KOMMISSIONENS TILLKÄNNAGIVANDE

Vägledning om undvikande och hantering av intressekonflikter enligt budgetförordningen

(2021/C 121/01)

FRISKRIVNINGSKLAUSUL: ”Med utgångpunkt i tillämplig EU-lagstiftning ger detta dokument teknisk vägledning för personal och organ som arbetar med att genomföra, övervaka och kontrollera EU:s budget när det gäller hur EU:s bestämmelser bör tolkas och tillämpas, för att underlätta genomförandet och främja goda metoder. De exempel som lämnas i dokumentet är bara avsedda att illustrera de specifika begrepp som presenteras i varje kapitel. Endast Europeiska unionens domstol är behörig att tolka EU-rätten på ett bindande sätt.”

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1.

Hänvisningar till bestämmelser

3

2.

Inledning och vägledningens syfte

3

3.

Begreppet undvikande av intressekonflikter och skyldigheter som följer därav

4

3.1

Huvudsakliga skillnader mellan den äldre och den nuvarande budgetförordningen med avseende på intressekonflikter

4

3.2

De nya bestämmelserna om intressekonflikter i budgetförordningen från år 2018

6

3.2.1

Definition av intressekonflikt

7

3.2.2

Vem berörs

7

3.2.3

”Situationer som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt”

10

3.2.4

Skyldigheter vid intressekonflikt

12

4.

Särskilda aspekter på direkt och indirekt förvaltning

15

4.1

Intressekonflikt vid tilldelningsförfaranden

16

4.2

Andra hänvisningar till intressekonflikter i budgetförordningen från år 2018

17

4.3

Etiska frågor utan ekonomisk påverkan

18

5.

Särskilda aspekter på delad förvaltning

22

5.1

Vem gör vad vid delad förvaltning?

23

5.2

Bestämmelser om intressekonflikt i upphandlingsdirektiven

25

5.3

Särskilda aspekter på finansieringsinstrument med delad förvaltning

29

6.

Möjliga åtgärder för att undvika och hantera intressekonflikter

30

6.1

Medvetandegörande åtgärder

31

6.2

Politik, regler och förfaranden

31

6.3

Intresseförklaring, redovisning av tillgångar och oförenliga funktioner

33

6.4

Andra åtgärder

35

Bilaga I – Andra klargörande exempel på intressekonflikt

39

Bilaga II – EU:s rättsliga bestämmelser om intressekonflikt vid delad förvaltning

39

1.   HÄNVISNINGAR TILL BESTÄMMELSER

Lagstiftningsakt	Artiklar
Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (1) Budgetförordningen (nedan kallad budgetförordningen från år 2018)	Artiklarna 2, 26, 33, 36, 61, 62, 63, 69, 70, 71, 73, 76, 77, 78, 89, 136, 137, 141, 150, 154, 155, 167, 205, 209, 216, 225, 237 och bilaga I punkterna 20.6, 28.2 och 29.1.
Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (2) Budgetförordningen (nedan kallad budgetförordningen från år 2012)	Artiklarna 32, 57 och 59.
Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upphävande av direktiv 2004/18/EG (3)  (4). Direktivet om offentlig upphandling (nedan kallat upphandlingsdirektivet)	Artiklarna 2, 24, 41, 57, 58 och 83.

2.   INLEDNING OCH VÄGLEDNINGENS SYFTE

Budgetförordningen från år 2018, som trädde i kraft den 2 augusti 2018, innebar en skärpning av åtgärderna för att skydda EU:s ekonomiska intressen. Ett tydligt exempel är de stärkta bestämmelserna om intressekonflikt, som utöver direkt och indirekt förvaltning nu även uttryckligen är tillämpliga på medlemsstaternas myndigheter (oberoende av medlemsstatens egna förvaltningsbestämmelser) och på alla som medverkar i den delade förvaltningen av någon av EU-fonderna.

Situationer som innebär intressekonflikt kan uppstå när som helst. Det är mycket viktigt att antingen förhindra dem eller åtgärda dem på lämpligt sätt när de uppkommer. Detta är centralt för att slå vakt om rätten till insyn, den offentliga sektorns rykte och opartiskhet samt trovärdigheten i de rättsstatliga principer som ingår i EU:s grundläggande värden. Det är också väsentligt för att bevara allmänhetens förtroende för de offentliga myndigheternas och tjänstemännens integritet och opartiskhet samt en beslutsgång som tjänar allmänintresset. Intressekonflikter som inte förhindras eller som hanteras illa när de uppkommer kan å andra sidan påverka de offentliga organens beslutsfattande i negativ riktning, orsaka felanvändning av offentliga medel och skada ryktet. De kan också undergräva förtroendet för den offentliga sektorns kapacitet att agera på ett oberoende sätt för samhällets bästa.

Intressekonflikter måste förhindras och åtgärdas och principerna som styr förvaltningen av EU:s budget (5) måste vederbörligen beaktas. Ett viktigt inslag i ett gott styrelseskick är att förfoga över detaljerade normer och bestämmelser för hur intressekonflikter ska undvikas och hanteras.

Med tanke på den grundläggande vikt som bestämmelserna om intressekonflikter har, är överträdelser av EU:s rättsregler på denna punkt en allvarlig fråga som normalt leder till någon form av påföljd, ekonomisk eller annan, exempelvis en disciplinär påföljd (6).

Den här vägledningen har följande syften:

1.

Främja en enhetlig tolkning och tillämpning av bestämmelserna om hur intressekonflikter (7) ska undvikas, med inriktning på ekonomiska aktörer (8) och personal vid EU-institutionerna som medverkar i genomförande, övervakning och kontroll av EU:s budget inom ramen för direkt förvaltning, indirekt förvaltning eller delad förvaltning.

2.

Göra medlemsstaternas myndigheter, offentliga befattningshavare (inklusive regeringsledamöter) och alla andra som medverkar i genomförandet av EU:s budget inom ramen för delad förvaltning (9) mer medvetna om gällande bestämmelser om undvikande av intressekonflikt i budgetförordningen från år 2018 och i upphandlingsdirektivet.

3.

Göra externa samarbetsparter (10) (samt deras personal och alla som de externa samarbetsparterna har avtalsförbindelser med avseende budgetgenomförandet) som medverkar i genomförandet av EU:s budget inom ramen för indirekt förvaltning mer medvetna om gällande bestämmelser om undvikande av intressekonflikt i budgetförordningen från år 2018.

Kapitel 1–3 i denna vägledning avser alla förvaltningsformer, medan kapitlen 4 och 5 förklarar särskilda aspekter på direkt/indirekt förvaltning respektive delad förvaltning. Kapitel 6 innehåller en icke uttömmande förteckning över förslag och rekommendationer till åtgärder som kan vidtas för att undvika och hantera intressekonflikter. Dessa förslag och rekommendationer syftar till att ge EU-institutionerna och medlemsstaternas myndigheter vägledning och verktyg för att hjälpa dem att undvika intressekonflikter.

3.   BEGREPPET UNDVIKANDE AV INTRESSEKONFLIKTER OCH SKYLDIGHETER SOM FÖLJER DÄRAV

3.1   Huvudsakliga skillnader mellan den äldre och den nuvarande budgetförordningen med avseende på intressekonflikter

Budgetförordningen från år 2012

Budgetförordningen från år 2018

Artikel 57 Intressekonflikter ”1. Aktörer i budgetförvaltningen och andra personer som medverkar i genomförandet av budgeten och förvaltning, inbegripet förberedande åtgärder, revisioner eller kontroller, får inte utföra handlingar som kan leda till en konflikt mellan deras egenintresse och unionens intresse. Om en sådan situation uppstår, ska personen i fråga avstå från att utföra handlingen och underrätta den delegerade utanordnaren som skriftligen ska bekräfta huruvida en intressekonflikt existerar. Personen i fråga ska också underrätta sin närmaste överordnade. Om en intressekonflikt konstateras ska personen i fråga avbryta all verksamhet i ärendet. Den delegerade utanordnaren ska personligen vidta lämpliga åtgärder. 2. Vid tillämpning av punkt 1 anses en intressekonflikt föreligga om en aktör i budgetförvaltningen eller en annan person enligt punkt 1 av familjeskäl, känslomässiga skäl, skäl som hänger samman med politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller något annat gemensamt intresse med en mottagare. 3. Kommissionen ska ges befogenhet att anta delegerade akter enligt artikel 210 som definierar vad som kan utgöra intressekonflikter samt vilket förfarande som ska följas i sådana fall.” Artikel 32 i tillämpningsbestämmelserna till budgetförordningen från år 2012 (11) Handlingar som kan medföra intressekonflikter samt förfaranden i dessa fall (Artikel 57 i budgetförordningen) ”1. Utan att detta påverkar möjligheten att samma handlingar också kan vara olagliga i den mening som avses i artikel 106.1 d i budgetförordningen, kan handlingar som kan medföra intressekonflikter i den mening som avses i artikel 57.2 i budgetförordningen bland annat bestå i att a) ge sig själv eller andra oberättigade direkta eller indirekta fördelar, b) vägra ge en mottagare de rättigheter eller fördelar som vederbörande har rätt till, c) utföra oberättigade eller oegentliga handlingar eller att underlåta att utföra nödvändiga handlingar. Till övriga handlingar som sannolikt kan medföra intressekonflikt hör om en person som deltar i en utvärderingskommitté inom ett upphandlings- eller bidragsförfarande själv, direkt eller indirekt, ekonomiskt kan gynnas av resultatet av förfarandet i fråga och således inte med säkerhet kan förväntas agera opartiskt och objektivt. 2. Om en anställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna utan godkännande i förhand från sin överordnade deltar i ett förfarande som sökande, anbudssökande eller anbudsgivare ska en intressekonflikt anses föreligga. 3. Om en intressekonflikt uppstår ska den delegerade utanordnaren vidta lämpliga åtgärder för att förebygga att den person som befinner sig i sådan intressekonflikt kan påverka processen eller förfarandet i fråga.”.

Artikel 61 (vår understrykning) Intressekonflikter ”1. Aktörer i budgetförvaltningen i den mening som avses i kapitel 4 i denna avdelning och andra personer, inklusive nationella myndigheter på alla nivåer, som medverkar i genomförandet av budgeten inom ramen för direkt, indirekt och delad förvaltning, inbegripet förberedande åtgärder, revisioner eller kontroller, får inte utföra handlingar som kan leda till en konflikt mellan deras egenintresse och unionens intresse. De ska också vidta lämpliga åtgärder för att förhindra att en intressekonflikt uppstår vid utförandet av uppgifter inom deras behörighet och för att åtgärda situationer som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt. 2. Om det föreligger risk för en intressekonflikt som inbegriper en anställd vid en nationell myndighet, ska personen i fråga underrätta sin närmaste överordnade. Om en sådan risk föreligger för en anställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna ska personen i fråga underrätta den berörda delegerade utanordnaren. Den berörda närmaste överordnade eller den berörda delegerade utanordnaren ska skriftligen fastställa om en intressekonflikt föreligger. Om en intressekonflikt konstateras ska tillsättningsmyndigheten eller den berörda nationella myndigheten säkerställa att personen i fråga avbryter all verksamhet i ärendet. Den berörda delegerade utanordnaren eller den berörda nationella myndigheten ska säkerställa att eventuella ytterligare lämpliga åtgärder vidtas i enlighet med tillämplig rätt. 3. Vid tillämpning av punkt 1 anses en intressekonflikt föreligga om en aktör i budgetförvaltningen eller en annan person enligt punkt 1 av familjeskäl, känslomässiga skäl, skäl som hänger samman med politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller något annat direkt eller indirekt personligt intresse sätter en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel.”

Budgetförordningen från år 2018 har uttryckligen utvidgat tillämpningsområdet för bestämmelsen om intressekonflikter till att omfatta alla förvaltningsformer (12) och alla aktörer, däribland nationella myndigheter på alla nivåer, som medverkar i genomförandet av EU:s budget, även de som utför förberedande arbete och revision, samt de som verkställer kontroller.

De huvudsakliga förändringar som infördes genom budgetförordningen från år 2018 avseende intressekonflikter är följande:

—	Bredare tillämpningsområde: Bestämmelserna är nu uttryckligen tillämpliga inte bara på direkt och indirekt förvaltning utan även på delad förvaltning - och på nationella och regionala myndigheter på alla nivåer, däribland regeringsledamöter.

—	Omformulerad definition av intressekonflikt: Begreppet omfattar nu ”något annat direkt eller indirekt personligt intresse” vilket är bredare än ”varje annat gemensamt intresse med mottagaren” i artikel 57 i budgetförordningen från år 2012.

—

Nya situationer omfattas: Budgetförordningen kräver uttryckligen inte bara att man ska förebygga intressekonflikter utan även att dessa situationer ska hanteras, däribland ”situationer som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt”. Denna bestämmelse skärper kravet på att förebygga intressekonflikter.

