Asiakirjahallinto
Euroopan komission sähköisellä arkistointi- ja asiakirjahallintopolitiikalla (e-Domec) pyritään varmistamaan asiakirjahallinnon yhdenmukaisuus kaikissa komission yksiköissä. Vakiomuotoisten ja yhdenmukaisten menettelyjen ansiosta komissio voi milloin tahansa antaa tietoja asioista, joista se on vastuussa. Kyseiset menettelyt toteutetaan Ares/NomCom-tietojärjestelmän kautta.
Tiedostojen säilyttäminen
Tiedostot on säilytettävä, jotta komissio voi toimia asianmukaisesti julkisena palveluna hallinnollisissa ja oikeudellisissa asioissa.
Lisäksi tiedostojen säilyttäminen varmistaa avoimuuden ja tiedonsaantioikeuden sekä mahdollistaa historiallisten arkistojen avaamisen yleisölle 30 vuoden kuluttua.
Kaikkia tiedostoja ei kuitenkaan tarvitse säilyttää ikuisesti. Jotkin tiedostot talletetaan pysyvästi ja jotkin tietyn ajanjakson ajaksi.
Oikeusperusta
- Komission päätös asiakirjahallinnosta ja arkistoista
- Komission asiakirjahallintoa ja arkistoa koskevat soveltamissäännöt
- Euroopan komission tiedostojen yhteisen säilytysluettelon neljäs tarkistus
- Komission asiakirjojen hallintoa sekä (lyhyen ja keskipitkän aikavälin) säilyttämistä koskeva tietosuojaseloste
- Euroopan komission arkistojen hallinnointia ja pitkäaikaista säilyttämistä koskeva tietosuojaseloste
Euroopan komission arkistointipolitiikka
Komission arkistointipolitiikka kattaa sekä arkistoja koskevat sisäiset menettelyt ja strategiat että yhteistyön ja koordinoinnin muiden toimielinten ja osapuolten kanssa.
Komission sisäiset toimet
Komissio ottaa käyttöön oikeudelliset kehykset, strategiat ja menettelyt, jotka koskevat komission arkistojen hallinnoimista ja niiden avaamista yleisölle 30 vuoden kuluttua.
Komission yhteisessä säilytysluettelossa vahvistetaan kunkin komission asiakirjatyypin säilyttämistä koskevat edellytykset ja säilytysajat. Luettelosta käy ilmi, onko tiedostot säilytettävä vai hävitettävä, kun niiden käsittely katsotaan päättyneeksi. Komission on valittava 15 vuoden kuluessa asiakirjat, jotka se haluaa säilyttää historiallisina arkistoina.
Komission ulkoiset toimet
Komissio edistää arkistoja koskevaa yhteistyötä EU-maiden sekä muiden EU:n toimielinten ja kansainvälisten arkistointialan elinten kanssa
- toimimalla puheenjohtajana ja sihteeristönä Euroopan arkistointialan asiantuntijatyöryhmässä, jossa on korkean tason asiantuntijoita kaikista EU-maista
- pitämällä yllä tiiviitä suhteita DLM-foorumiin
- tekemällä yhteistyötä muiden EU:n toimielinten kanssa toimielinten välisessä arkistotyöryhmässä.
Archives are opened by the Historical Archives Service and deposited at the Historical Archives of the European Union in Florence, Italy.