Декларация за поверителност – достъп до документи

1. Въведение

Европейската комисия е поела ангажимент да защитава вашите лични данни и да зачита неприкосновеността на личния ви живот. Комисията събира и впоследствие обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни (отменящ Регламент (ЕО) № 45/2001).

Настоящата декларация за поверителност съдържа обяснение за причината за обработването на личните ви данни, за начина, по който събираме, обработваме и осигуряваме защитата на всички предоставени лични данни, как се използва информацията и какви са правата ви във връзка с личните ви данни. В нея са посочени и координатите за връзка с отговорния администратор на лични данни, пред когото можете да упражните правата си, с длъжностното лице за защита на данните и с Европейския надзорен орган по защита на данните.

Настоящата декларация за поверителност се отнася до обработването на лични данни от Европейската комисия при разглеждане на първоначални и потвърдителни заявки за достъп до документи, подадени в съответствие с Регламент (ЕО) № 1049/2001, от отдел „Прозрачност, управление на документи и достъп до документи“ на Генералния секретариат (институционален администратор на лични данни от името на Европейската комисия) и от отделите, отговарящи за разглеждането на първоначалните заявки за достъп до документи в компетентното ведомство или служба на Комисията (фактически администратор на лични данни от името на Европейската комисия).

2. Защо и как обработваме вашите лични данни?

Европейската комисия събира и използва вашите лични данни с цел разглеждане на заявките за достъп до документи, подадени в съответствие с Регламент (ЕО) № 1049/2001, в рамките на предвидените законови срокове и изготвяне на годишен статистически доклад съгласно изискванията на член 17, параграф 1 от посочения регламент. Освен това определена обработка на личните данни, съдържащи се в подлежащите на оповестяване документи, е необходима, за да се осигури публичен достъп до документален регистър, както се изисква в член 11 от този регламент. Личните данни могат да бъдат обработвани за целите на последващи действия във връзка с разследване на Европейския омбудсман, Европейската сметна палата или в случай на съдебно производство на Съда на ЕС.

Вашите лични данни няма да се използват за автоматизирано вземане на решения, включително профилиране.

Можете да изпращате заявките си за достъп до документи на Европейската комисия по два начина, което се отразява на начина, по който обработваме вашите лични данни.

2.1. Изпращане на заявки чрез онлайн портала

Онлайн порталът на Европейската комисия Заявки за документи на Европейската комисия (наричан по-долу „порталът“) ви позволява да изпращате заявки за достъп до документи на Европейската комисия съгласно Регламент (ЕО) № 1049/2001.

За изпращането на заявка чрез този портал е необходим профил в EU Login — услугата за автентификация за широк набор от информационни системи и услуги на Европейската комисия.

Ако заявителят вече има профил в EU Login, той може да влезе в системата със своите налични идентификационни данни. Ако заявителят няма профил в EU login, той ще трябва да си създаде такъв, когато щракне върху бутона „Изпращане на заявка“ или „Създаване на профил“ на началната страница на портала.

При създаването на профил в EU Login заявителят посочва своето име, фамилия и електронен адрес. Заявителят управлява въведеното име и фамилия чрез профила си в EU Login. За допълнителна информация относно обработването на личните ви данни, свързано с EU Login, моля, вижте декларацията за поверителност на EU Login и съответната операция по обработване „Услуга за управление на самоличността и достъпа (IAMS)“ (референтен номер в публичния регистър на ДЛЗД: DPR-EC-03187).

Когато потребителят влезе за първи път в портала със своя профил в EU Login, порталът автоматично създава свързан профил (наричан по-долу „профил за достъп до документи“). Профилът за достъп до документи използва името, фамилията и електронния адрес от профила в EU Login, но дава възможност на заявителя да добави и управлява допълнителни лични данни, като например профил на заявителя, телефонен номер, пощенски адрес, държава, законен представител и организация. Заявителят управлява тези данни чрез пространството за управление на профила за достъп до документи (достъпно при щракване върху бутона „Успешно влизане“ в горната част на всяка страница на портала).

Направените в EU Login промени в името и фамилията автоматично се отразяват в профила за достъп до документи.

2.1.1. Изпращане на първоначални заявки чрез портала

При изпращането на първата първоначална заявка чрез портала, в допълнение към името, фамилията и електронния адрес (свързани с профила в EU Login), заявителят трябва да посочи държавата си на пребиваване, освен ако вече не я е посочил в профила си за достъп до документи. Това е необходимо, тъй като съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 за защитата на личните данни се прилагат различни набори от задължения в зависимост от това дали съдържащите се в заявения документ лични данни се прехвърлят на заявител от държава от ЕС/ЕИП, или не. Заявителят може да промени тази информация по всяко време на страницата за управление на профила за достъп до документи на портала.