Delad förvaltning

Före budgetförordningen från år 2018 var bestämmelserna om intressekonflikt enligt artikel 57 i budgetförordningen från år 2012 inte direkt tillämpliga i medlemsstaterna när EU:s budget genomfördes med delad förvaltning. I synnerhet eftersom de åtgärder som ska vidtas enligt artikel 57 i budgetförordningen från år 2012 enbart inriktades på den delegerade utanordnarens uppgifter, var denna bestämmelse enbart tillämplig på personalen vid EU:s institutioner och organ.

I artikel 59.1 i budgetförordningen från år 2012 föreskrevs dock att ”Kommissionen och medlemsstaterna ska rätta sig efter principerna om sund ekonomisk förvaltning, öppenhet och icke-diskriminering (13) (14) […] när de förvaltar unionens medel” samt att ”Kommissionen och medlemsstaterna ska för detta ändamål uppfylla sina respektive förpliktelser i fråga om revision och kontroller”. Redan enligt artikel 59.4 i budgetförordningen från år 2012 var de organ som medlemsstaterna utsett för att förvalta och kontrollera EU-medlen i delad förvaltning alltså skyldiga att inrätta ett effektivt och ändamålsenligt internt kontrollsystem och säkerställa att detta system fungerar.

Enligt artikel 32.1 i budgetförordningen från år 2012 ska budgeten genomföras med en effektiv och ändamålsenlig intern kontroll (oavsett förvaltningsform) och i överensstämmelse med de relevanta sektorsspecifika reglerna. Enligt artikel 32.3 c i budgetförordningen från år 2012 skulle dessa interna kontrollsystem vara utformade för att ge rimliga garantier för att undvika intressekonflikter, i alla typer av budgetförvaltning.

Undvikande av intressekonflikter var alltså en förvaltningsprincip för delad förvaltning, som fastställdes i artikel 59.1 i budgetförordningen från år 2012. Även innan budgetförordningen från år 2018 trädde i kraft var alltså medlemsstaterna skyldiga att vidta nödvändiga åtgärder för att undvika intressekonflikter när de genomförde EU:s budget i delad förvaltning enligt budgetförordningen från år 2012. Denna skyldighet fastställs till exempel tydligt i de utbetalande organens ackrediteringskriterier, inom ramen för den gemensamma jordbrukspolitiken. (15)

3.2   De nya bestämmelserna om intressekonflikter i budgetförordningen från år 2018

En viktig rättslig bestämmelse (16) om undvikande av intressekonflikter är artikel 61 i budgetförordningen från år 2018, som innehåller omarbetade bestämmelser om intressekonflikter. Från och med den 2 augusti 2018 tillämpas skyldigheten på alla medel som härrör från EU:s budget och på alla förvaltningsformer.

Artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 är direkt tillämplig i medlemsstaterna i den mån de medverkar i genomförandet av EU:s budget. Deras skyldighet att förebygga och hantera intressekonflikter, som fastställs i denna artikel, är därför inte beroende av att nationella genomförandeåtgärder antas. Men artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 reglerar inte på ett uttömmande sätt intressekonflikter och hur sådana bör hanteras, utan i den hänvisas bara till att lämpliga åtgärder måste vidtas för att förhindra och åtgärda intressekonflikter. Nationella myndigheter behåller vidare behörigheten att anta kompletterande och eventuellt mer utförliga eller striktare nationella bestämmelser, vilket framgår av hänvisningen till ”eventuella ytterligare lämpliga åtgärder [...] i enlighet med tillämplig rätt” i artikel 61.2 i budgetförordningen från år 2018.

I detta sammanhang skulle tillämpningen av sådana nationella bestämmelser inte längre uteslutande vara en nationell angelägenhet utan skulle kunna beaktas vid sådana verifieringar, kontroller och revision som kommissionens tjänstegrenar och Europeiska revisionsrätten utför, i enlighet med artikel 61.2 i budgetförordningen från år 2018. Medlemsstaterna behåller visserligen behörigheten att tillämpa egna kompletterande och/eller mer utförliga nationella bestämmelser (även om artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 är direkt tillämplig) men bör överväga att anpassa eller komplettera eventuella nationella bestämmelser som är mindre strikta eller ofullständiga för att förbättra rättssäkerheten i fråga om de tillämpliga bestämmelserna EU:s budget.

Exempel på medlemsstaters etiska bestämmelser och bestämmelser om intressekonflikter: 1. I en medlemsstat är det förbjudet för personer i ledande ställning inom den statliga förvaltningen (såsom ministrar, statssekreterare och kanslichefer) att inneha mer än 10 procent av aktierna i privata företag. 2. I en annan medlemsstat får statschefen, ministrar och parlamentsledamöter inte ta emot gåvor, inneha aktier i privata eller offentliga företag eller genomföra avtal som ingås genom offentlig upphandling. 3. I en tredje medlemsstat får ingen som innehar offentlig tjänst ägna sig åt handel om de äger mer än 10 procent av andelarna i ett företag. 4. I en fjärde medlemsstat får ministrar och parlamentsledamöter inte sitta i tillsyns- eller ledningsorgan för privata företag, och om de äger 0,5 procent eller mer av aktierna i ett privat företag måste de överlåta sina rösträtter på någon annan under sin mandattid. 5. I en femte medlemsstat måste tjänstemän vars ekonomiska ansvar, befattningsnivå eller uppdrag gör det nödvändigt inom två månader efter sin utnämning ombesörja att deras ekonomiska tillgångar under tjänstgöringstiden förvaltas utanför deras inflytande.

3.2.1   Definition av intressekonflikt

Vid tillämpningen av artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 anses en intressekonflikt föreligga om en aktör i budgetförvaltningen eller en annan person som medverkar i genomförandet av budgeten påverkas ”av familjeskäl, känslomässiga skäl, skäl som hänger samman med politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller något annat direkt eller indirekt personligt intresse [som] sätter en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel”.

En intressekonflikt kan uppstå även om personen själv inte faktiskt drar nytta av situationen, eftersom det räcker att omständigheterna äventyrar en opartisk och objektiv tjänsteutövning. Men omständigheterna måste ha en viss identifierbar och individuell koppling till (eller inflytande på) konkreta aspekter av personens uppförande, beteende eller förhållanden.

En koppling bara till personens övertygelser, världsåskådning, åsikter eller läggning är inte i regel eller med nödvändighet tillräckligt för att kunna betraktas som ett personligt intresse (men ett fall behöver inte likna ett annat). Men personer som medverkar i budgetgenomförandet bör utöva sin rätt till yttrandefrihet, åsiktsfrihet och sitt deltagande i det politiska och samhälleliga samfundet med hänsyn till och hantering av de risker detta kan medföra för deras opartiska tjänsteutövning och för den arbetsgivande institutionens eller myndighetens goda namn och rykte (17).

En intressekonflikt kan i regel inte heller anses föreligga om personen bara berörs därför att han eller hon utgör en del av allmänheten eller ingår i en större grupp personer, om inte personen (eller personer med anknytning till denne, exempelvis en familjemedlem) befinner sig i en särskild och annorlunda situation jämfört med den övriga allmänheten eller gruppen.

På samma sätt omfattar begreppet intressekonflikt i regel inte heller situationer där den berörda personens uppgifter vid genomförandet av EU:s budget avser beslut 1) som är av allmän karaktär och bygger på objektiva kriterier som tillämpas på en hel bransch eller en mycket stor grupp potentiella mottagare och 2) som därför inte skulle äventyras av sådana omständigheter som känslomässiga skäl, skäl som hänger samman med politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller av den omständigheten att den berörda personen eller någon av dennes familjemedlemmar befinner sig bland mottagarna.

Nationell koppling, politisk koppling, känslomässiga skäl och övriga anledningar som anges i artikel 61.3 i budgetförordningen från år 2018 är faktorer som kan äventyra opartiskhet och objektivitet hos en person som medverkar i genomförandet av budgeten. För att undvika detta bör i praktiken personer som medverkar i budgetgenomförandet hålla sig borta från deltagande, inflytande eller påtryckningar som kan påverka deras opartiskhet och objektivitet (eller uppfattningen av deras opartiskhet eller objektivitet) i tjänsteutövningen. Sådan påverkan kan särskilt förekomma på grund av vänskapsband eller personliga motsättningar, familjeanknytning, partitillhörighet, förbindelser i föreningslivet eller på grund av religiös övertygelse. Personer som medverkar i budgetgenomförandet bör grunda sin tjänsteutövning och sina yrkesmässiga bedömningar endast på lagligen tillåtna och objektiva kriterier och på en tillräcklig och lämplig bevisning (18).

Hänvisningen till ”något annat direkt eller indirekt personligt intresse” är bredare än formuleringen i budgetförordningen från år 2012, som hänvisade till ”varje annat gemensamt intresse med mottagaren”. Ett indirekt intresse omfattar mer än bara direkta förbindelser mellan den berörda personen och mottagaren av EU-medel.

Direkta och indirekta intressen kan även omfatta gåvor eller gästfrihet, icke-ekonomiska intressen, eller bero på deltagande i icke-statliga eller politiska organisationer (även oavlönat), eller på att den berörda personen känner samtidig lojalitet med både med en viss enhet och en annan person eller enhet, men dessa lojaliteter är inbördes oförenliga.

Exempel på personligt intresse: En chef för en förvaltande myndighet/ett utbetalande organ: 1. kan ha ett direkt personligt (familjerelaterat) intresse av att EU-medel tilldelas ett projekt som drivs av ett företag där chefens make eller partner arbetar (i så fall bör chefen hantera situationen genom att deklarera en intressekonflikt samt avstå från att delta i beslutsfattandet om det projektet) 2. kan ha ett indirekt personligt (familjerelaterat) intresse av att EU-medel tilldelas ett företag, som lovat att bygga en ny fabrik, om det är så att den största underleverantören väntas bli det företag där chefens make eller partner arbetar (i så fall bör chefen avstå från att delta i beslutsfattandet avseende tilldelningsförfarandet), eller om det är så att makens/partnerns företag äger marken där fabriken kommer att byggas.

Vilka förbindelser som anses utgöra familjeband kan variera mellan olika länder och därför bör sådana förbindelser bedömas i sitt rättsliga och kulturella sammanhang (exempelvis utifrån graden av släktskap). Men en allmän vägledning kan ta avstamp i formuleringarna i artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 och dess syfte, vilket som förklarats i kapitel 2 är att bevara integritet och opartiskhet i beslutsgången kring genomförandet av EU:s budget och allmänhetens förtroende.

—	För det första bör det noteras att artikel 61.3 i budgetförordningen från år 2018 hänvisar till familjeskäl och känslomässiga skäl separat. Det krävs alltså inget känslomässigt band mellan familjemedlemmar för att en persons opartiskhet ska kunna äventyras med anledning av familjeförhållanden.

—	För det andra står det inte i artikel 61.3 i budgetförordningen från år 2018 att familjeband automatiskt innebär en intressekonflikt, men däremot att det kan sätta den berörda personens opartiskhet på spel (det är inte alltid fallet).

—

För det tredje följer det av syftet med artikel 61 i budgetförordningen från år 2018, som är att skydda integriteten i budgetgenomförandet och allmänhetens förtroende, att begreppet ”familj” bör omfatta sådana förbindelser mellan den berörda personen och någon annan som vanligen skulle väcka rimliga misstankar om att det kan förekomma ett otillbörligt inflytande på tjänsteutövningen som beror på familjeband. Därför bör artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 åtminstone anses hänvisa till den närmaste familjen. Med begreppet den närmaste familjen avses en mycket bredare grupp än bara själva kärnfamiljen, men den exakta omfattningen är varken universellt erkänd eller definierad i EU-lagstiftningen, utom på vissa politikområden såsom migration. Kommissionens tjänstegrenar anser att ”den närmaste familjen” med tanke på kontexten kring artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 och artikelns syfte åtminstone bör anses omfatta följande relationer, även sådana som uppkommit genom adoption: make (eller en partner som personen har ett registrerat eller icke registrerat äktenskapsliknande förhållande med), barn och föräldrar, far- och morföräldrar, far- och morförälders föräldrar, barnbarn, barnbarnsbarn, bröder, systrar, halvbröder, halvsystrar (även i ombildade familjekonstellationer), farbröder och fastrar, morbröder och mostrar, brorsöner och brorsdöttrar, systersöner och systerdöttrar, kusiner, svärmor, svärfar, svärsöner, svärdöttrar, svågrar, svägerskor, styvföräldrar och styvbarn. Att något av dessa familjeband finns mellan den berörda personen och en deltagare i en upphandlingsomgång eller bidragsansökan bör åtminstone betraktas som en sådan situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt (jfr kapitel 3.2.3), om det inte undantagsvis föreligger andra objektivt trovärdiga omständigheter som motsäger detta. Förutom begreppet den närmaste familjen kan även andra band i en utvidgad familj leda till intressekonflikt, bland annat på grund av lagar och föreskrifter eller sociala normer i det berörda landet eller med hänsyn till andra omständigheter, såsom emotionella eller ekonomiska band.

