņēmēji ir reģistrēti ES/EEZ vai citur. Tā kā lielākā daļa pieprasīto dokumentu satur persondatus, Eiropas Komisija nevar nodrošināt datu aizsardzības noteikumu pareizu piemērošanu, ja tai nav zināma pasta adrese;
3. treškārt, lai varētu pareizi piemērot Regulu (EK) Nr. 1049/2001. Minētās regulas 4. panta 1. punkta b) apakšpunktā ir atsauce uz personas privātās dzīves un neaizskaramības aizsardzību, un šī tiesību norma ir jāpiemēro saskaņā ar Datu aizsardzības regulu.

Šādi iesniegtiem pieprasījumiem Komisija nosūtīs atbildi uz sākotnējo pieprasījumu tādā veidā, kas garantē juridisko noteiktību attiecībā uz atbildes paziņošanas datumu (piemēram, pa pastu).

Ja pieprasījums ir iesniegts e-pastā vai pa pastu, pieteikuma iesniedzējs var iesniegt atkārtoto pieprasījumu saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1049/2001 7. panta 2. punktu e-pastā vai pa pastu. E-pasta adrese un pasta adrese, uz kuru var nosūtīt atkārtotu pieprasījumu, ir norādītas Komisijas atbildē uz sākotnējo pieprasījumu.

Komisija nosūtīs atbildi uz atkārtoto pieprasījumu tādā veidā, kas garantē juridisko noteiktību attiecībā uz atbildes paziņošanas datumu (piemēram, pa pastu).

3. Kāds ir jūsu persondatu apstrādes juridiskais pamats?

Eiropas Komisija apstrādā jūsu persondatus, jo:

• tas ir nepieciešams tādu uzdevumu izpildei, ko veic sabiedrības interesēs (Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunkts), un
• tas ir nepieciešams Eiropas Komisijai noteiktā juridiskā pienākuma izpildei (Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta b) apakšpunkts).

Turklāt tādu pēc brīvas izvēles norādāmu persondatu apstrāde, ko sniedzat savā pieprasījumā piekļūt dokumentiem (sk. 4. iedaļu) vai portālā, tiek veikta, pamatojoties uz jūsu sniegto piekrišanu (Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta d) apakšpunkts).

Apstrādei, ko veic saskaņā 5. panta 1. punkta a) un b) apakšpunktu, ir jābalstās uz Savienības tiesību aktiem, proti, Līguma par Eiropas Savienības darbību 15. panta 3. punktu un Regulu (EK) Nr. 1049/2001.

4. Kādus persondatus mēs vācam un apstrādājam?

Vākti un tālāk apstrādāti tiek šādi persondati:

a) persondati ko pieteikuma iesniedzējs norāda, iesniedzot pieprasījumu:

i. obligātie persondati:

- vārds un uzvārds,

- e-pasta adrese (portālā vai e-pastā iesniegtajiem pieprasījumiem),

- dzīvesvietas valsts (portālā iesniegtajiem pieprasījumiem, sk. 2.1. iedaļu),

- pasta adrese (e-pastā vai pa pastu iesniegtajiem pieprasījumiem, sk. 2.2. iedaļu);

ii. pēc izvēles sniedzami persondati: tālruņa numurs, pasta adrese (tikai portālā iesniegtajiem pieprasījumiem, sk. 2.1. iedaļu), organizācija, juridiskais pārstāvis, pieteikuma iesniedzēja profils;

b) pieteikuma iesniedzēja un citu personu persondati, kas iekļauti pieprasījumā, kā arī jebkurā citā sarakstē starp pieteikuma iesniedzēju un Komisiju (atbilde uz pieprasījumu, termiņa pagarināšanas vēstule, paskaidrojuma pieprasījums utt.);

c) pieprasītajos dokumentos iekļautie persondati, ja tos izsniedz saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001;

d) trešo pušu pārstāvju kontaktinformācija konsultācijām ar trešām pusēm;

e) ja rodas pamatotas šaubas par pieprasījumu iesniegušās fiziskās personas identitāti, Eiropas Komisija var likt tai uzrādīt personu apliecinoša dokumenta kopiju (piemēram, pasi vai personas apliecību), lai pārbaudītu tās identitāti šādos īpašos gadījumos:

• ja dokumentos, uz kuriem attiecas pieprasījums, ir iekļauti paša pieteikuma iesniedzēja persondati un ja viņam ir sniegta individuāla piekļuve šiem dokumentiem,
• ja ir pamatots iemesls uzskatīt, ka konkrētais pieteikuma iesniedzējs ļaunprātīgi izmanto piekļuves tiesības, kas izriet no Regulas (EK) Nr. 1049/2001.