Не е необходимо заявителят да посочва пощенския си адрес при подаването на заявка чрез портала, тъй като Комисията изпраща своя отговор по електронен път чрез портала (достъпен в раздел „Отговор на първоначалната заявка“), като предоставя всички необходими правни гаранции относно датата на оповестяване на отговора.

Пощенският адрес се изисква, ако заявителят изрично поиска да получи отговор на първоначалната заявка не само по електронен път чрез портала, а и по пощата (т.е. на хартиен носител).

2.1.2. Изпращане на потвърдителни заявки за първоначални заявки, изпратени чрез онлайн портала

Заявителят може да поиска преразглеждане на отговора на Комисията на първоначалната заявка, като подаде потвърдителна заявка за достъп до документи в съответствие с член 7, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.

За първоначални заявки, подадени чрез портала, заявителят може да направи това по два начина:

а) чрез бутона „Искане за преразглеждане“ на страницата на съответната заявка на портала;

б) като изпрати писмо по електронна или обикновена поща. Електронният и пощенският адрес, на които заявителят може да изпрати потвърдителна заявка, се посочват в отговора на Комисията на първоначалната заявка.

И в двата случая не е необходимо заявителят да посочва пощенския си адрес, тъй като Комисията изпраща отговора на потвърдителната заявка по електронен път чрез портала (в раздел „Отговор на потвърдителната заявка“) с всички правни гаранции по отношение на датата на оповестяване на отговора.

Ако заявителят изрично поиска да получи отговор на потвърдителна заявка не само по електронен път чрез портала, а и по пощата (т.е. на хартиен носител), той трябва да посочи пощенския си адрес. В противен случай отговорът ще бъде изпратен само по електронен път.

Ако заявителят изрично изрази желание да не получава отговора на потвърдителната заявка чрез портала, а само чрез други средства, посочването на пощенски адрес е задължително и Комисията не започва обработването на потвърдителната заявка, докато той не ѝ бъде предоставен. 

2.2. Изпращане на заявката по електронна или обикновена поща

Ако заявителят изпрати заявката по електронна или обикновена поща, той трябва да посочи своето име, фамилия, електронен адрес (само за заявки, изпратени по електронна поща) и пощенски адрес. Ако заявителят не посочи пощенския си адрес, Комисията няма да започне да обработва заявката. Предоставянето на пощенски адрес се изисква по няколко причини:

1. Първо, с цел правна сигурност по отношение на датата, на която сте получили отговора на Комисията на вашата заявка, което може да включва изпращане на отговора по пощата или по друг начин, който осигурява необходимите правни гаранции по отношение на датата на оповестяване на отговора.
2. Второ, за да знаем дали пребивавате в ЕС/ЕИП и ако това не е така, в коя трета държава пребивавате, с цел правилно прилагане на правилата за защита на данните по отношение на всички лични данни, които може да се съдържат в заявените от вас документи. Регламент (ЕС) 2018/1725 относно защитата на данните предвижда различни правила в зависимост от това дали получателят на лични данни е установен в ЕС/ЕИП или другаде. Тъй като по-голямата част от исканите документи съдържат лични данни, Европейската комисия не може да осигури правилното прилагане на правилата за защита на данните, без да знае пощенския адрес.
3. Трето, с цел да приложим правилно Регламент (ЕС) № 1049/2001. Член 4, параграф 1, буква б) от посочения регламент се отнася до защитата на частния живот и личната неприкосновеност и трябва да се прилага в съответствие с Регламента относно защитата на данните.

За заявки, изпратени по този начин, Комисията ще изпрати отговора на първоначалната заявка по начин, който гарантира правна сигурност по отношение на датата на оповестяване на отговора (напр. по пощата).

Ако заявката е изпратена по електронна или обикновена поща, заявителят може да подаде потвърдителната заявка в съответствие с член 7, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 по електронна или обикновена поща. Електронният и пощенският адрес, на които може да се изпрати потвърдителната заявка, се посочват в отговора на Комисията на първоначалната заявка.

Комисията ще изпрати отговора на потвърдителна заявка по начин, който гарантира правна сигурност по отношение на датата на оповестяване на отговора (напр. по пощата).

3. На какво правно основание обработваме вашите лични данни?