—

Allmänhetens förtroende för att EU:s budget genomförs enligt sunda principer, på det sätt som krävs i artikel 61 i budgetförordningen från år 2018, måste slutligen vara ömsesidigt. Medborgare i land A måste kunna ha förtroende för integriteten i budgetgenomförandet i land B. Det finns därför mycket begränsat utrymme för avvikelser från ett land till ett annat i tillämpningen av de normer som följer av artikel 61 i budgetförordningen från år 2018.

Även personlig vänskap (eller förbindelser med gudfar, gudmor och gudbarn), som ibland kan innebära närmare relationer än de med den närmaste familjen, kan leda till att den berörda personens opartiskhet och objektivitet äventyras, på grund av det särskilda förhållandet till dessa personer.

Alla som permanent bor tillsammans med den berörda personen i dennes hushåll är åtminstone i en situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt (19), om inte den slutsatsen kan undanröjas med hjälp av ett objektivt troligt motargument.

Exempel på medlemsstaters etiska bestämmelser och bestämmelser om intressekonflikter: I en medlemsstat får parlamentsledamöter, regeringsmedlemmar och lokala förtroendevalda inte som assistent eller i sitt kabinett anställa sin make, sina barn eller sina föräldrar. Om någon annan ur familjen anställs (bröder, systrar, svågrar, svägerskor, brorsöner och brorsdöttrar, systersöner och systerdöttrar, f.d. make etc.) kräver lagen att detta måste tillkännages.

3.2.2   Vem berörs

Kommissionen ansvarar för att genomföra EU:s budget, i samarbete med medlemsstaterna, i enlighet med budgetbestämmelserna om utarbetande och genomförande av budgeten samt principen om sund ekonomisk förvaltning (artikel 317 i EUF-fördraget (20) och artikel 63.1 i budgetförordningen).

Ekonomiska aktörer och andra personer (på EU-nivå eller nationellt), däribland nationella myndigheter, berörs av artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 i den mån de på någon nivå medverkar i genomförandet av EU:s budget inom ramen för direkt, indirekt eller delad förvaltning (även genom förberedande arbete, revision eller kontroll). Detta innebär att artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 är tillämplig på alla personer och enheter i medlemsstaternas jurisdiktion (21) som medverkar i genomförandet av EU:s budget (22).

Artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 är tillämplig på följande personer: i) Ekonomiska aktörer (23) (avdelning IV, kapitel 4, artiklarna 73, 76, 77 och 89 i budgetförordningen från år 2018) som också är utanordnare (varje EU-institution är utanordnare och delegerar eller vidaredelegerar dessa uppgifter till personal på lämplig nivå); Räkenskapsförare (utses bland tjänstemän som omfattas av tjänsteföreskrifterna (24) vid varje EU-institution); Förskottsförvaltare (utses genom beslut av institutionens räkenskapsförare, på den ansvariga utanordnarens motiverade förslag). ii) Övrig personal som medverkar i genomförandet av EU:s budget (däribland ledamöter i öppnings- och utvärderingskommittéer samt externa experter som bistår dem (25)).

Artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 är också tillämplig på externa parter som anförtros (indirekt) förvaltning av EU-medel enligt förteckningen i artikel 62.1 c) i budgetförordningen från år 2018, samt alla enheter som slutit avtal med dem om budgetgenomförandet (exempelvis finansiella intermediärer), liksom deras anställda och ledamöter, i den mån de ingår i medlemsstaternas jurisdiktion och medverkar i genomförandet av EU:s budget (mer information och rekommendationer i kapitel 4).

Artikel 61 budgetförordningen från år 2018 är också direkt tillämplig på de genomförandeorgan som avses i artikel 69 i budgetförordningen från år 2018.

För de decentraliserade organ som avses i artikel 70 i budgetförordningen från år 2018 fastställs bestämmelser om intressekonflikt i artikel 42 i rambudgetförordningen. (26) För de offentlig-privata partnerskap som avses i artikel 71 i budgetförordningen från år 2018 fastställs bestämmelser om intressekonflikt i artikel 27 i modellbudgetförordningen. (27) Båda dessa artiklar speglar bestämmelserna i artikel 61 i budgetförordningen från år 2018, omfattar uttryckligen ledamöter i deras respektive styrelser eller styrkommittéer och artiklarna har dessutom inarbetats i alla de berörda decentraliserade organens och offentlig-privata partnerskapens budgetbestämmelser. I den mån dessa enheter genomför EU:s budget inom ramen för indirekt förvaltning är artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 tillämplig.

Vid delad förvaltning är det de nationella myndigheterna som ansvarar för att inrätta interna kontrollsystem med tydliga ansvarsområden och uppgifter, eftersom detta är viktigt för att i enskilda fall kunna avgöra i vilken mån en person ”medverkar i genomförandet av budgeten”.

Men i artikel 61.1 i budgetförordningen från år 2018 sägs att ”medverkan” inbegriper förberedande åtgärder och alla etapper av arbetet med planering, beslut, förvaltning, revison och kontroll av EU-medlen och deras användning. Begreppet omfattar alltså alla som kan påverka beslutsgången, däribland nationella, regionala och lokala myndigheter, anställda eller ledamöter av dessa myndigheter och regeringsledamöter, i den utsträckning de medverkar i någon av de ovannämnda etapperna av budgetgenomförandet.

Därför är artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 tillämplig på alla uppgifter som utförs (eller ska utföras) av den som ansvarar för och/eller har kontroll över och/eller inflytande över beslut i samband med genomförandet av EU:s budget. Men det krävs att medverkan är någorlunda väsentlig, det vill säga att personen har befogenhet att göra egna bedömningar eller på annat sätt har kontroll över genomförandet av budgeten (exempelvis behörighet att agera eller ge instruktioner till de som agerar, eller att lämna rådgivning eller yttranden till de som agerar).

Exempel på en person som arbetar för en förvaltningsmyndighet eller för kommissionens tjänsteavdelningar men som inte medverkar i genomförandet av EU:s budget och därför inte omfattas av artikel 61 i budgetförordningen från år 2018: En anställd i en kommunikationsenhet som bara sköter offentliggörandet av anbudsinfordringar på en webbplats, men som inte deltar i förberedelserna, ska inte anses medverka i budgetgenomförandet (även om personen arbetar vid en förvaltande myndighet/kommissionen).

Utöver närheten till beslutsfattandet måste även andra viktiga omständigheter vägas in, såsom ansvarets typ och omfattning (samt om det är politiskt, administrativt, rättsligt eller verkställande), befintliga funktionella eller hierarkiska förbindelser, beslutsprocessens karaktär och grad av öppenhet samt möjligheterna till offentlig granskning. Alla dessa omständigheter påverkar även om situationen ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt (jfr kapitel 3.2.4).

Exempel på personer, oberoende av befattningsnivå, som medverkar i genomförandet av EU:s budget, inklusive förberedande åtgärder, och som därför omfattas av artikel 61 i budgetförordningen från år 2018: 1. En regeringsledamot eller kommissionsledamot som direkt eller indirekt har möjlighet att lämna instruktioner eller påverka en myndighet eller tjänsteinstans som förvaltar EU-medel (detta är relevant om det finns en risk för att befattningen leder till konkreta situationer som utgör eller kan uppfattas som en intressekonflikt). 2. En chef för en nationell eller regional myndighet/vid kommissionen/ett EU-organ, ett EU-kontor eller en EU-byrå som förvaltar EU-medel och har befogenhet att lämna instruktioner till en person som ansvarar för att bedöma ansökningar om EU-finansiering (samma som ovan). 3. En person som är anställd vid en nationell eller regional myndighet/kommissionen/ett EU-organ, ett EU-kontor eller en EU-byrå som förvaltar EU-medel och ansvarar för att förvalta upphandlingsavtal eller bidrag (samma som ovan). 4. En person som är anställd vid ett utbetalande organ/en attesterande myndighet/revisionsmyndighet/kommissionen (eller en person/en enhet som fått entreprenad på uppgiften) och ansvarar för att utföra revision av hur EU-medlen genomförts.

Sammansättning av rådgivande grupper i samband med budgetgenomförandet

Privata intressen kan påverka genomförandet av de offentliga finanserna, via rådgivande grupper som tillsätts av offentliga myndigheter. En rådgivande grupp eller expertgrupp omfattar alla typer av kommittéer, styrelser, paneler, arbetsgrupper och liknande samt alla underkommittéer eller undergrupper till dessa som bistår EU-institutioner och nationella myndigheter med råd, sakkunskap eller rekommendationer i fråga om budgetgenomförandet. De består vanligen av företrädare för offentliga myndigheter, näringslivet och/eller det civila samhället och kan inrättas både av EU-institutioner och nationella myndigheter.

Om exempelvis privata intressen kraftigt styr eller påverkar de rådgivande gruppernas verksamhet kan det medföra en integritetsrisk för budgetgenomförandet. När till exempel företagsledare eller företrädare för intresseorganisationer ger regeringar råd i egenskap av ledamöter i en rådgivande grupp utgör de deltagare i beslutsprocessen med direkt inflytande på beslutsfattarna, samtidigt som de även fortsättningsvis har egna privata intressen. Den sakkunskap som rådgivande grupper bistår med är förstås viktig för en beslutsprocess av god kvalitet men det är alltså lika viktigt att dessa grupper har en balanserad sammansättning med företrädare för olika kunskaps- och intresseområden med anknytning till det aktuella organets särskilda uppgifter och/eller beslut.

Vid tillämpningen av artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 på sådana rådgivande grupper är det viktigt att skilja på de branschintressen och samhällsintressen de officiellt företräder i den rådgivande gruppen å ena sidan och å andra sidan deltagarens personliga intressen (t.ex. därför att ett projekt som framläggs för den rådgivande gruppen drivs av deltagarens make eller partner). I så fall måste deltagaren vara öppen med sin situation och avstå från att delta i överläggningarna om det projektet.

3.2.3   ”Situationer som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt”

All verksamhet och alla intressen som kan hindra en aktör i budgetförvaltningen eller annan person från att på ett opartiskt och objektivt sätt utföra sina åligganden, och därmed kan påverka allmänhetens förtroende för en sund ekonomisk förvaltning av EU:s budget, utgör en situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt.

En situation som kan uppfattas som en intressekonflikt kan bland annat föreligga när en person, oavsett avsikt, rimligen kan anses ha konkurrerande personliga och offentliga intressen som riskerar att undergräva personens möjligheter att fullgöra sina uppgifter och åligganden på ett opartiskt och objektivt sätt (dvs. en risk eller möjlighet för favoritism eller fientlighet med anledning av familjeband, nationell eller politisk koppling utgör en sådan situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt). En situation som kan uppfattas som en intressekonflikt innehåller objektiva omständigheter som påverkar tilliten till och förtroendet för en persons eller en enhets oberoende och opartiskhet, även om intressekonflikten inte realiseras (28) eller om personen inte faktiskt gynnas av situationen. Det är i detta sammanhang mycket viktigt att värna både om att bestämmelserna om undvikande av intressekonflikter faktiskt efterlevs och om att undvika att en skäligen välinformerad, objektiv person som är i god tro kan komma att tvivla på den person som medverkar i budgetgenomförandet.

I och med att artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 innehåller formuleringen ”situationer som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt” har den delvis anpassats till den definition av intressekonflikter som ges i upphandlingsdirektivet. Men till skillnad från upphandlingsdirektivet innehåller artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 ordet ”objektiv”. Detta lades till i budgetförordningen från år 2018 för att betona vikten av att grunda bedömningen av vilka situationer som kan uppfattas som en intressekonflikt på objektiva och rimliga hänsynstaganden. Detta omfattar bland annat kontrollerbara faktiska tecken på att det finns kopplingar (29) mellan befattningen och de intressen som står på spel, till exempel behörighet att agera eller lämna instruktioner, anknytning via en tredje person, fortsatt anknytning till tidigare befattningar, anknytning till framtida befattningar eller en hierarkisk och/eller funktionsbetingad anknytning.

Intresset måste vara tillräckligt betydande för att kunna uppfattas som ett sådant som kan sätta en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel. I regel kan man anse att ju högre befattning och ju större ansvar eller intresse eller ju närmare medverkan i budgetgenomförandet, desto troligare är det att situationen kan uppfattas som en intressekonflikt.

På denna punkt fastställs i artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 inga närmare kvantitativa trösklar för vilka intressen som kan anses ge upphov till en intressekonflikt, och det framstår inte heller som görligt. Ett innehav på tio procent av ett företag kan tyckas litet men det (eller en mindre andel) kan vara tillräckligt för att utgöra den största enskilda aktieposten i det berörda företaget, det kan åtföljas av rätten att blockera viktiga beslut i företaget eller utgöra en väsentlig tillgång med tanke på företagets storlek. I sådana situationer behövs en grundlig genomgång av varje enskilt fall.

