Odpowiedź
Dane należy przechowywać przez możliwie jak najkrótszy okres. Długość tego okresu powinna uwzględniać cele, do których Twoja firma/organizacja przetwarza dane, a także od wszelkie wymogi prawne dotyczące przechowywania danych przez określony czas (np. krajowe prawo pracy, przepisy podatkowe lub dotyczące zwalczania oszustw finansowych, które nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania danych osobowych pracowników przez określony czas, a także okres gwarancji na dany produkt itp.).
Twoja firma/organizacja powinna ustalić terminy usuwania lub okresowego przeglądu przechowywanych przez nie danych.
W drodze wyjątku dane osobowe mogą być przechowywane przez dłuższy okres w celu archiwizacji w interesie publicznym lub dla celów badań naukowych bądź historycznych, pod warunkiem że zastosowano odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (takie jak anonimizacja, szyfrowanie itd.).
Twoja firma/organizacja musi też zapewnić, aby dane będące w jej posiadaniu były prawidłowe i aktualne.
Przykład
Dane przechowywane zbyt długo bez aktualizacji
Twoja firma/organizacja zajmuje się rekrutacją pracowników i w tym celu zbiera CV osób poszukujących pracy, od których w zamian za usługi pośrednictwa pobierasz wynagrodzenie. Twoim zamiarem jest przechowywanie tych danych przez 20 lat, ale nie prowadzisz działań zmierzających do aktualizacji danych w CV. Ustalony okres przechowywania wydaje się nieproporcjonalnie długi względem celu, jakim jest znalezienie zatrudnienia dla osoby w perspektywie krótko- lub co najwyżej średnioterminowej. Ponadto nie wymagasz regularnych aktualizacji danych z CV, co sprawia, że po jakimś czasie niektóre wyszukane opcje zatrudnienia stają się dla danej osoby bezużyteczne (na przykład, gdy dana osoba zdobyła nowe kwalifikacje).
Odnośniki
Example
Data kept for too long without an update
Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).