Personu apliecinošā dokumentā ir jābūt norādītam pieteikuma iesniedzēja vārdam un uzvārdam un (ja tas attiecas uz konkrēto gadījumu) pasta adresei, bet citi dati, piemēram, fotogrāfija vai citas personu raksturojošas iezīmes, var būt aizklāti.

5. Cik ilgi mēs glabājam jūsu persondatus?

Eiropas Komisija glabā jūsu persondatus vienīgi tik ilgi, cik tas ir nepieciešams, lai veiktu uzdevumu, kuram tie vākti, vai veiktu tālāku datu apstrādi, kā izklāstīts turpmāk.

5.1. Mājas tīklā uzglabātajos dokumentos, lietās un saistītajos metadatos iekļautie persondati

Visi dokumenti/sarakste (turpmāk “dokumenti”), kas nosūtīti starp Komisiju un pieteikuma iesniedzēju, neatkarīgi no veida, kādā pieteikuma iesniedzējs iesniedz pieprasījumus, ir reģistrēti Komisijas korporatīvajā dokumentu pārvaldības sistēmā Hermes-Ares-NomCom (turpmāk “mājas tīkls”). Tas attiecas uz, piemēram, sākotnējo pieprasījumu, paziņojumu par saņemšanu, termiņa pagarinājuma vēstuli, Komisijas atbildi uz sākotnējo pieprasījumu vai noslēguma vēstuli, atkārtoto pieprasījumu utt. Mājas tīklā tiek uzglabāti:

1. dokumenti (tostarp persondati). Dokumenti, kas saistīti ar vienu un to pašu lietu, tiek grupēti vienā mapē, ko sauc par “lietu”;
2. obligātie metadati, kas papildina dokumentus un lietas (piemēram, autors, adresāts, dokumenta/sarakstes nosaukums utt.).

5.1.1. Dokumenti un lietas

Kā minēts iepriekš, lietas ir mapes, kurās ir sagrupēti ar vienu un to pašu lietu saistītie dokumenti. “Administratīvais glabāšanas periods” ir periods, kurā Eiropas Komisijas dienestiem lietas materiāli ir jāglabā atkarībā no to administratīvās lietderības un attiecīgajām ar tiem saistītajām normatīvajām un juridiskajām saistībām. Šis periods sākas dienā, kad lieta ir slēgta.

Sākotnējā posmā lietu uzskata par slēgtu tad, kad Komisija pieteikuma iesniedzējam nosūta atbildi uz sākotnējo pieprasījumu vai noslēguma vēstuli, ja vien pieteikuma iesniedzējs nav iesniedzis atkārtotu pieteikumu 15 darbdienu laikā kopš paziņojuma par atbildi uz sākotnējo pieprasījumu (šādā gadījumā sk. informāciju par atkārtota pieprasījuma posmu tālāk).

Atkārtotā pieprasījuma posmā lietu uzskata par slēgtu, kad Komisija pieteikuma iesniedzējam paziņo par atbildi uz atkārtoto pieprasījumu vai noslēguma vēstuli. Ja pieteikuma iesniedzējs ir ierosinājis prasību par atcelšanu Eiropas Savienības Tiesā vai iesniedzis sūdzību Ombudam, lieta tiek atvērta no jauna. Šādā gadījumā atkārtoto lietu uzskata par galīgi slēgtu, kad:

• Eiropas Savienības Tiesa atbalsta apstiprinošo lēmumu vai
• Ombuds slēdz izmeklēšanu saistībā ar sūdzību bez nepieciešamības pēc papildu rīcības no Komisijas puses, vai
• Eiropas Komisija pabeidz papildu pasākumus, ko pieprasa Eiropas Savienības Tiesa savā spriedumā vai Ombuds.

