Răspuns
Tipul și cantitatea de date cu caracter personal pe care societatea/organizația are dreptul să le prelucreze depind de motivul pentru care sunt prelucrate (temeiul juridic în cauză) și de scopul în care sunt prelucrare. Societatea/organizația trebuie să respecte mai multe norme-cheie, inclusiv următoarele:
- datele cu caracter personal trebuie prelucrate într-un mod legal și transparent, garantând echitatea în ceea ce privește persoanele fizice ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate („legalitate, echitate și transparență”);
- trebuie să existe scopuri specifice ale prelucrării datelor și societatea/organizația trebuie să informeze persoanele fizice în legătură cu scopurile respective atunci când le colectează date cu caracter personal. Societatea/organizația nu poate colecta pur și simplu date cu caracter personal în scopuri nedefinite („limitări legate de scop”);
- societatea/organizația trebuie să colecteze și să prelucreze numai acele date cu caracter personal care sunt necesare pentru îndeplinirea scopului respectiv („reducerea la minimum a datelor”);
- societatea/organizația trebuie să se asigure că datele cu caracter personal sunt exacte și actualizate, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, și să fie corectate în caz contrar („exactitate”);
- societatea/organizația nu are dreptul să utilizeze datele cu caracter personal în alte scopuri care nu sunt compatibile cu scopul inițial;
- societatea/organizația trebuie să se asigure că datele cu caracter personal nu sunt stocate mai mult timp decât este necesar pentru scopurile în care au fost colectate („limitări legate de stocare”);
- societatea/organizația trebuie să prevadă garanții tehnice și organizaționale adecvate care să asigure securitatea datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnologice adecvate („integritate și confidențialitate”).
Exemplu
Societatea/organizația dvs. administrează o agenție de turism. Când obțineți date cu caracter personal ale clienților dvs., ar trebui să le explicați într-un limbaj clar și simplu de ce aveți nevoie de datele respective, cum le veți utiliza și cât timp intenționați să le păstrați. Prelucrarea ar trebui adaptată la principiile-cheie de protecție a datelor.
Referințe
Example
Your company/organisation runs a travel agency. When you obtain your clients’ personal data, you should explain in clear and plain language why you need the data, how you’ll be using it, and how long you intend to keep it. The processing should be tailored in a way that respects the key data protection principles.