Răspuns
Trebuie să stocați datele pentru o perioadă cât mai scurtă posibil. Perioada ar trebui să țină seama de motivele pentru care societatea/organizația dvs. trebuie să prelucreze datele, precum și de eventuale obligații juridice de a păstra datele o perioadă fixă de timp (de exemplu, legile privind ocuparea forței de muncă, legile fiscale sau legile antifraudă naționale care vă impun păstrarea datelor cu caracter personal despre angajații dvs. pentru o perioadă determinată, durata garanției produselor etc.).
Societatea/organizația dvs. ar trebui să stabilească termene pentru ștergerea sau revizuirea datelor stocate.
Ca excepție, datele cu caracter personal pot fi păstrate o perioadă mai îndelungată în scopuri de arhivare în interes public ori în scopuri de cercetare științifică sau istorică, cu condiția să fie puse în aplicare măsuri de ordin tehnic și organizatoric adecvate (precum anonimizare, criptare etc.).
De asemenea, societatea/organizația dvs. trebuie să se asigure că datele pe care le deține sunt exacte și să le actualizeze.
Exemplu
Date păstrate prea mult timp fără actualizare
Societatea/organizația dvs. administrează un birou de recrutări și, în acest scop, colectează CV-uri ale unor persoane dornice de angajare, care, în schimbul serviciilor dvs. de intermediere, vă plătesc o taxă. Intenționați să păstrați datele timp de 20 de ani și nu aveți măsuri de actualizare a CV-urilor. Perioada de stocare nu pare proporțională cu scopul de a găsi un loc de muncă pentru o persoană pe termen scurt până la mediu. Mai mult, faptul că nu cereți actualizări ale CV-urilor la intervale regulate face ca unele căutări să fie inutile pentru persoana care caută un loc de muncă după o anumită perioadă de timp (de exemplu, pentru că persoana respectivă a dobândit calificări noi).
Referințe
Example
Data kept for too long without an update
Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).