Šī piecu gadu “administratīvā glabāšanas perioda” pamatā ir Eiropas Komisijas dokumentu un lietas materiālu(un tajos ietverto persondatu) glabāšanas politika, ko regulē kopējais Komisijas dokumentu glabāšanas saraksts attiecībā uz Eiropas Komisijas lietas materiālu glabāšanu SEC(2019) 900. Tas ir regulatīvs dokuments, kur termiņu tabulā ir noteikti glabāšanas periodi dažādu veidu Eiropas Komisijas dokumentiem. Šis saraksts ir paziņots Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam.

Saskaņā ar spēkā esošo praksi dokumentu pārvaldības un arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs pēc tam, kad ir beidzies administratīvais glabāšanas periods, sākotnējās un apstiprinošās lietas (un tajos ietvertie persondati) vēstures dokumentēšanas nolūkos tiek pārsūtīti uz Eiropas Komisijas vēstures arhīvu. Sīkāku informāciju par apstrādi Eiropas Komisijas vēstures arhīva vajadzībām skatiet apstrādes darbībā “Eiropas Komisijas arhīvu pārvaldība un saglabāšana ilgtermiņā” (reģistrēta publiskajā Datu aizsardzības speciālista reģistrā ar atsauces numuru DPR-EC-00837)[1].

5.1.2. Ar dokumentiem un lietām saistītie metadati

Persondati obligātajos metadatos saistībā ar jebkuru mājas tīklā uzglabāto dokumentu tiek glabāti nenoteiktu laiku. Sīkāku informāciju par apstrādi, kas attiecas uz Komisijas dokumentu pārvaldības sistēmu, skatiet apstrādes darbībā “Komisijas dokumentu pārvaldība un saglabāšana (īstermiņā un vidējā termiņā)” (atsauces numurs publiskajā Datu aizsardzības speciālista reģistrā: DPR-EC-00536).

5.3. Pieteikuma iesniedzēja persondati “EU Login” kontā un dokumentu piekļuves kontā

“EU Login” konts un dokumentu piekļuves konts (sk. 2.1. iedaļu) saglabājas aktīvs, ja vien pieteikuma iesniedzējs to neizdzēš. Lai uzzinātu, kas notiek, ja konts tiek izdzēsts, sk. 8.2. iedaļu.

5.2. Pieteikuma iesniedzēja persondati EASE IT sistēmā

IT sistēmu “Elektroniska piekļuve Eiropas Komisijas dokumentiem” (turpmāk “EASE”) izmanto, lai apstrādātu pieprasījumus piekļūt Komisijas dokumentiem. Līdztekus ar lietām saistītajai informācijai (piemēram, termiņš, pieprasījuma valoda utt.) tajā uzglabā arī pieteikuma iesniedzēja persondatus, piemēram, vārdu, uzvārdu, e-pasta adresi, pasta adresi, valsti, tālruņa numuru, datus par juridisko pārstāvi un organizāciju, kā arī profilu. Atkarībā no tā, kādā veidā pieteikuma iesniedzējs iesniedz pieprasījumus, tiek sniegti un uzglabāti dažādi pieteikuma iesniedzēja persondati (sīkāku informāciju sk. 2. un 4. iedaļā).

Jūsu persondatus no EASE sistēmas izdzēš, tiklīdz beidzas attiecīgās lietas piecu gadu administratīvais glabāšanas periods un lieta ir nosūtīta uz vēstures arhīvu (sk. 5.1.1. iedaļu). Ja pieteikuma iesniedzēja profilam ir piesaistītas vairākas lietas (piemēram, tas izmanto portāla kontu, lai iesniegtu vairākus pieprasījumus), pieteikuma iesniedzēja persondatus izdzēš no EASE IT sistēmas, kad beidzas tās lietas piecu gadu administratīvais glabāšanas periods, kam ir visvēlākais slēgšanas datums.

