Respuesta
Los datos deben conservarse durante el menor tiempo posible. Este plazo debe tener en cuenta los motivos por los que se necesita el tratamiento de los datos, así como las obligaciones legales de conservar los datos durante un tiempo determinado (como la legislación nacional laboral, fiscal o de lucha contra el fraude que exigen la conservación de los datos personales sobre empleados durante un período determinado, la duración de la garantía de los productos, etc.).
Su empresa/organización debe establecer plazos de supresión o revisión de los datos que conserve.
De forma excepcional, se pueden conservar los datos personales durante plazos más largos con fines de archivo en interés público o investigación científica o histórica, siempre que se establezcan medidas técnicas y organizativas apropiadas (como la anonimización, el cifrado, etc.).
Además, deben garantizar que los datos que poseen sean exactos y mantenerlos actualizados.
Ejemplo
Datos que se mantienen durante demasiado tiempo sin actualizarse
Usted dirige una oficina de contratación y para este fin recopila curriculum vitae de personas que buscan empleo y que, a cambio de sus servicios de intermediación, le pagan una tasa. Usted prevé conservar los datos durante veinte años y no cuenta con medidas para actualizar dichos curriculum vitae. El plazo de conservación no parece proporcionado para el fin de encontrar empleo para una persona a corto y medio plazo. Además, el hecho de que no solicite actualizaciones de los curriculum vitae periódicamente hace que algunas de las búsquedas carezcan de sentido para la persona que busca empleo al cabo de cierto tiempo (por ejemplo, porque la persona ha obtenido nuevas cualificaciones).
Referencias
Example
Data kept for too long without an update
Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).