Европейската комисия обработва вашите лични данни, тъй като:

• обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес (член 5, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 2018/1725); и
• обработването е необходимо за спазването на правно задължение, което се прилага спрямо Европейската комисия (член 5, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) 2018/1725).

Освен това обработването на незадължителните лични данни, които предоставяте във вашата заявка за достъп до документи (вж. раздел 4 по-долу) или на портала, се основава на вашето съгласие (член 5, параграф 1, буква г) от Регламент (ЕС) 2018/1725).

Обработването съгласно член 5, параграф 1, букви а) и б) трябва да се основава на правото на Съюза, а именно член 15, параграф 3 от Договора за функционирането на Европейския съюз и Регламент (ЕО) № 1049/2001.

4. Какви лични данни събираме и обработваме?

Личните данни, които се събират и обработват, са:

а) лични данни, предоставени от заявителя при изпращане на заявката:

i) задължителни лични данни:

- име и фамилия

- електронен адрес (за заявки, изпратени чрез портала или по електронната поща)

- държава на пребиваване (за заявки, изпратени чрез портала, вж. 2.1.)

- пощенски адрес (за заявки, изпратени по електронна или обикновена поща, вж. 2.2.)

ii) незадължителни лични данни: телефонен номер, пощенски адрес (само за заявки, изпратени чрез портала, вж. 2.1.), организация, законен представител, профил на заявителя.

б) лични данни на заявителя и други физически лица, съдържащи се в заявката, както и във всяка друга кореспонденция между заявителя и Комисията (отговор на заявката, писмо за удължаване на срока, искане за разяснения и др.)

в) лични данни, съдържащи се в заявените документи, ако се предоставят съгласно Регламент (ЕО) № 1049/2001

г) данни за контакт на представители на трети страни с цел консултации с трети страни

д) когато има основателни съмнения относно самоличността на физическото лице, което подава заявката, Европейската комисия може да поиска от заявителя да представи копие от документ за самоличност (например паспорт или лична карта), за да бъде проверена неговата самоличност, при следните изключителни обстоятелства:

• когато документите, за които се отнася заявката, съдържат лични данни на заявителя и на него му се предоставя индивидуален достъп до тези документи;
• когато са налице основателни причини да се смята, че съответният заявител злоупотребява с правото на достъп, произтичащо от Регламент (ЕО) № 1049/2001.

Документът за самоличност трябва да съдържа името на заявителя и ако е приложимо, неговия пощенски адрес, докато всички други данни, като например снимка или лични характеристики, могат да бъдат заличени.

5. Колко дълго съхраняваме личните ви данни?

Европейската комисия съхранява личните ви данни само за времето, необходимо за изпълнение на целта на събирането или последващото обработване, както е посочено по-долу.

5.1. Лични данни, съдържащи се в документи, досиета и свързани с тях метаданни, съхранявани в системата Hermes-Ares-NomCom

Всички документи/кореспонденция (наричани по-нататък „документи“), разменени между Комисията и заявителя, независимо от начина, по който заявителят подава заявките, се регистрират в системата за управление на документи на Комисията Hermes-Ares-NomCom (HAN). Това включва например първоначалната заявка, потвърждението за получаване, писмото за удължаване на срока, отговора на Комисията на първоначалната заявка, заключителното писмо, потвърдителната заявка и др. документи, съхранявани в HAN:

1. документи (включително лични данни). Документите, свързани с една и съща преписка, се събират в една папка, наречена „досие“;
2. задължителни метаданни, придружаващи документите и досиетата (като автор, адресат, заглавие на документа/кореспонденцията и др.).

5.1.1. Документи и досиета

Както е посочено по-горе, досиетата са папки, в които се събират документите, свързани с една и съща преписка. „Административният срок на съхранение“ е периодът, през който ведомствата на Европейската комисия са длъжни да пазят дадено досие в зависимост от неговата полезност за административни цели и съответните законови и правни задължения. Този срок започва да тече от момента, в който досието е приключено.

На първоначалния етап дадено досие се счита за приключено, когато Комисията изпрати на заявителя отговора на първоначалната заявка или заключителното писмо, освен ако заявителят не е подал потвърдителна заявка в срок от 15 работни дни след оповестяване на отговора на първоначалната заявка (в такъв случай вж. информацията за потвърдителния етап по-долу).

