Política de gestión de documentos
La política de gestión de documentos de la Comisión, conocida por el acrónimo e-Domec (archivo electrónico y gestión de documentos de la Comisión Europea), tiene por objeto garantizar la coherencia de la gestión de documentos en todos los servicios de la Comisión. Las normas estándar y uniformes permiten a la Comisión proporcionar en todo momento información sobre los asuntos de los que es responsable. Estas normas se aplican a través del sistema informático Ares/NomCom.
Conservación de expedientes
Los expedientes deben conservarse para el buen funcionamiento de la Comisión como servicio público desde el punto de vista administrativo y jurídico.
La conservación de expedientes también garantiza la transparencia y el derecho de acceso y permite la apertura al público de los archivos históricos al cabo de treinta años.
Sin embargo, no es necesario conservar todos los expedientes para siempre. Algunos se conservan de forma permanente y otros durante un determinado período de tiempo.
Base jurídica
- Decisión de la Comisión relativa a la gestión de documentos y archivos
- Disposiciones de aplicación de la Comisión relativas gestión de documentos y archivos
- Cuarta revisión de la lista común de conservación de expedientes de la Comisión Europea
- Declaración de privacidad relativa a la gestión y conservación (a corto y medio plazo) de documentos de la Comisión
- Declaración de confidencialidad relativa a la gestión y conservación a largo plazo de los archivos de la Comisión Europea
Política de archivo de la Comisión
La política de archivo de la Comisión incluye tanto procedimientos y estrategias internos en relación con los archivos como la cooperación y la coordinación con otras instituciones y partes.
Medidas internas de la Comisión
La Comisión establece el marco jurídico, las estrategias y los procedimientos para gestionar sus archivos y abrirlos al público al cabo de treinta años.
La lista común de conservación de la Comisión establece las condiciones y los períodos de conservación de cada tipo de expediente de la Comisión. Una vez que los expedientes se consideran cerrados, la lista determina si deben conservarse o destruirse. Con el tiempo (un máximo de quince años), la Comisión tiene que seleccionar los archivos que desea conservar como archivos históricos.
Medidas externas de la Comisión
La Comisión promueve la cooperación en materia de archivos con los países de la UE y con otras instituciones de la UE y organismos internacionales de archivo:
- copresidiendo y asumiendo la secretaría del Grupo Europeo de Archivos, compuesto por expertos de alto nivel de todos los países de la UE;
- manteniendo estrechas relaciones con el Foro DLM;
- colaborando con las demás instituciones de la UE en el Grupo de Trabajo Interinstitucional sobre Archivos.
Archives are opened by the Historical Archives Service and deposited at the Historical Archives of the European Union in Florence, Italy.