Exempel på när en person som arbetar för en förvaltningsmyndighet/ett utbetalande organ (eller en nationell upphandlande myndighet) eller för kommissionen och som ansvarar för att bedöma ansökningar om EU-finansiering kan komma att befinna sig i en intressekonflikt eller en situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt: 1. Personen (eller dennes partner) utför samtidigt konsultarbete som gäller inlämnande av ansökningar om EU-finansiering, antingen för en konsultbyrå eller för en utomstående tjänsteleverantör till konsultbyrån. 2. Personen (eller någon i dennes närmaste familj) äger direkt eller indirekt ett företag som ansöker om EU-finansiering. 3. Personen är nära vän med ledaren/ägaren av ett företag som ansöker om EU-finansiering. 4. Personen kandiderar (som medlem i ett politiskt parti) till ett offentligt ämbete och det politiska partiet har affärsförbindelser med någon som ansöker om EU-finansiering. 5. Innan personen lämnar sitt offentliga ämbete förhandlar denne om sin framtida anställning med ett företag som ansöker om EU-finansiering (30) (eller ett dotterbolag, bolag i samma koncern eller ett bolag som på annat sätt delar ägarskap med det företag som ansöker om EU-finansiering). 6. Personen hade nyligen en ledande ställning i ett företag som ansöker om EU-finansiering och ansvarade för den sektor i bolaget som nu begär finansiering. 7. Om personen bor i en kommun som ansöker om finansiering för infrastruktur bör detta inte nödvändigtvis objektivt uppfattas som en intressekonflikt. Ju större gynnad grupp som personen tillhör (i detta fall alla som bor i kommunen) desto mer utspädd är i regel risken för intressekonflikt. Men en bedömning från fall till fall är ändå nödvändig om personen till exempel skulle gynnas av finansieringsåtgärden på något särskilt sätt, t.ex. med avseende på offentlig infrastruktur som skulle öka fastighetsvärdet i området, vilket skulle kunna ge intressekonflikt eller leda till en situation som kan uppfattas som en intressekonflikt.

3.2.4   Skyldigheter vid intressekonflikt

Bestämmelserna om intressekonflikt bör tillämpas på ett brett och förebyggande sätt, eftersom de i första hand syftar till att hindra personer från att befinna sig i situationer där de kan använda sitt inflytande på ett sätt som styrs av deras egenintresse. Om det verkar som om personliga intressen kan äventyra opartiska beslut från någon som medverkar i genomförandet av EU:s budget, antingen genom att vissa val gynnas eller därför att personen är överdrivet kritisk eller fientligt inställd för att undanröja alla misstankar om favoritism, bör situationen snabbt lösas innan den leder till rättsstridiga handlingar.

Om det förekommer en situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt bör den undersökas och lösas på ett sådant sätt att den inte längre objektivt kan uppfattas som en intressekonflikt. Utan att det hindrar tillämpningen av striktare nationella bestämmelser ska aktörer i budgetförvaltningen och andra personer som medverkar i genomförandet av EU:s budget göra följande:

—

Avstå från att vidta några åtgärder som kan leda till en konflikt mellan deras egenintresse och unionens intresse. Exempel: Avstå från alla åtgärder som rör deras personliga intressen. En person får inte besluta om tilldelning av offentliga medel, utvärdera, utöva tillsyn, kontrollera eller utföra revision av projekt där de (eller deras personliga vänner eller närmaste familj) kommer att delta eller har deltagit.

—

Vidta lämpliga åtgärder för att förhindra att intressekonflikter uppstår vid utförandet av uppgifter inom deras ansvarsområde. Exempel: Den berörda personen måste avstå från att delta i beslut som påverkar tilldelning av medel till egna enheter (eller den närmaste familjen). Det måste säkerställas att det inte förekommer någon påverkan på beslutsfattande (31) med koppling till budgetgenomförandet. Som exempel kan nämnas att (bidragsberättigande) jordbruksmark automatiskt (utan urvalsförfarande) ger innehavaren rätt att få direktstöd från Europeiska garantifonden för jordbruket. I sådana situationer bör den berörda personen inte delta i beslut om vilka markavsnitt som ska vara stödberättigande.

—

Vidta lämpliga åtgärder för att åtgärda situationer som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt. Exempel: Den berörda personen skulle kunna vidta åtgärder för att säkerställa att han eller hon inte längre medverkar i någon av etapperna av budgetgenomförandet, eller inte längre har några sådana ekonomiska intressen eller andra personliga intressen som avses i artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 i förhållande till en enhet som ansöker om EU-finansiering. Personen kan på så sätt kapa alla band till enheten. Alternativt bör den berörda personen avstå från att delta i beslut om tilldelning av EU-medel till enheten (även genom att avgå, om situationen inte skulle lösas på ett tillfredsställande sätt genom att personen avstår från att delta i behandlingen av vissa punkter). Ett annat alternativ är att enheten drar tillbaka sin ansökan om EU-finansiering. Nedanstående åtgärder måste vidtas om det finns risk för en intressekonflikt som rör en person som medverkar i genomförandet av EU:s budget.

—	Personen ska underrätta sin närmast överordnade om situationen (eller den berörda delegerade utanordnaren) (god praxis för personer i politiskt utsatt ställning är att personen själv yppar relevanta personliga intressen i en offentlig intresseförklaring).

—

Den berörda överordnade (eller den berörda delegerade utanordnaren) ska skriftligen bekräfta om en intressekonflikt föreligger eller ej (och den berörda personen är skyldig att avvakta beslutet för att inte åstadkomma en situation med fullbordat faktum). Den överordnade ska visa prov på gott omdöme och noggrant överväga om det är troligt att någon som kände till omständigheterna i fallet skulle kunna tro att organisationens integritet äventyrats av en olöst intressekonflikt. Den närmast överordnade bör utvärdera behovet av att ersätta den person som har redovisat en tänkbar intressekonflikt. Innan dess, och utan att det hindrar tillämpningen av gällande lag, bör myndigheten eller den överordnade diskutera situationen med den berörda personen för att bättre bedöma risken för partiskhet i tjänsteutövningen.

—	Om det fastställs att en intressekonflikt föreligger ska den berörda nationella myndigheten (eller tillsättningsmyndigheten) se till att den anställde upphör med all verksamhet som rör budgetgenomförandet, däribland förberedande åtgärder.

Artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 kräver även att den nationella myndigheten (eller den berörda delegerade utanordnaren) ska säkerställa att eventuella ytterligare lämpliga åtgärder vidtas i enlighet med tillämplig lag (jfr kapitel 3.2 och 6.2). Detta är viktigt inte bara för att hantera frågan utan även för att säkerställa kontinuitet i verksamheten. På denna punkt kan det hända att myndigheten (eller den berörda delegerade utanordnaren) behöver inhämta råd eller ingripande från andra behöriga organ, i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Slutligen bör man å ena sidan i olösta situationer som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt - eller i närvaro av en realiserad intressekonflikt, t.ex. därför att en anställd faktiskt utnyttjat sitt inflytande för att främja eller avsiktligt gynna en ekonomisk enhet som ägs av någon i den närmaste familjen - utreda hur detta påverkat EU:s budgetgenomförande (32) även i syfte att fastställa lämpliga avhjälpande åtgärder (t.ex. annullera tilldelningsförfarandet och göra en ny bedömning, annullera avtal eller överenskommelser, tillfälligt upphöra med utbetalningar, göra finansiella korrigeringar och återvinna medel). Detta kan i regel också anses utgöra en sådan rättsstridig handling som avses i förvaltningsrätt, lagstiftning om offentlig anställning eller straffrätten och bör bestraffas som sådan. Å andra sidan bör fall där anbudssökande, anbudsgivare eller bidragssökande försökt att otillbörligen påverka ett tilldelningsförfarande eller erhålla konfidentiell information åtminstone behandlas som allvarligt fel i yrkesutövningen och bör leda till uteslutning från deltagande i tilldelningsförfaranden (i likhet med det som sker vid direkt/indirekt förvaltning enligt artikel 136.1 c, iv och v – jfr kapitel 4).

4.   SÄRSKILDA ASPEKTER PÅ DIREKT OCH INDIREKT FÖRVALTNING

I artikel 36.3 c) i budgetförordningen från år 2018 sägs i fråga om intern kontroll av budgetgenomförandet för alla förvaltningsformer (inklusive direkt och indirekt förvaltning) att de interna kontrollerna måste göra det möjligt att undvika intressekonflikter.

Vid direkt förvaltning är det i enlighet med artikel 62.1 a i budgetförordningen från år 2018 kommissionen (och därmed alltså kommissionens personal) som genomför budgeten direkt.

Vid indirekt förvaltning i enlighet med artikel 62.1 c) i budgetförordningen från år 2018 (33) anförtror kommissionen budgetgenomförandet till externa partners. Exempel på sådana externa samarbetsparter är internationella organisationer samordnade av FN, Europeiska banken för återuppbyggnad och utveckling, Europeiska investeringsbanken, Europeiska investeringsfonden, EU-organ (34), privaträttsliga organ med offentliga förvaltningsuppgifter, offentligrättsliga organ inklusive medlemsstatsorganisationer samt tredjeland (35) eller de organ som dessa utser.

Även om de externa samarbetsparterna ansvarar för att införa och upprätthålla ett effektivt och ändamålsenligt internt kontrollsystem är det kommissionen som bär det yttersta ansvaret och kan ställas till svars för genomförandet av EU:s budget. Därför bör kommissionen ta med den skyldighet att undvika intressekonflikter som följer av artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 i (nya eller omarbetade) avtal med sina externa parter. Detta är ännu viktigare om den externa samarbetsparten inte lyder under medlemsstaternas jurisdiktion (36) (jfr kapitel 3.2.2). Den externa samarbetsparten bör även ta in dessa skyldigheter i sina egna avtal med andra enheter (genomförandeorgan eller finansiella intermediärer) med vilka de har ingått avtal om budgetgenomförandet. De externa parterna är dock fortsatt behöriga att anta kompletterande och eventuellt mer uttömmande och/eller striktare bestämmelser, men de måste åtminstone följa de skyldigheter som följer av artikel 61 i budgetförordningen från år 2018.

Kommissionen har även i uppgift att utöva tillsyn över dessa samarbetsparter så att de fullgör sina skyldigheter (37). Detta är obligatoriskt och relevant eftersom kommissionen vid indirekt förvaltning ska säkerställa att de externa samarbetsparterna erbjuder en skyddsnivå för EU:s ekonomiska intressen som är likvärdig med den som föreskrivs för direkt förvaltning (38).

Vid direkt förvaltning är det möjligt att kontinuerligt arbeta med förebyggande, upptäckt och hantering av intressekonflikter i alla etapper, från projektbeskrivning och genomförande fram till revision och utvärdering. Kommissionens deltagande i förebyggande, upptäckt och hantering av intressekonflikter vid indirekt förvaltning bygger även på en förhandsbedömning av den externa samarbetspartens förfaranden.

De etapper som ingår i bedömningen fastställs i artikel 154.4 i budgetförordningen från år 2018 och beskrivs närmare i kommissionens beslut (39) om fastställande av nya kravspecifikationer för den metod för pelarbedömning som ska tillämpas enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046. Metoden omfattar särskilt en bedömning av tillämpliga förfaranden för att undvika intressekonflikter inom ramen för de interna kontrollsystemen samt i tillämpliga fall även inom ramen för bidrag, upphandling och finansieringsinstrument. Först efter en positiv bedömning får enheten behörighet och kan anförtros budgetgenomförandeuppgifter.

Vid hantering av intressekonflikter inom ramen för indirekt förvaltning bör man därför inrikta sig på att förebygga intressekonflikter när budgetgenomförandet anförtros externa samarbetsparter, och på att de som utför kontroll eller revision av dessa externa partners (och alla enheter de ingått avtal med om budgetgenomförandet) upptäcker och hanterar intressekonflikter under och efter genomförandet.

De grundläggande rättsakterna (sektorslagstiftning) för olika politikområden, fonder och program kan också innehålla kompletterande bestämmelser om intressekonflikt, bland annat skyldigheten att undvika intressekonflikt. Med tanke på kommissionens åtaganden och skyldigheter i fråga om öppenhet och insyn är det viktigt att ge deltagare (40), mottagare (41), externa samarbetspartners och andra berörda klar och tydlig information om deras skyldigheter i fråga om intressekonflikter och vad konsekvenserna kan bli om skyldigheterna inte fullgörs. De behöver även få hänvisningar till relevanta rättsrum och korshänvisningar till andra dokument där dessa skyldigheter kan regleras, exempelvis i) upphandlingsdokument, ii) arbetsprogram, iii) förslagsinfordran, iv) upphandlingsavtal, v) bidragsavtal, vi) överenskommelser om medverkan och vii) finansieringsöverenskommelser.