На потвърдителния етап дадено досие се счита за приключено, когато Комисията оповести на заявителя отговора на потвърдителната заявка или изпрати заключително писмо. Ако заявителят подаде иск за отмяна пред Съда на ЕС или жалба до омбудсмана, досието се отваря отново. В този случай потвърдителното досие се приключва окончателно, когато:

• Съдът на ЕС подкрепи потвърдителното решение; или
• омбудсманът приключи проверката във връзка с жалбата, без да е необходимо допълнително действие от страна на Комисията, или
• Европейската комисия приключи последващите действия, изискани в решението на Съда на ЕС или от омбудсмана.

„Административният срок на съхранение“ от пет години се основава на политиката за съхранение на досиета на Европейската комисия (и на съдържащите се в тях документи и лични данни), уредена с общия за Комисията списък за съхранение на досиета на Европейската комисия SEC (2019) 900. Това е регулаторен документ под формата на график за съхранение, в който се установяват периодите за съхранение на различните видове досиета на Европейската комисия. Европейският надзорен орган по защита на данните е уведомен за този списък.

Съгласно настоящата практика, по причини, свързани с управлението на документи, и за целите на архивирането в интерес на обществеността, след изтичането на петгодишния „административен срок на съхранение“ първоначалните и потвърдителните досиета (и съдържащите се в тях лични данни) се прехвърлят в историческите архиви на Европейската комисия за исторически цели. За допълнителна информация относно обработването, свързано с историческите архиви на Европейската комисия, моля, вижте операцията по обработване „Управление и дългосрочно съхранение на архивите на Европейската комисия“ (регистрирана в публичния регистър на ДЛЗД под референтен номер DPR-ЕС-00837)[1].

5.1.2. Метаданни, придружаващи документи и досиета

Личните данни в задължителните метаданни във връзка с всеки документ, съхраняван в HAN, се съхраняват за неопределен период от време. За допълнителна информация относно обработването, свързано със системата на Комисията за управление на документи, моля, вижте операцията по обработване „Управление и (краткосрочно и средносрочно) съхраняване на документи на Комисията“ (референтен номер в публичния регистър на ДЛЗД: DPR-EC-00536).

5.3. Лични данни на заявителя в профила в EU Login и в профила за достъп до документи

Профилът в EU Login и профилът за достъп до документи (вж. раздел 2.1.) остават активни, освен ако не бъдат изтрити от заявителя. За да разберете какво се случва, когато изтриете профила си, вижте раздел 8.2.

5.2. Лични данни на заявителя в информационната система за електронен достъп до документи

Информационната система „Електронен достъп до документи на Европейската комисия“ (EASE) се използва за обработване на заявките за достъп до документи на Комисията. Освен информацията, свързана с преписките (напр. краен срок, език на заявката и др.), в нея се съхраняват и лични данни на заявителя, като име, фамилия, електронен адрес, пощенски адрес, държава, телефонен номер, законен представител, организация и профил. В зависимост от начина, по който заявителят изпраща заявките, се предоставят и съхраняват различни лични данни на заявителя (за повече подробности вж. раздели 2 и 4).

Вашите лични данни в системата EASE се изтриват, след като изтече петгодишният административен срок на съхранение на съответното досие и досието бъде прехвърлено в историческите архиви (вж. раздел 5.1.1.). Ако има няколко досиета, свързани с профила на заявителя (напр. ако той използва своя профил на портала, за да подаде множество заявки), личните данни на заявителя в информационната система EASE се изтриват след изтичането на петгодишния административен срок на съхранение на досието с най-късна дата на приключване. 

5.3. Лични данни на заявителя в документите за самоличност

Използването на информацията, съдържаща се в документ за самоличност на даден заявител (вж. раздел 4 по-горе), е строго ограничено — данните се използват само за проверка на самоличността на заявителя и не се съхраняват за срок, по-дълъг от необходимия за тази цел.   

6. Как защитаваме личните ви данни?

Всички данни в електронен формат (електронни писма, документи, качени групи от данни и т. н.) се съхраняват на сървърите на Европейската комисия или на сървърите на работещите с нея изпълнители. Тяхната експлоатация е в съответствие с Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.

Работещите с Европейската комисия изпълнители са обвързани с конкретна договорна клауза за всички операции по обработване на вашите лични данни от името на Европейската комисия, както и със задълженията за поверителност, произтичащи от прилагането на Общия регламент относно защитата на данните в държавите – членки на ЕС.

За да защити вашите лични данни, Европейската комисия е въвела редица технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия по отношение на онлайн сигурността и риска от загуба на данни, промяна на данните или неразрешен достъп, като се вземат предвид свързаният с обработването риск и естеството на обработваните лични данни. Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на оправомощени лица със законна необходимост да бъдат осведомени за целите на операцията по обработване.