5.3. Pieteikuma iesniedzēja persondati personu apliecinošos dokumentos

Pieteikuma iesniedzēja personu apliecinošā dokumentā iekļautās informācijas (sk. 4. iedaļu iepriekš) izmantošana ir stingri ierobežota: datus izmantos tikai pieteikuma iesniedzēja identificēšanai un neglabās ilgāk kā nepieciešams šim mērķim.    

6. Kā mēs aizsargājam jūsu persondatus?

Visi dati, kas ir elektroniskā formā (e-pasta vēstules, dokumenti, augšupielādētas datu paketes utt.), glabājas Eiropas Komisijas vai tās līgumpartneru serveros. To darbība atbilst Komisijas 2017. gada 10. janvāra Lēmumam (ES, Euratom) 2017/46 par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Eiropas Komisijas līgumpartneriem ir saistoša līguma īpaša klauzula par persondatu apstrādi Eiropas Komisijas uzdevumā un konfidencialitātes nodrošināšanas pienākumi, kas izriet no Vispārīgās datu aizsardzības regulas transponēšanas ES dalībvalstīs.

Jūsu persondatu aizsardzībai Eiropas Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Ņemot vērā ar persondatu apstrādi saistīto risku un apstrādāto persondatu veidu, tehniskie pasākumi ietver piemērotas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš tādus riskus kā datu zudumi, datu pārveidošana vai neatļauta piekļuve datiem. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros persondatiem var piekļūt tikai pilnvarotas personas, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.

7. Kam ir pieejami jūsu persondati un kam tos izpauž?

Jūsu persondatiem var piekļūt tikai pilnvaroti Eiropas Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šo datu apstrādes darbību, pēc principa, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā nepieciešama darbam. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu noteikumus par konfidencialitāti.

Persondatus, kas iekļauti pieprasītajos dokumentos, var publiskot tad, ja tie tiek novērtēti saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1049/2001, to lasot saistībā ar Regulas (ES) 2018/1725 9. pantu. Ja dzīvojat ārpus ES un Eiropas Komisija jums piešķir piekļuvi dokumentiem, tad šajos dokumentos iekļautos persondatus jums atklās tikai tad, ja šāda informācijas nodošana atbilst Regulas (ES) 2018/1725 V nodaļas (par persondatu nosūtīšanu trešām valstīm vai starptautiskām organizācijām) prasībām.

Papildus tam, ka izpaustos dokumentus nosūta pieteikuma iesniedzējam, Komisija arī publicē tos īpašajā tiešsaistes portālā “Pieprasīt Komisijas dokumentu”.

Persondati, ko mēs vācam par pieteikumu iesniedzējiem, kuri pieprasa piekļuvi dokumentiem, netiks izpausti nevienai trešai personai, izņemot:

• tādā mērā un tādos gadījumos, kad tas, iespējams, ir jādara saskaņā ar tiesību aktiem, un
• lai ar pasta pakalpojumu sniedzēja DHL International starpniecību (reģistrēts Beļģijā) ierakstītā vēstulē nosūtītu Eiropas Komisijas lēmumus par piekļuvi dokumentiem (plašāka informācija atrodama Eiropas Komisijas Infrastruktūras un loģistikas biroja Briselē attiecīgajā apstrādes darbībā “Traitement du courrier”, reģistrēta publiskajā Datu aizsardzības speciālista reģistrā ar atsauces numuru DPR-EC-00884).

Saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 3. panta 13. punktu publiskās iestādes, kas var saņemt persondatus saistībā ar konkrētu izmeklēšanu saskaņā ar Savienības vai dalībvalsts tiesību aktiem, nav uzskatāmas par saņēmējiem. Turpmākai šo datu apstrādei, kuru veic minētās publiskās iestādes, ir jāatbilst piemērojamajiem datu aizsardzības noteikumiem un apstrādes nolūkiem.