4.1   Intressekonflikt vid tilldelningsförfaranden

De bestämmelser om offentlig upphandling som EU-institutionerna är skyldiga att följa fastställs i budgetförordningen från år 2018 (42). Artikel 2.3 i budgetförordningen från år 2018 definierar ett förfarande för tilldelning som ett upphandlingsförfarande, ett förfarande för tilldelning av bidrag, en pristävling eller ett förfarande för urval av experter eller personer eller enheter som genomför budgeten inom ramen för indirekt förvaltning.

Kommissionen (generaldirektoratet för budget) har utarbetat de interna handlingarna ”Central Financial Service's Vade-mecum on public procurement” (43) och ”Vade-mecum on grants” (44) för att ge EU:s institutioner och organ praktisk handledning om förberedelse och genomförande av upphandling och bidrag och för att ge vägledning (45) för hantering av intressekonflikter i tilldelningsförfaranden.

Mer information finns också i ”Procurement and Grants for European Union external actions – A Practical Guide (PRAG)” (46). Denna praktiska handledning ger såväl upphandlande myndigheter som anbudsgivare, anbudssökande, bidragssökande och entreprenörer praktisk vägledning om utarbetande och tillämpning av upphandlingsavtal och bidragsavtal inom ramen för externa åtgärder. Denna praktiska handledning är inte tillämplig på tilldelningsförfaranden där kommissionen är upphandlande myndighet för egen räkning (sådana fall täcks av de ovannämnda handledningarna för upphandling respektive bidrag). Hänvisningarna i avsnitt 2.5.4 i den praktiska handledningen när det gäller intressekonflikter är i stort sett desamma för alla fyra fall som presenteras nedan.

Vid tilldelningsförfaranden bör man särskilja fyra situationer: i) Intressekonflikter enligt artikel 61 i budgetförordningen från år 2018; ii) Försök att påverka ett förfarande för tilldelning på ett otillbörligt sätt eller komma åt konfidentiella uppgifter (bör hanteras som allvarligt fel i yrkesutövningen); iii) Deltagande i utarbetandet av dokument som används i förfarandet för tilldelning; och iv) Motstridiga yrkesintressen (47). Några exempel på de fyra situationerna lämnas nedan, för att förtydliga när en intressekonflikt som omfattats av artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 föreligger.

1.   Intressekonflikter enligt artikel 61 i budgetförordningen från år 2018

Vid tilldelningsförfaranden agerar EU (och dess personal) som upphandlande myndighet eller tillhandahållare av EU-medel i form av bidrag, priser, finansieringsinstrument och budgetgarantier.

Begreppet intressekonflikt är kopplat till principen om sund ekonomisk förvaltning, öppenhet och likabehandling (48). När rättsakterna innehåller bestämmelser om sund ekonomisk förvaltning, öppenhet och likabehandling omfattar detta även omdömesgill hantering av intressekonflikter särskilt för att säkerställa lika villkor.

I enlighet med principerna om öppenhet och likabehandling måste till exempel ledamöter av en utvärderingskommitté (49) vara i stånd att opartiskt och objektivt bedöma förslagen. De är därför skyldiga att vidta alla åtgärder som krävs enligt artikel 61 i budgetförordningen från år 2018.

Begreppet intressekonflikt hänför sig till situationer där personer som medverkar i budgetgenomförandet befinner sig i någon av de situationer som anges i artikel 61 i budgetförordningen från år 2018, dvs. situationer där personens förmåga att på ett opartiskt och objektivt sätt fullgöra sina uppgifter äventyras ”av familjeskäl, känslomässiga skäl, skäl som hänger samman med politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller något annat direkt eller indirekt personligt intresse”. På denna punkt är de skyldigheter som förklaras i kapitel 3 tillämpliga (50).

Vid tilldelningsförfaranden är artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 tillämplig på utanordnarna (51) och andra som medverkar i eller ansvarar för tilldelningsförfarandet samt på de som medverkar i den förberedande etappen, öppnandeetappen eller utvärderingsetappen. Begreppet intressekonflikt är enligt definitionen i artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 inte tillämplig på deltagare (dvs. anbudssökande/anbudsgivare/bidragssökande) och bör inte användas med avseende på dem.

I budgetförordningen från år 2018 skärps bestämmelserna om intressekonflikt ytterligare, enligt följande:

—	Ledamöter i öppnandekommittéer och utvärderingskommittéer (och de externa experter som väljs ut för att bistå dem) måste efterkomma bestämmelserna i artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 (artiklarna 150.5, 225.4, 237.2, bilaga I punkterna 28.2 och 29.1 i budgetförordningen från år 2018).

—	Urvalet av personer eller enheter som anförtros genomförandet av EU-medel inom ramen för indirekt förvaltning bör inte ge upphov till en intressekonflikt (artikel 154.1 i budgetförordningen från år 2018).

—	För finansieringsinstrument som direkt förvaltas av kommissionen bör urvalet av förvaltare av de särskilt avsedda investeringsverktygen, finansiella intermediärer och mottagare inte ge upphov till en intressekonflikt (artikel 216.3 i budgetförordningen från år 2018).

2.   Allvarligt fel i yrkesutövningen

Det finns vissa situationer där deltagarnas beteende betraktas som ett ”allvarligt fel i yrkesutövningen” och inte som en intressekonflikt enligt artikel 61 i budgetförordningen från år 2018.

—	Om deltagaren ingår en överenskommelse med andra personer eller enheter (52) i syfte att snedvrida konkurrensen.

—

Om deltagaren försöker utöva otillbörligt inflytande på den upphandlande myndighetens beslutsprocess under ett upphandlingsförfarande, till exempel genom att uttala sig nedsättande om en annan deltagare eller lämna vilseledande uppgifter avseende den sakkunskap och de tillgångar som står till deltagarens förfogande.

—	Om deltagaren försöker erhålla konfidentiell information som kan ge otillbörliga fördelar i förfarandet.

I artikel 136.1 c i budgetförordningen från år 2018 förtecknas situationer som kan leda till uteslutning av deltagare från tilldelningsförfarandet om det ”genom en slutgiltig dom eller ett slutgiltigt administrativt beslut fastställts att personen eller enheten har gjort sig skyldig till ett allvarligt fel i yrkesutövningen genom att ha brutit mot lagar eller andra författningar eller de yrkesetiska regler som gäller för det yrke inom vilket denne är verksam, eller genom felaktigt agerande som inverkar på aktörens trovärdighet i professionellt avseende, om detta agerande inbegriper avsiktligt fel eller grov oaktsamhet”. Såsom anges i artikel 136.2 i budgetförordningen från år 2018 kan man också utesluta någon i avsaknad av en slutgiltig dom eller ett slutgiltigt administrativt beslut, på grundval av en preliminär rättslig bedömning med beaktande av fastställda faktiska omständigheter eller andra slutsatser i rekommendationen från den panel som avses i artikel 143 i budgetförordningen.

3.   Deltagande i utarbetandet av dokument som används i förfarandet för tilldelning

Det kan till exempel förekomma att den upphandlande myndigheten/tillhandahållaren av EU-stöd anlitat extern sakkunskap för att utarbeta handlingar som ska användas i ett tilldelningsförfarande (t.ex. kravspecifikationer för ett upphandlingsförfarande) och att tjänsteleverantören beslutar att själv delta i samma tilldelningsförfarande.

I enlighet med artikel 137.1 i budgetförordningen från år 2018 är deltagaren skyldig att avge en försäkran om huruvida denne tidigare har deltagit i utarbetandet av dokument som används i förfarandet för tilldelning (eller någon annan av de situationer som avses i artiklarna 136.1 och 141.1 i budgetförordningen från år 2018) och i tillämpliga fall huruvida denne har vidtagit sådana korrigerande åtgärder som avses i artikel 136.6 a eller 136.7 i budgetförordningen.

Den upphandlande myndigheten/tillhandahållaren av EU-stöd ansvarar för att säkerställa likabehandling av de som deltagit i utarbetandet av handlingarna och andra deltagare. Den som tidigare har deltagit i utarbetandet av dokumenten ska avvisas från det fortsatta förfarandet om medverkan skulle innebära en överträdelse av principen om likabehandling, inbegripet snedvridning av konkurrensen som inte kan avhjälpas på annat sätt (artikel 141.1 c i budgetförordningen från år 2018 (53)). I sådana fall kan den upphandlande myndigheten till exempel informera ledamöterna i utvärderingskommittén om vilka tjänsteleverantörer som deltagit i utarbetandet av handlingar som ska användas i ett tilldelningsförfarande.

Bevisbördan ligger på den upphandlande myndigheten eller den som tillhandahåller EU-bidrag. Det är därför den upphandlande myndigheten/den som tillhandahåller EU-bidrag som måste kunna bevisa att konkurrensen snedvridits eller att alla nödvändiga åtgärder vidtagits för att inte behöva avvisa den berörda deltagaren från tilldelningsförfarandet (54). Vid avvisning finns krav på ett kontradiktoriskt förfarande (55), så anbudsgivaren måste få tillfälle att bevisa att deras tidigare deltagande inte snedvridit konkurrensen.

I praktiken rekommenderas att man försöker undvika att behöva avvisa någon genom att vidta åtgärder som förhindrar snedvridning av konkurrensen. I synnerhet bör den information som lämnas till tjänsteleverantörer inför utarbetandet av dokument som ska användas i ett tilldelningsförfarande kommuniceras till alla andra deltagare i påföljande etapp. Tidsfristen för mottagande av anbud/ansökningar i påföljande etapp bör vara tillräckligt lång för att alla deltagare ska hinna få tillräcklig information.

4.   Motstridiga yrkesintressen (endast avseende upphandling)

Ekonomiska aktörer (56) som medverkar i upphandlingsförfaranden bör inte befinna sig i någon intressekonflikt som kan inverka negativt på fullgörandet av kontraktet (artikel 167.1 c och bilaga I punkt 20.6 i budgetförordningen från år 2018).

Detta avser vanligen motstridiga yrkesintressen och bör behandlas under urvalsetappen för att förebygga situationer där exempelvis en ekonomisk aktör tilldelas ett avtal för att utvärdera ett projekt i vilket denne själv deltagit eller för att utföra revision på räkenskaper som denne själv tidigare attesterat, eftersom den ekonomiska aktören då redan tidigare varit involverad. Sådana situationer uppstår ofta vid utvärdering eller vid ramavtal om revision, där entreprenören kan ha motstridiga yrkesintressen med avseende på ett specifikt avtal.

En bedömning från fall till fall krävs för att se om intressekonflikten kan påverka fullgörandet av det aktuella avtalet på ett negativt sätt. Om den ekonomiska aktören befinner sig i en sådan situation avvisas dennes anbud. Bedömningen bör omfatta ett kontradiktoriskt förfarande med den berörda ekonomiska aktören och bygga på objektiva kriterier och faktiska omständigheter som, med hänsyn till de uppgifter som ska utföras, beaktar de motstridiga yrkesintressena och samtidigt förhindrar en omotiverad begränsning av det antal ekonomiska aktörer som får delta i upphandlingsförfaranden, för att även fullgöra principerna om icke-diskriminering, likabehandling och öppenhet.

Vid urval av oberoende externa revisionsorgan eller experter som ska göra extern revision av de europeiska politiska partiernas och politiska stiftelsernas årliga redovisningar sägs i artikel 233 i budgetförordningen från år 2018 att avtalet ska löpa på högst fem år, och får förnyas högst en gång. Efter två på varandra följande kontraktsperioder ska en intressekonflikt som kan ha en negativ inverkan på utförandet av revisionen förmodas föreligga.

De motstridiga yrkesintressena skiljer sig från deltagande i utarbetande av handlingar som används i tilldelningsförfarandet, som beskrivs i kapitel 4.1, punkt 3.

4.2   Andra hänvisningar till intressekonflikter i budgetförordningen från år 2018

Hänvisningen till begreppet intressekonflikt i budgetförordningen från år 2018 omfattar även följande situationer:

—

Om kommissionens räkenskapsförare också är räkenskapsförare för ett genomförandeorgan (artikel 69.3 i budgetförordningen från år 2018) eller om två eller flera EU-institutioner eller organ har samma räkenskapsförare (artikel 78.2 i budgetförordningen från år 2018) måste särskilda åtgärder vidtas för att undvika intressekonflikter.

—	De genomförandeorgan eller motparter som medverkar i genomförandet av finansieringsinstrument och budgetgarantier måste förhindra en intressekonflikt i förhållande till annan verksamhet som organen eller motparterna bedriver (artikel 209.2 e i budgetförordningen från år 2018).

—	Om genomförandet av åtgärden eller arbetsprogrammet kräver att bidragsmottagaren tilldelar ett offentligt kontrakt måste denne se till att intressekonflikter undviks (artikel 205.1 i budgetförordningen från år 2018).

—

EU-institutioner och organ får undantagsvis godta sponsring från företag som med hjälp av bidrag in natura stöder ett evenemang eller en aktivitet som syftar till att sprida information eller främja företagens sociala ansvar, förutsatt att detta inte skapar intressekonflikter (artikel 26.2 c, i budgetförordningen från år 2018).

