Atsakymas
Duomenis reikia saugoti kuo trumpesnį laiką. Nustatant saugojimo laikotarpį reikėtų atsižvelgti į priežastis, dėl kurių jūsų įmonei ar organizacijai reikia tvarkyti duomenis, ir visas teisines prievoles saugoti duomenis nustatytą laikotarpį (pvz., nacionaliniuose darbo, mokesčių ar kovos su sukčiavimu įstatymuose nustatytą reikalavimą savo darbuotojų asmens duomenis saugoti nustatytą laikotarpį, produkto garantijos trukmę ir pan.).
Jūsų įmonė ar organizacija turėtų nustatyti terminus, per kiek laiko saugomi duomenys turi būti ištrinti arba peržiūrėti.
Išimtiniais atvejais asmens duomenis galima saugoti ilgiau archyvavimo tikslais viešojo intereso labui arba mokslinių ar istorinių tyrimų tikslais, tačiau turi būti imamasi techninių ir organizacinių priemonių (kaip antai anoniminimo, šifravimo ir pan.).
Jūsų įmonė ar organizacija taip pat privalo užtikrinti, kad turimi duomenys būtų tikslūs ir atnaujinti.
Pavyzdys
Duomenys laikomi per ilgai be atnaujinimo
Jūsų įmonė ar organizacija vykdo įdarbinimo agentūros veiklą, todėl renka darbo ieškančių asmenų gyvenimo aprašymus. Už savo tarpininkavimo paslaugas gaunate tam tikrą mokestį. Duomenis planuojate saugoti 20 metų, tačiau neturite jokių priemonių, kaip atnaujinti saugomus gyvenimo aprašymus. Saugojimo laikotarpis neatrodo proporcingas tikslui – rasti asmenims darbą trumpam arba vidutinės trukmės laikotarpiui. Be to, tai, kad reguliariai neprašote atnaujinti gyvenimo aprašymų, sumažina kai kurių paieškų veiksmingumą, jeigu asmuo pradeda ieškoti darbo po tam tikro laiko (pvz., asmuo gali būti įgijęs naujų kvalifikacijų).
Nuorodos
Example
Data kept for too long without an update
Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).