Tweġiba
Id-data għandha tinħażen għall-anqas żmien possibbli. Dak il-perjodu għandu jqis ir-raġunijiet għaliex il-kumpanija/organizzazzjoni tiegħek teħtieġ tipproċessa d-data, kif ukoll kwalunkwe obbligu legali li d-data tinżamm għal perjodu ta' żmien fiss (pereżempju il-liġijiet nazzjonali tax-xogħol, il-liġijiet fiskali jew ta' kontra l-frodi li jobbligawk iżżomm id-data personali dwar l-impjegati tiegħek għal perjodu definit, il-perjodu ta' żmien tal-garanzija tal-prodott, eċċ.).
Il-kumpanija/organizzazzjoni tiegħek għandha tistabbilixxi l-limiti taż-żmien biex tħassar jew tirrevedi d-data maħżuna.
Bħala eċċezzjoni, id-data personali tista' tinżamm għal perjodu itwal ta' żmien għall-finijiet ta' arkivjar fl-interess pubbliku jew għal riċerka xjentifika jew storika, sakemm jiddaħħlu fis-seħħ miżuri tekniċi u organizzazzjonali xierqa (bħall-anonimizzazzjoni, il-kriptaġġ, eċċ.).
Il-kumpanija/organizzazzjoni tiegħek għandha tiżgura wkoll li d-data li żżomm tkun preċiża u li tinżamm aġġornata.
Eżempju
Data miżmuma għal żmien twil ħafna mingħajr aġġornament
Il-kumpanija/organizzazzjoni tiegħek tmexxi uffiċċju tar-reklutaġġ u għal dan il-għan tiġbor is-CVs ta' persuni li qed ifittxu impjieg u li, bi skambju għas-servizzi intermedjarji , iħallsu tariffa. Inti tippjana li żżomm id-data għal 20 sena u m'għandek l-ebda miżuri biex taġġorna s-CVs. Il-perjodu tal-ħażna ma jidhirx proporzjonat mal-għan li jinstab impjieg għal persuna fuq perjodu ta' żmien qasir jew medju. Barra minn hekk, il-fatt li ma titlobx għal aġġornamenti tas-CVs f'intervalli regolari ifisser li xi wħud mit-tiftix ikun inutli għall-persuna li qed tfittex impjieg wara ċertu ammont ta' żmien (pereżempju għaliex dik il-persuna tkun kisbet kwalifiki ġodda).
Referenzi
Example
Data kept for too long without an update
Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).