Eiropas Komisijas lēmumus par atkārtotiem pieteikumiem atbilstīgi Regulai (EK) Nr. 1049/2001 pieņem sistēmā Decide (tā ir informācijas sistēma, kuru izmanto Komisijas lēmumu pieņemšanā), tos publicē Eiropas Komisijas sistēmā VISTA (tā nav sabiedrībai brīvi pieejama). Plašāka informācija par persondatu apstrādi sistēmās Decide un VISTA ir atrodama attiecīgajos ierakstos par apstrādes darbībām: “DPR-EC-00107 Decide (informācijas sistēma, kas atbalsta Komisijas lēmumu pieņemšanas procesu)” un “DPR-EC-00914 VISTA sistēma”.  

8. Kādas ir jūsu tiesības un kā jūs tās varat īstenot?

Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, it īpaši tiesības piekļūt saviem persondatiem un tos labot, ja jūsu persondati ir neprecīzi vai nepilnīgi. Atsevišķos gadījumos jums ir tiesības savus persondatus dzēst. Varat arī savu persondatu apstrādi ierobežot un iebilst pret to apstrādi. Jums ir tiesības arī uz datu pārnesamību. Pamatojoties uz iemesliem, kas saistīti ar jūsu īpašo situāciju, jums ir tiesības iebilst pret jūsu persondatu apstrādi, kas tiek likumīgi veikta saskaņā ar 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu.

Ja jūsu persondatu apstrāde tiek veikta, pamatojoties uz jūsu piekrišanu (proti, attiecībā uz fakultatīvi sniedzamiem persondatiem, kā aprakstīts 3. un 4. iedaļā), jūs varat jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu, par to informējot datu pārzini.  Piekrišanas atsaukšana neietekmēs tās datu apstrādes likumību, kas veikta, pirms atsaucāt savu piekrišanu.

Savas tiesības varat īstenot, sazinoties ar datu pārzini vai — domstarpību gadījumā — ar datu aizsardzības speciālistu. Ja nepieciešams, varat vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Izmantojiet iedaļā “Kontaktinformācija” sniegto kontaktinformāciju.

Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, aprakstiet tās (proti, savā pieprasījumā iekļaujiet atsauces numuru(-s), kā norādīts zemāk 10. iedaļā “Kur var atrast sīkāku informāciju?”).

Jūsu kā tiesību subjekta pieprasījumu apstrādās viena mēneša laikā. Vajadzības gadījumā minēto laikposmu var pagarināt vēl par diviem mēnešiem, ņemot vērā pieprasījumu sarežģītību un skaitu.

Ja pieprasījumus iesniedzat portālā (sk. 2.1. iedaļu), jums ir turpmāk minētās papildiespējas attiecībā uz jūsu persondatiem.

8.1. Kontos iekļauto persondatu grozīšana

Ja pieprasījumu iesniedzāt portāla kontā (sk. 2.1. iedaļu), persondatus varat grozīt jebkurā brīdī. Kā paskaidrots 2. iedaļā:

• varat pārvaldīt un labot tādus datus kā vārds un uzvārds “EU Login” kontā. “EU Login” kontā veiktās izmaiņas, kas attiecas uz vārdu un uzvārdu, automātiski parādīsies dokumentu piekļuves kontā,
• varat pārvaldīt savus pārējos persondatus (pasta adrese, valsts, tālruņa numurs, organizācija, dati par juridisko pārstāvi un profilu) “dokumentu piekļuves” kontā.

8.2. Kontu dzēšana

Ja pieteikuma iesniedzējs izmanto portālu, lai iesniegtu pieprasījumu (sk. 2.1. iedaļu), tam ir iespēja jebkurā brīdī izdzēst savu “EU Login” vai dokumentu piekļuves kontu (sīkāku informāciju par abiem kontiem sk. 2.1. iedaļā).

Pieteikuma iesniedzējs izdzēš dokumentu piekļuves kontu portālā, noklikšķinot uz pogas “Dzēst manu kontu” konta pārvaldības lapā.

“EU Login” kontu pieteikuma iesniedzējs var izdzēst “EU Login” konta pārvaldības lapā.

Dzēšot “dokumentu piekļuves ” kontu, “EU Login” konts netiek automātiski dzēsts; tas jādzēš atsevišķi, jo šis konts ir izmantojams daudzām dažādām Eiropas Komisijas informācijas sistēmām.