7. Кой има достъп до вашите лични данни и на кого се предоставят те?

Достъп до вашите лични данни се предоставя на оправомощени служители на Европейската комисия, отговарящи за извършването на операцията по обработване, и при спазване на принципа „необходимост да се знае“. Тези служители работят при спазване на законоустановените изисквания, а при необходимост – и на допълнителни споразумения за поверителност.

Личните данни, които се съдържат в заявените документи, могат да се разкриват пред обществеността след оценка в съответствие с Регламент (ЕО) № 1049/2001 във връзка с член 9 от Регламент (ЕС) 2018/1725. Ако пребивавате извън ЕС и Европейската комисия ви предостави достъп до документи, личните данни в тези документи ще бъдат разкрити само ако подобно предаване отговаря на условията в глава V от Регламент (ЕС) 2018/1725 относно предаването на лични данни на трети държави или международни организации.

Освен че предоставя на заявителя оповестените документи, Комисията ги публикува и на специалния онлайн портал Заявки за документи на Европейската комисия.

Събираните от нас лични данни на заявителите на достъп до документи няма да бъдат предоставяни на трети страни освен:

• до степен и за цел, която може да ни бъде наложена по закон, и
• за целите на изпращането на решения на Европейската комисия относно достъпа до документи с препоръчана поща чрез обработващия лични данни DHL International (установен в Белгия) (за повече информация вж. съответната операция по обработване „Traitement du courrier“ на Службата за инфраструктура и логистика на Европейската комисия в Брюксел, регистрирана в публичния регистър на ДЛЗД под референтен номер DPR-EC-00884).

Съгласно член 3, точка 13 от Регламент (ЕС) 2018/1725 публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или на държава членка, не се считат за получатели. Обработването на тези данни от съответните публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването.

Решенията на Европейската комисия относно потвърдителни заявки в съответствие с Регламент (ЕО) № 1049/2001 се приемат чрез Decide (информационната система, подпомагаща процеса на вземане на решения в Комисията) и се публикуват в система VISTA на Европейската комисия, която не е публична. За информация относно обработването на лични данни в рамките на системите Decide и VISTA, моля, вижте съответните записи за операции по обработване DPR-EC-00107 Decide (information system supporting the Commission decision-making process) и DPR-EC-00914 VISTA system.  

8. Какви са правата ви и как можете да ги упражните?

В качеството си на „субект на данните“ разполагате с конкретни права, предвидени в глава ІІІ (членове14 – 25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, и по-специално право на достъп до вашите лични данни и право на коригиране, ако личните ви данни са неточни или непълни. При определени условия имате право на заличаване на личните ви данни, на ограничаване на тяхното обработване, на възражение срещу обработването, както и право на преносимост на данните. На основания, свързани с вашата конкретна ситуация, имате право да възразите срещу законното обработване на личните ви данни, извършвано съгласно член 5, параграф 1, буква а).

Доколкото обработването на вашите лични данни се основава на вашето съгласие (а именно що се отнася до незадължителните лични данни, описани в раздели 3 и 4 по-горе), можете да оттеглите вашето съгласие по всяко време, като уведомите администратора на лични данни. Оттеглянето на вашето съгласие няма да засегне законосъобразността на извършеното преди това обработване на данните.

Можете да упражните правата си, като се свържете с администратора на личните данни, а в случай на конфликт — с длъжностното лице за защита на данните. При необходимост можете да се обърнете и към Европейския надзорен орган по защита на данните. Техните координати за връзка са посочени в раздел „Координати за връзка“ по-долу.

Ако желаете да упражните правата си в контекста на една или няколко операции по обработване, моля, посочете ги във вашето искане (т.е. техния референтен номер, както е посочен в раздел 10 „Къде можете да намерите по-подробна информация“).

Вашето искане като субект на данни ще бъде обработено в срок от един месец. При необходимост този срок може да бъде удължен с още два месеца, като се вземат предвид сложността и броят на исканията.

Ако използвате портала за изпращане на заявки (вж. раздел 2.1.), имате следните допълнителни възможности по отношение на личните си данни:

8.1. Промяна на личните данни, съдържащи се в профилите

Ако сте подали заявка чрез профила си на портала (вж. точка 2.1), можете сами да промените личните си данни по всяко време. Както е обяснено в раздел 2:

• можете да управлявате и редактирате вашето име и фамилия в профила си в EU Login. Промените, направени в EU Login по отношение на името и фамилията, автоматично се отразяват в профила за достъп до документи.
• можете да управлявате другите си лични данни (пощенски адрес, държава, телефонен номер, организация, законен представител, профил) в профила си за достъп до документи.

