Dokumentenverwaltung
Die Dokumentenverwaltung in der Kommission – bekannt unter dem Akronym e-Domec (elektronische Verwaltung und Archivierung von Dokumenten in der Europäischen Kommission) – zielt darauf ab, die Kohärenz der Dokumentenverwaltung in allen Kommissionsdienststellen sicherzustellen. Dank einheitlicher Standardvorschriften ist die Kommission jederzeit in der Lage, Rechenschaft über das abzulegen, dessen sie rechenschaftspflichtig ist. Die Umsetzung der Vorschriften erfolgt über das IT-System Ares/NomCom.
Aufbewahrung von Akten
Akten müssen aus administrativen und rechtlichen Gründen aufbewahrt werden, damit die Kommission ihrer Aufgabe als öffentliche Verwaltung gerecht wird.
Die Aufbewahrung von Akten gewährleistet auch Transparenz und das Recht auf Zugang und ermöglicht die Freigabe der historischen Archive nach 30 Jahren.
Aber nicht alle Akten müssen dauerhaft aufbewahrt werden. Einige werden dauerhaft und andere für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt.
Rechtsgrundlage
- Beschluss der Kommission über die Schriftgutverwaltung und Archive
- Durchführungsbestimmungen der Kommission zum Beschluss über die Schriftgutverwaltung und Archive
- Vierte Überarbeitung der gemeinsamen Liste für die Aufbewahrung von Kommissionsakten
- Datenschutzerklärung zur Verwaltung und (kurz- und mittelfristigen) Aufbewahrung der Kommissionsdokumente
- Datenschutzerklärung zur Verwaltung und langfristigen Aufbewahrung des Archivs der Europäischen Kommission
Die Archivpolitik der Kommission
Die Archivpolitik der Kommission umfasst eine interne Komponente - Archivierungsverfahren und -strategien – und eine externe Komponente – Zusammenarbeit und Koordinierung mit anderen Einrichtungen und Interessenträgern.
Interne Maßnahmen der Kommission
Die Kommission legt den Rechtsrahmen, die Strategien und die Verfahren für die Verwaltung ihrer Archive und deren Freigabe nach 30 Jahren fest.
In der gemeinsamen Aufbewahrungsliste legt die Kommission die Bedingungen und Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Kategorien von Kommissionsakten fest. Sobald eine Akte als geschlossen gilt, wird anhand der Liste festgestellt, ob sie aufzubewahren oder zu vernichten ist. Langfristig (und spätestens nach 15 Jahren) muss die Kommission eine Auswahl der Akten treffen, die sie im historischen Archiv aufbewahren möchte.
Externe Maßnahmen der Kommission
Die Kommission arbeitet in Archivierungsangelegenheiten mit den EU-Ländern und anderen EU-Organen und mit internationalen Archiveinrichtungen zusammen, indem sie
- in der Europäischen Archivgruppe, die sich aus hochrangigen Sachverständigen aus allen EU-Ländern zusammensetzt, den Ko-Vorsitz führt und das Sekretariat stellt,
- enge Beziehungen zum DLM-Forum unterhält,
- mit den anderen EU-Organen in der Interinstitutionellen Arbeitsgruppe Archiv zusammenarbeitet.
Archives are opened by the Historical Archives Service and deposited at the Historical Archives of the European Union in Florence, Italy.