De två första exemplen ligger i sak nära begreppet motstridiga yrkesintressen som beskrivs i kapitel 4.1, punkt 4.

4.3   Etiska frågor utan ekonomisk påverkan

Detta dokument gäller huvudsakligen ekonomisk förvaltning som berörs av intressekonflikter och som regleras i budgetförordningen från år 2018. Personal som medverkar i genomförandet av EU:s budget och ställs inför situationer med intressekonflikt på det sätt som definieras i budgetförordningen från år 2018 bör följa de förfaranden som beskrivs i kapitel 3.2.4. Men det kan vara av värde att i det här kapitlet ge en kort beskrivning och sammanställning av kommissionens relevanta dokument om etiska frågor utan ekonomisk påverkan.

Regler om intressekonflikter som tillämpas på kommissionens personal (även den som inte medverkar i budgetgenomförandet) finns i det som brukar kallas ”etiska regler” (yrkesetiska eller deontologiska bestämmelser). Ramen finns i Europaparlamentets och rådets förordning om tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska unionen. (57) I kommissionen (58) är det generaldirektoratet för personal och säkerhet som ansvarar för personaletiska frågor på central nivå, och detta omfattar även kabinettsanställda.

Alla kommissionens enheter har dessutom en skyldighet att ge personalen etisk rådgivning och inrätta interna förfaranden för att förebygga och hantera intressekonflikter.

Förebyggande och avhjälpande åtgärder är viktiga för hur kommissionen hanterar intressekonflikter. Personalen är bland annat skyldig att redovisa följande:

—

Situationer där anställda uppmanas att hantera en fråga där de, direkt eller indirekt, har ett sådant personligt intresse att deras oberoende hindras, i synnerhet familjeband och ekonomiska intressen. Exempel: De berörda personerna bör deklarera alla situationer där de förväntas hantera frågor som rör familjemedlemmar och/eller deras ekonomiska intressen (exempelvis företag som ägs av någon i deras närmaste familj).

—	Intressekonflikter som uppkommer efter rekrytering eller efter återinsättande i tjänsten efter tjänstledighet.

—	Yrkesverksamhet som bedrivs av make (eller en partner som personen har ett registrerat partnerskap med) och eventuellt andra medlemmar av den närmaste familjen.

—	Gåvor och gästfrihet som erbjudits.

—	Vissa förklaringar på heder och samvete.

—	Betald eller obetald extern verksamhet och externa uppdrag, för vilka tillstånd i regel måste begäras och erhållas i förväg.

En anställd kan även bland annat uppmanas att: i) avstå från att agera under vissa omständigheter, ii) avstå från extern verksamhet under aktiv tjänstgöring eller tjänstledighet, och iii) avstå från yrkesmässiga kontakter med tidigare kollegor eller från att företräda motparter under viss tid efter sin anställning. Alla anställda är dessutom förbjudna att utan tillstånd yppa konfidentiell information.

De ovannämnda bestämmelserna och inskränkningarna syftar till att förhindra att intressekonflikter uppstår, till exempel i samband med anställdas externa verksamhet eller deras makes (eller registrerade partners) yrkesverksamhet. Hänvisningarna nedan till referenser och informationskällor ger närmare upplysningar om de bestämmelser om intressekonflikt som tillämpas på personalen (59), även den som inte medverkar i genomförandet av EU:s budget.

—	Förordning nr 31 (EEG), nr 11 (EKSG) om tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen (60), särskilt artiklarna 11 och 16.

—	Kommissionens beslut C(2018) 4048 av den 29 juni 2018 om extern verksamhet och externa uppdrag efter avslutad tjänst [ej översatt till svenska] (61).

—	Meddelande från kommissionens vice ordförande Maros Šefčovič till kommissionen: ”Guidelines on Gifts and Hospitality for staff members” SEC(2012) 167 final [ej översatt till svenska] (62).

—	Europeiska kommissionens ”Ethics Guide” (Ref. Ares(2019)4833796 - 24/7/2019) (63);

—	”Practical Guide to Staff Ethics and conduct” (64).

—	Kommissionens beslut av den 17 oktober 2000 om ändring av dess arbetsordning: ”Code of Good Administrative Behaviour for staff of the European Commission in their relations with the public” (65).

—	Webbsida om etik och uppförandekrav för anställda (66).

—	”Guidelines on the prevention and management of conflicts of interest in EU decentralised agencies” av den 10 december 2013, bland annat för ledamöter i styrelser och experter (67).

—	”Guidelines on whistleblowing” [ej översatt till svenska] (68) (69).

Hur man hanterar fall där intressekonflikter inte på lämpligt sätt kan avhjälpas beror på den tillämpliga rättsliga ramen och vilket förfarande som berörs. Olika avhjälpande åtgärder står till förfogande för EU-institutionerna. De nämns i budgetförordningen från år 2018, i tjänsteföreskrifterna, i sektorslagstiftning, eller i de bindande avtal som ingåtts mellan kommissionen, andra personer/enheter som medverkar i genomförandet av EU:s budget, entreprenörer eller bidragsmottagare.

Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och kommissionens utrednings- och disciplinbyrå kan utreda ärenden där omständigheterna tyder på i) misstanke om bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet, ii) överträdelser av finansiella bestämmelser (exempelvis de om offentlig upphandling), iii) favoritism som påverkat EU:s ekonomiska intressen eller iv) allvarliga fel i yrkesutövningen.

Exempel (70): ”Tillsättningsmyndigheten beslutade att avsätta en tjänsteman som utan tillstånd från sin hierarki privat förhandlat om viktiga avtalsvillkor med ett externt bolag. Såväl disciplinnämnden som tillsättningsmyndigheten ansåg att detta beteende allvarligt skadat institutionens renommé och tjänstens anseende. Tjänstemannen rekommenderade vidare helt öppet sin partners företag som underleverantör till kommissionen, vilket ledde till att företaget faktiskt blev underleverantör, utan hierarkins kännedom. Tjänstemannen deltog också i förvaltningen av det avtal som band partnerns företag till kommissionens leverantör. Allt detta utgör en allvarlig intressekonflikt. Tillsättningsmyndigheten drog slutsatsen att tjänstemannen gjort sig skyldig till grov överträdelse av artikel 11 första stycket, artikel 12 och artikel 21 i tjänsteföreskrifterna, samt artiklarna 57 och 79 i budgetförordningen” (71).

5.   SÄRSKILDA ASPEKTER PÅ DELAD FÖRVALTNING

Utöver budgetförordningen från år 2018 finns bestämmelser om förvaltning och kontroll av medel inom ramen för delad förvaltning även i sektorslagstiftning.

Närmare upplysningar om finansiell korrigering och om inrättande av förvaltnings- och kontrollsystem för delad förvaltning finns i relevanta bestämmelser i exempelvis i) budgetförordningen från år 2018, ii) annan sektorslagstiftning exempelvis om delad förvaltning av de europeiska struktur- och investeringsfonderna enligt förordningen om gemensamma bestämmelser (72) och iii) vägledningen ”Guidance for the Commission and Member States on a common methodology for the assessment of management and control systems in the Member States” – EGESIF 14-0010-final 18.12.2014. (73) Närmare bestämmelser om förvaltnings- och kontrollsystem för Europeiska garantifonden för jordbruket och Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling finns även i den övergripande förordningen (74) och i synnerhet de utbetalande organens ackrediteringskriterier (75).

5.1   Vem gör vad vid delad förvaltning?

Det övergripande ansvaret och ansvarsskyldigheten för genomförandet av EU:s budget åvilar kommissionen. Men cirka 75 % av EU:s budget genomförs av medlemsstaterna inom ramen för delad förvaltning i enlighet med budgetförordningen från år 2018, tillämplig sektorslagstiftning från EU och nationella bestämmelser. Det behövs alltså ett nära samarbete mellan de nationella myndigheterna och kommissionen för att säkerställa att EU:s budget används i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning och att EU:s ekonomiska intressen får adekvat skydd med hjälp av lämplig ansvarsskyldighet.

Delad förvaltning innebär att medlemsstaterna (och beroende på deras nationella organisation även deras regioner) med beaktande av sina egna institutionella och rättsliga ramar ansvarar för att genomföra program, bidrag och finansieringsåtgärder inom ramen för delad förvaltning. Denna uppgift omfattar även att fastställa tillämpningsområdet för stödet från fonderna, utforma vissa stödbestämmelser och besluta om tilldelning av medel till bidragsmottagare (exempelvis företag, jordbrukare eller kommuner) samt utföra revision och kontroll av programgenomförandet.

Vid delad förvaltning ansvarar kommissionen för att lägga fram förslag till rättsakter på EU-nivå, anta programmen, tillhandahålla viss rådgivning och utöva tillsyn över programgenomförandet, bland annat genom kontroll och revison, men kommissionen ingriper inte direkt på operativ nivå. Enligt bestämmelserna om delad förvaltning är kommissionen därför i princip inte part i avtalsförhållandet mellan den nationella eller regionala myndigheten och mottagarna av bidraget eller medlen. Kommissionen främjar även spridning och kunskapsöverföring inom hela EU, goda arbetsmetoder och information om det stöd EU-medlen ger inom ramen för delad förvaltning.

Enligt artiklarna 36.1 och 63.1 i budgetförordningen från år 2018 ska kommissionen och medlemsstaterna tillämpa principen om sund ekonomisk förvaltning som definieras i artikel 33 i budgetförordningen från år 2018.

Det är i detta sammanhang medlemsstaterna och deras myndigheter som ansvarar för verksamheten i följande etapper.

—

Inrättande av ett ändamålsenligt och effektivt internt kontrollsystem och säkerställa att detta system fungerar. Kontrollsystemen måste vara förenliga med budgetförordningens krav (i synnerhet artiklarna 36 och 63 i budgetförordningen från år 2018), sektorslagstiftning och nationella bestämmelser, inklusive sådana som rör i) lämpliga förfaranden för interna kontrollsystem, ii) urval av insatser, iii) lämpliga åtgärder för att förebygga, upptäcka, avhjälpa och hantera intressekonflikter, och iv) utförande av nödvändig verifiering eller kontroll och revision på platsen av administration och förvaltning. Medlemsstaterna bör kontrollera att deras befintliga system för intressekonflikter enligt budgetförordningen från år 2018 är tillräckliga.

—

Fastställande av åtgärder för att undvika intressekonflikter. Faktiskt förebyggande av intressekonflikter är viktigt för att skydda EU:s ekonomiska intressen i samband med genomförandet av EU:s budget, i enlighet med tillämpliga unionsbestämmelser. De anställda bör agera utan hänsyn till personliga intressen för att säkerställa integriteten i beslutsförfarandet.

—

Fastställande av om en intressekonflikt föreligger i ett givet fall och, om så är fallet, vidta avhjälpande åtgärder. Medlemsstaterna måste därför bedöma om en intressekonflikt föreligger, exempelvis när dess myndigheter utvärderar en ansökan om finansiering eller kontrollerar om en utgift berättigar till bidrag.

—	Rapportering av intressekonflikter med hjälp av lämpliga rapporteringsverktyg, i synnerhet IMS-systemet (Irregularity Management System) för inrapportering av upptäckta oriktigheter till kommissionen.

—

Korrigering av oriktigheter vid (enskilda eller systembetingade (76)) överträdelser av bestämmelserna om undvikande av intressekonflikter i artikel 59.2 b) i budgetförordningen från år 2012 och artikel 63.2 c) i budgetförordningen från år 2018. Bristande efterlevnad av bestämmelserna om intressekonflikt kan leda till att medlemsstaterna gör finansiella korrigeringar och återvinner medel (77) på det sätt som anges i sektorsspecifika regler och/eller vidtar andra avhjälpande åtgärder. Exempel: I ett viktigt fall måste ett organ som använts för att genomföra samarbetsprogram avvecklas helt därför att vissa ledamöter i dess styrelse också hade ledande befattningar i det kontor för tekniskt bistånd som troligen skulle få konsultuppdrag från organet, vilket också blev fallet. Detta kritiserades i revisionsrättens särskilda rapport nr 1/96. Ett av kontoren väckte talan om ärekränkning mot revisionsrätten, men förlorade. I sin dom i målet uttalar Europeiska unionens domstol följande: ”En intressekonflikt är i sig och objektivt sett en allvarlig brist. För att bedöma denna finns det inte anledning att beakta berörda parters avsikter och goda eller onda tro” (vår understrykning) (78) (79). Såsom förklarades i kapitel 3.2.2 ska förekomsten av en situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt bedömas utan hänsyn till den berörda personens avsikt. Kommissionen anser att en olöst situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt utgör en oriktighet. Sådana oriktigheter måste förebyggas, men om detta inte sker, bör de behöriga nationella myndigheterna agera för att upptäcka och avhjälpa dem (80). Mer målinriktade korrigerande åtgärder och sanktioner/påföljder kan tillämpas av medlemsstaternas myndigheter mot bidragsmottagare/slutmottagare med utgångspunkt i nationell lagstiftning och de avtal och överenskommelser som ingåtts med dem. På samma sätt som beskrevs i kapitel 5.2, med avseende på finansiell korrigering vid bristande efterlevnad av tillämpliga bestämmelser om offentlig upphandling (81), är det inte nödvändigt att kunna påvisa någon faktisk effekt av den situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt eller att denna situation avsiktligt använts för att gynna en viss person eller enhet (detta krävs bara för att fastställa en oriktighet med misstanke om bedrägeri). När en intressekonflikt upptäcks bör medlemsstaternas myndigheter överväga möjliga effekter på andra operativa insatser eller avtal för de berörda verksamheterna/aktörerna och vidta lämpliga åtgärder för att förebygga andra situationer med intressekonflikt.

