Политика за управление и архивиране на документи

Политика за управление на документи

Политиката на Комисията за управление на документи, наричана e-Domec (акроним от англ. „electronic archiving and document management in the European Commission“ — „електронно архивиране и управление на документи в Европейската комисия“), има за цел да се осигури последователност при управлението на документи във всички ведомства на Комисията. Единните стандартни правила позволяват на Комисията по всяко време да предоставя информация по въпросите, за които отговаря. Тези правила се прилагат чрез информационната система Ares/NomCom.

Съхраняване на досиета

Досиетата трябва да се съхраняват с цел доброто функциониране на Комисията като публична служба от административна и правна гледна точка.

Чрез съхраняването на досиетата също така се осигуряват прозрачност и спазване на правото на достъп и се дава възможност за отваряне за обществеността на историческите архиви след 30 години.

Същевременно не е необходимо всички досиета да се съхраняват завинаги. Някои от тях се съхраняват за постоянно, а други — за определен период от време.

Правно основание

• Решение на Комисията относно управлението на записи и архиви
• Правила за прилагане на Комисията относно управлението на записи и архиви
• Четвърто преразглеждане на общия за Комисията списък за съхранение на досиета на Европейската комисия
• Декларация за поверителност относно управлението и съхранението (в краткосрочен и средносрочен план) на документи на Комисията
• Декларация за поверителност относно управлението и дългосрочното съхранение на архивите на Европейската комисия

Политика на Комисията относно архивите

Политиката на Комисията относно архивите включва както вътрешни процедури и стратегии по отношение на архивите, така и сътрудничество и координация с други институции и организации.

Какво прави Комисията във вътрешен план

Комисията определя правната рамка, стратегиите и процедурите за управление на своите архиви и за отварянето им за обществеността след 30 години.

В общия списък на Комисията за съхранение се посочват условията и сроковете за съхранение за всеки вид досие на Комисията. След като дадено досие бъде сметнато за приключено, съгласно списъка се определя дали то следва да бъде запазено или унищожено. С течение на времето (максимум 15 години) Комисията трябва да избере архивите, които желае да запази като исторически архиви.

Какво прави Комисията във външен план

Комисията насърчава сътрудничеството в областта на архивите с държавите от ЕС и с други институции на ЕС и международни архивни организации, като:

• съпредседателства и осигурява секретариата на Европейската група по архивите, която се състои от експерти на високо равнище от всички държави от ЕС
• поддържа тесни връзки с Форума DLM
• работи съвместно с другите институции на ЕС в междуинституционалната работна група по архивите.