Antwoord
Gegevens moeten voor de kortst mogelijke tijd worden opgeslagen. Voor de berekening van die periode moet rekening worden gehouden met de redenen waarom uw onderneming/organisatie de gegevens dient te verwerken en met eventuele wettelijke verplichtingen om de gegevens gedurende een vaste periode te bewaren (bijvoorbeeld nationale arbeids-, belasting- of fraudebestrijdingswetten die u verplichten om persoonsgegevens over uw werknemers gedurende een bepaalde periode te bewaren, productgarantieduur enz.).
Uw onderneming/organisatie dient termijnen vast te stellen voor het wissen of het herzien van de opgeslagen gegevens.
Bij wijze van uitzondering mogen persoonsgegevens gedurende een langere periode worden bewaard met het oog op archivering in het algemeen belang of voor wetenschappelijk of historisch onderzoek, mits passende technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen (zoals anonimisering, versleuteling enz.).
Tevens moet uw onderneming/organisatie ervoor zorgen dat de bewaarde gegevens juist zijn en bijgewerkt blijven.
Voorbeeld
Gegevens te lang bewaard zonder actualisering
Uw onderneming/organisatie exploiteert een wervingsbureau en verzamelt daarvoor cv's van werkzoekenden die, in ruil voor de aangeboden bemiddelingsdiensten, een vergoeding betalen. Uw onderneming/organisatie wenst de gegevens twintig jaar te bewaren maar uw onderneming/organisatie heeft geen maatregelen getroffen om de cv’s te actualiseren. De opslagperiode lijkt niet evenredig met het doel om op korte tot middellange termijn werk voor iemand te vinden. Doordat uw onderneming/bedrijf niet regelmatig om een actualisering van de cv’s vraagt, wordt een deel van de zoekopdrachten na een bepaalde tijd bovendien nutteloos voor de werkzoekende (bijvoorbeeld omdat de betrokkene nieuwe kwalificaties heeft verworven).
Referenties
Example
Data kept for too long without an update
Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).