—

Revision av hur medlen använts utförs av nationella oberoende revisionsorgan i enlighet med internationellt vedertagna revisionsstandarder, utöver de kontroller som görs av nationella myndigheter som ansvarar för förvaltningen av EU-medlen (eller kontroller som görs på deras ansvar). Revisionsuttalanden från dessa organ ligger till grund för den övergripande förklaringen om användningen av unionsmedel. Kommissionens förlitan på nationella revisionsuttalanden hindrar dock inte att den utför ytterligare revision om användningen av EU-medlen och påverkar inte kommissionens skyldighet att som ett led i riskbedömningen övervaka medlemsstaternas kontrollsystem.

Kommissionen ansvarar för följande:

—	Råd och vägledning och tillsyn över att de nationella interna kontrollsystemen är förenliga med EU:s krav.

—

Revision av medlemsstaternas interna kontrollsystem för att bedöma om de är lämpliga och verksamma för att förebygga och hantera, bland annat, intressekonflikter (med hjälp av en riskbedömning som tar hänsyn till resultaten av den verifiering, revision och kontroll som utförs av nationella myndigheter eller EU:s andra revisionsorgan och meddelas till kommissionen tillsammans med andra tillgängliga upplysningar) samt rekommendationer om hur dessa system kan förbättras.

—	Revision av utgifter som medlemsstaterna deklarerar till kommissionen för att kontrollera att de är berättigade enligt tillämpliga bestämmelser.

—

Åtgärder för att skydda EU:s budget, såsom att avbryta betalningsfrister, hålla inne betalningar eller göra finansiella korrigeringar vid (enskilda eller systembetingade) brister i efterlevnaden av bestämmelser om undvikande av intressekonflikter i artikel 59.6 b och c) i budgetförordningen från år 2012 eller artikel 63.8 b och c) i budgetförordningen från år 2018, tillsammans med rekommendationer till medlemsstaterna om lämpliga korrigerande åtgärder, däribland bättre interna kontrollsystem (82).

Enligt artikel 63.8 b) i budgetförordningen från år 2018 (83) ska kommissionen undanta utgifter från unionsfinansiering om tillämplig lagstiftning överträtts. Detta kan bygga på kontroll och revison som görs på alla nivåer av kontrollsystemen i medlemsstaterna, kontroll och revision som görs av kommissionen, revision som görs av Europeiska revisionsrätten eller utredningar som görs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och syftet är att återupprätta en situation där de samfinansierade utgifterna följer tillämplig lagstiftning. Såsom förklarats ovan bär medlemsstaterna huvudansvaret för att korrigera oriktigheter. Kommissionen kan vägra bevilja EU-finansiering av utgifter om medlemsstaterna inte vidtagit de åtgärder som krävs, om det finns allvarliga brister i förvaltnings- och kontrollsystemens funktion, eller om hela eller delar av EU-finansieringen av en operativ verksamhet är oriktig. Kommissionen är behörig att använda extrapolerade korrigeringar eller schablonkorrigeringar om det inte går att exakt bestämma det belopp som berörs av oriktiga utgifter (84).

Avslutningsvis kan sägas att vid delad förvaltning är det i första hand de nationella myndigheter och organ som förvaltar och kontrollerar EU:s medel som ska förebygga, upptäcka, rapportera och korrigera situationer som innebär intressekonflikt. De åtgärder som dessa myndigheter eller organ vidtar granskas av de nationella oberoende revisionsorganen, vid kommissionens övervakning och revision samt revision som utförs av Europeiska revisionsrätten och utredningar som görs av Olaf inom ramen för deras respektive behörigheter.

5.2   Bestämmelser om intressekonflikt i upphandlingsdirektiven

Artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 omfattar alla förvaltningsformer och alla typer av utgifter från EU:s budget.

Bestämmelserna om offentlig upphandling i upphandlingsdirektivet (85) är relevanta även för delad förvaltning, i synnerhet för bidragsmottagare i en medlemsstat som är en sådan upphandlande myndighet (86) som tilldelar avtal för att genomföra projekt som finansieras via EU:s budget.

Upphandlingsregler finns i nationell lag, bland annat medlemsstaternas införlivande av upphandlingsdirektiven, eller kan följa direkt av allmänna principer som stadfästs i unionslagstiftningen.

Det bör noteras att upphandlingsdirektivens tillämpningsområde är begränsat, i synnerhet på grund av de minimitrösklar som avser upphandlingens nettovärde före moms. Med tanke på att upphandlingsdirektivens införlivandefrist var den 18 april 2016 har de varit tillämpliga senast från och med den dagen, eller tidigare om de införlivades med nationell lagstiftning före det datumet.

Enligt artikel 2 i det äldre upphandlingsdirektivet (87) byggde kravet på att undvika intressekonflikter på likabehandlingsprincipen och öppenhetsprincipen, som stadfästes i den bestämmelsen (88). Utöver direktiven har domstolen meddelat att även när direktiven inte innehåller några bestämmelser som särskilt gäller tvistiga frågor (89) eller om det aktuella fallet inte omfattas av direktiven (90) (91) är medlemsstaternas myndigheter skyldiga att följa de grundläggande allmänna bestämmelserna i fördragen och i synnerhet principen om likabehandling. Därför är principen om likabehandling också tillämplig i sammanhanget, eftersom den säkerställer möjligheten att granska om öppenhetsprincipen har respekterats (92).

Principen om likabehandling och öppenhetsprincipen, på vilka kravet att undvika intressekonflikt bygger, är alltså allmänt tillämpliga i fråga om offentlig upphandling. Därför bör också kravet på att undvika intressekonflikter ha allmän tillämpning på området.

Artikel 24 i det nya upphandlingsdirektivet (93) ålägger medlemsstaterna att se till att de upphandlande myndigheterna vidtar lämpliga åtgärder för att effektivt förebygga, identifiera och avhjälpa intressekonflikter som uppstår under genomförandet av upphandlingsförfarandena och artikeln innehåller även följande definition av begreppet intressekonflikter:

Artikel 24 i direktiv 2014/24/EU: ”Medlemsstaterna ska se till att de upphandlande myndigheterna vidtar lämpliga åtgärder för att effektivt förebygga, identifiera och avhjälpa intressekonflikter som uppstår under genomförandet av upphandlingsförfaranden i syfte att undvika snedvridning av konkurrensen och säkerställa lika behandling av alla ekonomiska aktörer. Begreppet intressekonflikt ska minst omfatta situationer där sådan personal hos den upphandlande myndigheten eller en leverantör av upphandlingstjänster som agerar på den upphandlande myndighetens vägnar som medverkar till genomförandet av upphandlingsförfarandet eller kan påverka resultatet av förfarandet direkt eller indirekt har ett finansiellt, ekonomiskt eller annat personligt intresse som kan ses som komprometterande för dess opartiskhet och oavhängighet under upphandlingsförfarandet.”

Enligt denna bestämmelse måste upphandlande myndigheter vidta lämpliga åtgärder och inrätta system som kan upptäcka, förebygga och avhjälpa intressekonflikter vid offentlig upphandling. (94) Detta gäller alla etapper av upphandlingsförfarandet (förberedelserna av anbudshandlingarna, urvalet av anbudssökande/bidragssökande och tilldelning av kontrakt samt fasen efter upphandlingen).

Formuleringarna i upphandlingsdirektivet föreskriver inte vilka åtgärder och mekanismer som måste användas för att uppnå dessa målsättningar. Det är upp till medlemsstaterna att fastställa de lämpligaste lösningarna, i enlighet med sitt nationella rättssystem. Men medlemsstaterna är i vilket fall som helst skyldiga att förse upphandlande myndigheter och ekonomiska aktörer med information och vägledning på det sätt som avses i artikel 83.4 i upphandlingsdirektivet.

I enlighet med syftet med artikel 24 i upphandlingsdirektivet, nämligen att skydda lojal konkurrens mellan och likabehandling av anbudsgivare, tillåter artikel 57.4 e i upphandlingsdirektivet (utan att det är obligatoriskt) medlemsstaterna att införa bestämmelser om uteslutning av anbudsgivare om en sådan intressekonflikt som avses i artikel 24 inte effektivt kan avhjälpas av andra, mindre ingripande åtgärder.

En typ av fall som traditionellt ansetts utgöra intressekonflikt är när anbudsgivaren deltagit i utarbetandet av en anbudsinfordran. Dessa fall regleras nu separat i artikel 41 i upphandlingsdirektivet, som ålägger den upphandlande myndigheten att vidta lämpliga åtgärder för att undvika snedvridning av konkurrensen. Enligt artikel 57.4 f) i upphandlingsdirektivet får medlemsstaterna anta bestämmelser om att anbudsgivare ska uteslutas om situationen inte effektivt kan avhjälpas av andra, mindre ingripande åtgärder (såsom att dela relevant information med alla anbudsgivare och fastställa lämpliga tidsfrister för mottagande av anbud). Innan anbudsgivare utesluts från förfarandet ska de få möjlighet att bevisa att deras deltagande i förberedelserna av upphandlingsförfarandet inte kan leda till en snedvridning av konkurrensen (95) (96).

Artikel 58.1 c) i upphandlingsdirektivet fastställer ramverket för urvalskriterierna, såsom anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Artikel 58.4 i upphandlingsdirektivet innehåller ytterligare bestämmelser om dessa kriterier: Den upphandlande myndigheten kan anta att en ekonomisk aktör inte har nödvändig yrkesmässig kapacitet om myndigheten fastställer att den ekonomiska aktören har motstridiga intressen som kan inverka negativt på dennes fullgörande av kontraktet. Tanken bakom denna bestämmelse är lika tillämplig på ärenden som inte omfattas av upphandlingsdirektivet eftersom den upphandlande myndigheten (inom den tillämpliga nationella lagstiftningens gränser) har möjlighet (men enligt upphandlingsdirektivet inte skyldighet) att avvisa en anbudsgivare från tilldelningsförfarandet om denne befinner sig i en intressekonflikt.

Nationella myndigheter måste vidta alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa att alla arrangemang som krävs för att efterleva upphandlingsdirektivet är på plats senast den dag fristen för införlivande löper ut (den 18 april 2016). I april 2017 och därefter vart tredje år ska medlemsstaterna lämna en rapport till kommissionen om de vanligaste orsakerna till felaktig tillämpning eller rättsosäkerhet samt om förebyggande, upptäckt och lämplig rapportering av ärenden som avser bedrägeri, korruption, intressekonflikt och andra allvarliga oriktigheter i samband med upphandling, i enlighet med artikel 83.3 i upphandlingsdirektivet. Liknande bestämmelser har införts i de särskilda upphandlingsdirektiven om koncession (97) och allmännyttiga tjänster (98).

Exempel på intressekonflikt vid offentlig upphandling: 1. Vid en offentlig upphandling som gjordes inom ett projekt som avsåg åtgärder som skulle främja företagstillväxten uppkom en intressekonflikt eftersom den verkställande direktören vid det enda företag som lämnade anbud var anställd vid den upphandlande myndigheten och hade till uppgift att förbereda kravspecifikationerna när upphandlingen genomfördes. Därför är alla utgifter som hänger samman med den offentliga upphandlingen oriktiga (kan inte komma i fråga för medfinansiering). 2. Vid en offentlig upphandling som gjordes inom ett projekt som avsåg ny miljövänlig teknik var en av aktieägarna i det företag som lade det vinnande anbudet även chef för den konsult som lämnat den upphandlande myndigheten rådgivning om kravspecifikationen. Den upphandlande myndigheten valde en annan konsult utan koppling till det vinnande företaget för att förbereda den offentliga upphandlingen. Konsulten för den offentliga upphandlingen begränsade sitt arbete till att enbart avse den rättsliga delen av anbudet och använde för kravspecifikationen i anbudsinfordran den tekniska dokumentation som utarbetats av den första konsulten. Den upphandlande myndigheten vidtog inte lämpliga åtgärder för att undvika snedvridning av konkurrensen. Därför är de utgifter som hänger samman med den offentliga upphandlingen oriktiga (kan inte komma i fråga för medfinansiering). 3. Vid en offentlig upphandling måste tre oberoende anbud lämnas i enlighet med nationell lagstiftning, men ändå valde den upphandlande myndigheten det anbud där ägaren också var ensam ägare till bidragsmottagaren (men i detta fall var villkoren för intern tilldelning inte uppfyllda). I detta fall gjorde den förvaltande myndigheten inga lämpliga kontroller av bristande oberoende mellan bidragsmottagaren och dess entreprenörer. Trots att anbudet var det lägsta som lämnats bedömdes alla utgifter för det offentliga upphandlingsavtalet vara oriktiga och därmed inte berättigande till samfinansiering.

