Risposta
I dati vanno conservati per il più breve tempo possibile. Tale periodo deve tenere conto dei motivi per cui la tua azienda/organizzazione deve trattare i dati, nonché di eventuali obblighi legali per la conservazione dei dati per un determinato periodo di tempo (ad esempio leggi nazionali sul lavoro, fiscali o antifrode che impongono di conservare i dati personali dei tuoi dipendenti per un determinato periodo di tempo, durata della garanzia sul prodotto ecc.).
La tua azienda/organizzazione deve stabilire limiti di tempo per cancellare o rivedere i dati conservati.
In via eccezionale, i dati personali possono essere conservati per un periodo più lungo a fini di archiviazione nell’interesse pubblico o per ricerche scientifiche o storiche, a condizione che siano adottate misure tecniche e organizzative adeguate (ad esempio anonimizzazione, cifratura ecc.).
La tua azienda/organizzazione deve assicurarsi inoltre che i dati in suo possesso siano accurati e aggiornati.
Esempio
Dati conservati troppo a lungo senza aggiornamento
La tua azienda/organizzazione gestisce un ufficio di collocamento e a tal fine raccoglie i CV delle persone in cerca di lavoro, che pagano una quota in cambio dei servizi di intermediazione. Hai intenzione di conservare i dati per 20 anni e non hai predisposto alcuna misura per aggiornare i CV. Il periodo di conservazione non sembra proporzionato allo scopo di trovare un impiego per una persona nel breve-medio termine. Inoltre, il fatto di non richiedere aggiornamenti dei CV a intervalli regolari rende inutili alcune ricerche di lavoro dopo un certo periodo di tempo (ad esempio perché quella persona ha acquisito nuove qualifiche).
Riferimenti
Example
Data kept for too long without an update
Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).