Odgovor
Voditelj obrade utvrđuje svrhe za koje se i načine na koje se obrađuju osobni podaci. Stoga, ako vaše društvo/organizacija odlučuje o tome „zašto” i „kako” osobni podaci trebaju biti obrađivani, ono je voditelj obrade. Zaposlenici koji unutar vaše organizacije obrađuju osobne podatke čine to kako biste vi ispunili svoje zadatke kao voditelj obrade.
Vaše društvo/organizacija je zajednički voditelj obrade kad zajedno s jednom organizacijom ili više organizacija zajednički određuje „zašto” i „kako” bi osobni podaci trebali biti obrađeni. Zajednički voditelji obrade moraju sklopiti dogovor kojim se utvrđuju njihove pojedinačne odgovornosti za usklađenost s pravilima OUZP-a. Glavni aspekti dogovora moraju se komunicirati pojedincima čiji se podaci obrađuju.
Izvršitelj obrade obrađuje osobne podatke samo u ime voditelja obrade. Izvršitelj obrade obično je treća strana koja je za društvo vanjska strana. No u slučaju grupacija poduzeća, jedno poduzeće može djelovati kao izvršitelj obrade za drugo poduzeće.
Obveze izvršitelja prema voditelju moraju se specificirano navesti u ugovoru ili drugom pravnom aktu. Primjerice, u ugovoru mora biti naznačeno što se događa s osobnim podacima po prestanku ugovora. Uobičajena aktivnost izvršitelja jest ponuda IT rješenja, uključujući pohranu u oblaku. Izvršitelj obrade može samo podugovoriti dio svojih zadaća drugom izvršitelju ili imenovati zajedničkog izvršitelja kada za to dobije prethodno pisano ovlaštenje voditelja obrade.
Postoje situacije u kojima subjekt može biti voditelj obrade, izvršitelj obrade ili oboje.
Primjeri
Voditelj obrade i izvršitelj obrade
Pivnica ima mnogo zaposlenika. Potpisuje ugovor s društvom za isplatu plaća kako bi isplaćivalo plaće. Pivnica govori društvu za isplatu plaća kada bi plaće trebale biti isplaćene, kada zaposlenik odlazi ili dobiva povišicu te pruža sve ostale pojedinosti za platni izvod i isplatu. Društvo za isplatu plaća pruža IT sustav i pohranjuje podatke zaposlenika. Pivnica je voditelj obrade, a društvo za isplatu plaća izvršitelj obrade.
Zajednički voditelji obrade
Vaše društvo/organizacija nudi usluge čuvanja djece putem internetske platforme. Istovremeno, vaše vaše društvo/organizacija ima ugovor s drugim društvom kojim vam se dopušta nuđenje usluga s dodanom vrijednosti. Te usluge roditeljima nude mogućnost ne samo da biraju osobu koja će im čuvati djecu, već i da iznajmljuju igrice i DVD-ove koje ta osoba može donijeti sa sobom. Oba društva uključena su u tehničku organizaciju mrežne stranice. U tom slučaju dva društva odlučila upotrebljavati platformu u obje svrhe (usluge čuvanja djece i najam DVD-ova/igrica) te će često dijeliti imena klijenata. Stoga su dva društva zajednički voditelji obrade jer ne samo da se slažu ponuditi mogućnost „kombiniranih usluga”, nego i osmišljavaju i upotrebljavaju zajedničku platformu.
Upućivanja
Examples
Controller and processor
A brewery has many employees. It signs a contract with a payroll company to pay the wages. The brewery tells the payroll company when the wages should be paid, when an employee leaves or has a pay rise, and provides all other details for the salary slip and payment. The payroll company provides the IT system and stores the employees’ data. The brewery is the data controller and the payroll company is the data processor.
Joint controllers
Your company/organisation offers babysitting services via an online platform. At the same time your company/organisation has a contract with another company allowing you to offer value-added services. Those services include the possibility for parents not only to choose the babysitter but also to rent games and DVDs that the babysitter can bring. Both companies are involved in the technical set-up of the website. In that case, the two companies have decided to use the platform for both purposes (babysitting services and DVD/games rental) and will very often share clients’ names. Therefore, the two companies are joint controllers because not only do they agree to offer the possibility of ‘combined services’ but they also design and use a common platform.