Ja izmantojat “EU Login” citām informācijas sistēmām, nevis dokumentu piekļuvei, jums nevajadzētu dzēst savu “EU Login” kontu, jo tas ne tikai automātiski izdzēsīs “dokumentu piekļuves ” kontu (šī funkcija vēl nav pieejama), bet tas var arī liegt jums turpmāk izmantot citas Eiropas Komisijas informācijas sistēmas.

Tā kā viena no šo divu kontu izdzēšana rada identiskas sekas apstrādes darbībā apstrādātajiem pieteikuma iesniedzēja persondatiem, turpmākā daļa attiecas tikai uz “kontu” neatkarīgi no tā, kuru no šiem diviem kontiem pieteikuma iesniedzējs izdzēš.

Ja pieteikuma iesniedzējs izdzēš kontu, pirms Komisija ir nosūtījusi atbildi uz pieprasījumu(-iem), sistēma nosūtīs noslēguma vēstuli visām atvērtajām lietām un Komisija nesūtīs atbildi uz šādu(-iem) pieprasījumu(-iem) saskaņā ar Noteikumiem, kuriem pieteikuma iesniedzējs piekrīt, portālā iesniedzot katru sākotnējo pieprasījumu.

Attiecībā uz pieteikuma iesniedzēja persondatiem, kas atrodas mājas tīklā (sk. 5.1. iedaļu iepriekš) un EASE IT sistēmā (sk. 5.2. iedaļu iepriekš), ir iespējami šādi trīs scenāriji, kad pieteikuma iesniedzējs izdzēš kontu:

1. pieteikuma iesniedzējs izdzēš kontu, iekams ir iesniegts pieprasījums:
   1. persondatus izdzēš no EASE IT rīka;
   2. tā kā vēl nav iesniegts pieprasījums, mājas tīkla sistēmā nav lietu (un līdz ar to nav pieteikuma iesniedzēja persondatu);
2. pieteikuma iesniedzējs ir iesniedzis vienu vai vairākus pieprasījumus, taču konta dzēšanas brīdī vēl nav saņēmis Komisijas atbildi uz nevienu pieprasījumu:
   1. persondatus izdzēš no EASE IT rīka;
   2. kas attiecas uz mājas tīklā uzglabātajām lietām un metadatiem, tos turpina apstrādāt saskaņā ar Komisijas glabāšanas politiku (kā paskaidrots 5.1. iedaļā);
3. pieteikuma iesniedzējs konta dzēšanas brīdī ir saņēmis Komisijas atbildi uz vismaz vienu no pieprasījumiem:
   1. persondatus neizdzēš no EASE IT sistēmas. Tos izdzēš pēc tam, kad ir beidzies attiecīgās lietas piecu gadu administratīvais glabāšanas periods (kā paskaidrots 5.2. iedaļā);
   2. kas attiecas uz mājas tīklā uzglabātajām lietām un metadatiem, tos turpina apstrādāt saskaņā ar Komisijas glabāšanas politiku (kā paskaidrots 5.1. iedaļā).

9. Kontaktinformācija

• (Korporatīvās struktūras) datu pārzinis:

Ja vēlaties īstenot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725 vai ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu persondatu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar korporatīvo datu pārzini:

• Ģenerālsekretariāts
• C.1. nodaļa — Pārredzamība, dokumentu pārvaldība un piekļuve dokumentiem
• E-pasta adrese: Sg-acc-docec [dot] europa [dot] eu (Sg-acc-doc[at]ec[dot]europa[dot]eu)

• Eiropas Komisijas datu aizsardzības speciālists:

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu persondatu apstrādi atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU):

Jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, piemēram, iesniegt viņam sūdzību (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)), ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotas jūsu persondatu apstrādes dēļ ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725.

10. Kur var atrast sīkāku informāciju?

Eiropas Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē visu to Komisijas veikto persondatu apstrādes darbību sarakstu, kuras ir reģistrētas un par kurām viņam ir paziņots. Tam var piekļūt, izmantojot šo saiti: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Šī konkrētā apstrādes darbība datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ir iekļauta ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-00793.