8.2. Изтриване на профил

Ако заявителят използва портала за изпращане на заявката (вж. точка 2.1), той има възможност да изтрие своя профил в EU Login или профила си за достъп до документи по всяко време (вж. раздел 2.1. за повече информация за двата профила).

Заявителят изтрива профила си за достъп до документи, като щраква върху бутон „Изтриване на профила ми“ на страницата за управление на профила на портала.

Заявителят изтрива профила си в EU Login на страницата за управление на профила в EU Login.

Изтриването на профила за достъп до документи не изтрива автоматично профила в EU Login. Това трябва да се направи отделно, защото този профил може да се използва за широк спектър от информационни системи на Европейската комисия.

Ако използвате EU Login за други информационни системи, различни от системата за достъп до документи, не трябва да изтривате профила си в EU Login, тъй като това не само ще доведе до автоматичното изтриване на профила за достъп до документи (тази функция все още не е налична), но може също да ви попречи да продължите да използвате други информационни системи на Европейската комисия.

Тъй като изтриването на който и да е от тези два профила води до едни и същи последици за личните данни на заявителя, обработвани в рамките на настоящата операция по обработване, в следващата част „профил“ се отнася до всеки от двата профила, независимо от това кой от тях изтрива заявителят.

Ако заявителят изтрие профила, преди Комисията да е изпратила отговор на съответните заявки, системата ще изпрати заключително писмо за всички текущи преписки и Комисията няма да изпрати отговор на заявките в съответствие с реда и условията, които заявителят приема при изпращането на всяка първоначална заявка чрез портала.

Що се отнася до личните данни на заявителя, съдържащи се в HAN (вж. раздел 5.1 по-горе) и информационната система EASE (вж. раздел 5.2 по-горе), са възможни следните три сценария, когато заявителят изтрие профила:

1. заявителят изтрива своя профил, преди да е подал заявка:
   1. личните данни се заличават от системата EASE;
   2. тъй като все още не е подадена заявка, няма досиета (и съответно няма лични данни на заявителя) в HAN;
2. заявителят е изпратил една или няколко заявки, но към момента на изтриване на профила не е получил отговор от Комисията на никоя от заявките:
   1. личните данни се заличават от системата EASE;
   2. що се отнася до досиетата и метаданните, съхранени в HAN, те продължават да се обработват в съответствие с политиката на Комисията за съхранение (както е обяснено в раздел 5.1.);
3. заявителят е получил отговор от Комисията на поне една от своите заявки към момента на изтриване на профила:
   1. личните данни не се заличават от системата EASE; Те се заличават след изтичането на петгодишния административен срок на съхранение на съответното досие (както е обяснено в раздел 5.2.);
   2. що се отнася до досиетата и метаданните, съхранени в HAN, те продължават да се обработват в съответствие с политиката на Комисията за съхранение (както е обяснено в раздел 5.1.);

9. Координати за връзка

• Институционален администратор на лични данни:

Ако желаете да упражните правата си съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725, ако имате коментари, въпроси или опасения или ако желаете да подадете жалба относно събирането и използването на личните ви данни, можете да се свържете с институционалния администратор на лични данни:

• Генерален секретариат
• Отдел C.1 – Прозрачност, управление на документи и достъп до документи
• Ел. адрес: Sg-acc-docec [dot] europa [dot] eu (Sg-acc-doc[at]ec[dot]europa[dot]eu)

• Длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД) в Европейската комисия:

  Можете да се свържете с длъжностното лице по защита на данните (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) по въпроси, свързани с обработването на личните ви данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725.

• Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД):

Ако считате, че правата ви съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са били нарушени в резултат на обработването на личните ви данни от администратора на лични данни, имате право на обжалване (т.е. можете да подадете жалба) пред Европейския надзорен орган по защита на данните (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).

10. Къде можете да намерите по-подробна информация

Длъжностното лице по защита на данните на Европейската комисия публикува регистър на всички операции по обработване на лични данни от страна на Комисията, които са документирани и за които ДЛЗД е уведомено. За достъп до регистъра използвайте следния адрес: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_bg.

Тази конкретна операция по обработване е включена в публичния регистър на ДЛЗД под следния референтен номер: DPR-EC-00793.