Överträdelse av bestämmelserna om offentlig upphandling kan leda till finansiell korrigering eller andra rättsliga åtgärder. Kommissionen antog riktlinjer år 2013 (99) och år 2019 (100) för fastställande av finansiell korrigering av utgifter som finansieras av EU om de tillämpliga bestämmelserna om offentlig upphandling inte efterlevts.

I likhet med riktlinjerna från 2013 fastställs i riktlinjerna från 2019 schablonkorrigeringar vid intressekonflikt ”när det framkommit information om en intressekonflikt, som inte har yppats eller inte hanterats på lämpligt sätt, på det sätt som avses i artikel 24 i direktiv 2014/24/EU (eller artikel 35 i direktiv 2014/23/EU eller artikel 42 i direktiv 2014/25/EU), och den berörda anbudsgivaren tagit hem avtalet” (101). Intressekonflikten kan förekomma redan när projektet förbereds, i den mån förberedelserna av projektet påverkat anbudsdokumentationen/upphandlingsförfarandet. Käranden behöver inte bevisa att intressekonflikten har realiserats (102).

Med intressekonflikt som inte har yppats eller inte hanterats på lämpligt sätt avses i) den berörda personens skyldighet att i förväg yppa alla situationer som kan uppfattas som en intressekonflikt och ii) den upphandlande myndighetens tillämpning av avhjälpande åtgärder för att hantera sådana situationer. Sådana åtgärder bör i första hand inriktas på den berörda personen på den upphandlande myndigheten (dvs. den personen upphör med all verksamhet som rör den aktuella upphandlingen eller exempelvis genom att en ledamot i en utvärderingskommitté avlägsnas). Om sådana åtgärder inte räcker för att avhjälpa intressekonflikten (exempelvis därför att den berörda personen redan har deltagit i förberedelserna av upphandlingsförfarandet och detta inte längre går att ändra på eller göra om) bör den upphandlande myndigheten vidta ytterligare åtgärder avseende den berörda upphandlingen (exempelvis att anbudsgivaren utesluts från upphandlingen, en möjlighet som också nämns i artikel 57.4 e, i upphandlingsdirektivet).

Det är inte nödvändigt att påvisa att intressekonflikten i praktiken faktiskt påverkat beslutsgången (vilket även framgår av att uttrycket ”uppfattas” används i definitionen av intressekonflikt). I synnerhet behöver det inte bevisas att intressekonflikten medvetet använts för att gynna den vinnande anbudsgivaren (detta krävs bara för att fastställa en oriktighet med misstanke om bedrägeri).

Exempel: X är en av fem ledamöter i en utvärderingskommitté som bedömer anbud. Under den tid då anbuden utvärderades och beslut om tilldelning fattades var X anställd av företag Y som lämnade det vinnande anbudet. X ansvarade för frågor med anknytning till anbudet, men X har i strid med förfarandereglerna inte yppat detta. Oberoende av vilket konkret inflytande X i sak hade på beslut om tilldelning och andra konkreta omständigheter (utvärderingskommitténs beslutsgång följde objektiva tilldelningskriterier, det fanns sex anbudslämnare osv.) så utgör den här situationen en intressekonflikt. En finansiell korrigering tillämpas i enlighet med kommissionens riktlinjer för finansiella korrigeringar vid offentlig upphandling om båda villkoren i riktlinjerna är uppfyllda, dvs. 1) intressekonflikten har inte yppats och/eller har inte hanterats på lämpligt sätt (i detta fall vare sig av X eller företaget Y) och 2) intressekonflikten berör det företag som tog hem anbudet.

Mer information om intressekonflikter i samband med upphandling finns i följande dokument: i) Upphandlingsdirektiven; ii) ”Upptäcka intressekonflikter vid offentliga upphandlingsförfaranden som avser strukturåtgärder – en praktisk vägledning för chefer (2013)” (103); iii) ”Vägledning för upphandlande myndigheter om hur man undviker de vanligaste felen i projekt som finansieras av de europeiska struktur- och investeringsfonderna. Februari 2018” (104); iv) ”DG REGIO - Preventing fraud and corruption in the European Structural and Investment Funds – taking stock of practices in the EU Member States Study on the implementation of Article 125(4)(c) CPR in the Member States” (105).

5.3   Särskilda aspekter på finansieringsinstrument med delad förvaltning

När EU-medel genomförs med hjälp av finansieringsinstrument krävs förebyggande och avhjälpande åtgärder i varje stadium av genomförandet, allt från det att man väljer ut vilka organ som ska genomföra finansieringsinstrumenten (106) till urvalet av slutmottagare. Enligt artikel 38.5 i förordningen om gemensamma bestämmelser ska de finansiella intermediärerna [...] väljas ut på ett öppet, proportionellt och icke-diskriminerande sätt, som inte leder till intressekonflikter.

I artikel 7.2 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 480/2014 (107) fastställs att urvalet av organ ska göras öppet, motiveras objektivt och inte riskera att ge upphov till en intressekonflikt. Den fastställer även att om ett organ som genomför finansieringsinstrumentet anslår egna medel till finansieringsinstrumentet eller tar på sig en del av risken behövs åtgärder för att minska effekten av eventuella intressekonflikter.

I artikel 6.1 a i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 480/2014 fastställs vidare att urvalet av slutmottagare ska göras öppet, motiveras objektivt och inte riskera att ge upphov till en intressekonflikt.

6.   MÖJLIGA ÅTGÄRDER FÖR ATT UNDVIKA OCH HANTERA INTRESSEKONFLIKTER

I hanteringen av intressekonflikter bör man inrikta sig på förebyggande åtgärder eftersom det är mycket svårare att upptäcka och korrigera intressekonflikter. Det är viktigt att beakta att intressekonflikter kan uppstå i alla etapper av budgetgenomförandet. Därför bör alla åtgärder som syftar till att förebygga och åtgärda intressekonflikter ta hänsyn till de tidigare genomförandestadierna och inriktas på att arbeta mer förebyggande än korrigerande. Åtgärder för att förebygga och hantera intressekonflikter bör vidare vara ändamålsenliga, proportionella, insynsvänliga och regelbundet uppdateras (med hänsyn till den rättsliga, politiska och institutionella utvecklingen).

Detta kapitel innehåller en icke uttömmande förteckning över förslag och rekommendationer till åtgärder som kan vidtas för att undvika och hantera intressekonflikter. Dessa förslag och rekommendationer syftar till att ge EU-institutionerna och medlemsstaternas myndigheter vägledning och verktyg för att hjälpa dem att undvika intressekonflikter.

Ytterligare förklaringar och exempel finns i det omfattande arbete avseende intressekonflikter (108) som gjorts av Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (OECD) och stödprogrammet för förbättring av förvaltningen och ledningen i central- och östeuropeiska länder (Sigma) (109) samt i regelverket för EU-institutionerna som nämns i kapitel 4.

6.1   Medvetandegörande åtgärder

Ansvarsskyldighetsmodellen för ledare är ett sätt att hantera offentlig förvaltning, där personer i ledande befattning kan ställas till svars för resultat genom att de tilldelas ansvaret samt delegeras behörighet att fatta beslut samt tillräcklig självständighet och tillräckliga resurser för att kunna uppnå förväntade resultat. I praktiken bör personer i ledande befattningar ha behörighet och självständighet för att kunna ställas still svars för resultaten i den organisation eller enhet som de företräder.

I dessa fall är förebyggande av intressekonflikter nära kopplat till arbetet med medvetandegörande åtgärder inriktade på de berörda. Om en intressekonflikt förutses, kan den också undvikas. Det rekommenderas därför starkt att man ökar medvetenheten om intressekonflikter. En stark ledarkultur (”ledningens hållning”) som stödjer integritet är mycket viktig eftersom högre offentliga tjänstemän och anställda kan skapa en integritetskultur där alla känner ägarskap och tar ansvar för sina handlingar och intressekonflikter inte tolereras. Det är också viktigt att främja en kultur där anställda kan söka vägledning och rådgivning utan rädsla för repressalier.

EU-institutionerna och de nationella myndigheterna bör erbjuda kontinuerlig, omfattande och obligatorisk fortbildning om etik och integritet och om hur man identifierar, hanterar och övervakar intressekonflikter. Detta omfattar även exempel på intressekonflikter och tillhandahållande av rådgivning om en tjänsteman tvekar om vilken politik eller vilka förfaranden som gäller. Att utnämna en etikansvarig i det organ eller den enhet som medverkar i genomförandet av EU:s budget kan vara en annan åtgärd. En sådan person skulle ansvara för att på begäran förse den som vill med rådgivning om efterlevnaden av etiska principer. Den etikansvariga skulle vara bunden av tystnadsplikt men kan spela en viktig roll för att främja en integritetskultur som bygger på dialog och förtroende.

6.2   Politik, regler och förfaranden

Med hänsyn till programmens antal, storlek och komplexitet samt antalet anställda är det viktigt att säkerställa att principen om åtskillnad av funktioner (eller separata uppgifter/åligganden) i praktiken tillämpas på ett lämpligt sätt (dvs. mellan och inom de organ som medverkar i förvaltningen och/eller kontrollen av EU-medel) eftersom det är en viktig förutsättning för att inrätta sådana förvaltnings- och kontrollsystem som avses i artikel 36.3 a) i budgetförordningen från år 2018.

Varje organ bör ha i) skriftliga överenskommelser om hur olika uppgifter utövas och om beslutsgången, ii) tydligt åtskilda funktioner och tydliga arbetsbeskrivningar för personalen, iii) tillräckligt många anställda och tillräckligt kvalificerad personal för de olika nivåerna och funktionerna.

Principen om åtskillnad av funktioner är relevant i så måtto att det är mindre troligt att intressekonflikter uppkommer om funktionerna separeras i vederbörlig ordning, eftersom separationen minskar riken för intressekonflikter. Avsaknaden av förfaranden som säkerställer tillräcklig åtskillnad av funktioner är en brist i förvaltnings- och kontrollsystemen.

Exempel avseende principen om åtskillnad av funktioner: 1. En anställd som ansvarade för bedömning av en ansökan om EU-finansiering fick senare i uppgift att utföra revision av genomförandet. Vid revisionen kan den anställde tro att det stöd denne tidigare uttryckt för urval av projektet borde återspeglas i en positiv rapport om genomförandet. Även om det finns en rad skäl till varför ett utvalt projekt kan gå snett är det möjligt att avsaknaden av en tydlig åtskillnad av funktioner kan leda till en situation med intressekonflikt. 2. Revisionsmyndigheten vidtar vissa åtgärder för att lämna tekniskt bistånd. När sådana åtgärder ingår i det urval som ska granskas av revisionsmyndigheten bör granskningen av dessa åtgärder genomföras av en annan, oberoende, revisor för att säkerställa en lämplig åtskillnad av funktioner. Liknande situationer kan uppstå till exempel vid en förvaltande myndighet för ett visst program, där samma förvaltande myndighet även mottar medel. I sådana fall bör den förvaltande myndighetens uppgifter överföras till en annan tjänst (som kan finnas inom samma organisation) och åtgärder bör vidtas för att se till att utvärderingen av bidragsansökan, godkännandet av beslutet om att bevilja bidrag och kontroller av förvaltningen görs med vederbörlig åtskillnad av funktioner. 3. Ekonomiavdelningen vid en regional förvaltning skickar en företrädare med rösträtt till en urvalskommitté. Fall 1: Miljöavdelningen vid en regional förvaltning lämnar in en projektansökan, och i urvalsförfarandet deltar ekonomiavdelningen från samma förvaltning. Bedömning: i) Ingen intressekonflikt föreligger - om inga hierarkiska kopplingar finns mellan ekonomi- och miljöavdelningarna och om ekonomiavdelningen inte deltagit i förberedelserna av miljöavdelningens projekt, och om det finns en tydlig åtskillnad av funktioner. Fall 2: Ekonomiavdelningen lämnar in en projektansökan. Bedömning: Intressekonflikt föreligger.

Det är också viktigt att ha etiska regler och/eller uppförandekodexar (110) eller någon annan typ av arbetspolicy och förfaranden, däribland bestämmelser om styr hanteringen av intressekonflikter i organisationen (111). Alla dessa verktyg bidrar till att öka kunskaperna och fastställa de regler och skyldigheter som gäller för att undvika och hantera intressekonflikter. Policy och förfaranden bör vara otvetydiga och omfatta exempelvis följande:

—	Intressekonflikter - förklaringar, krav och förfaranden för att deklarera dem, kontradiktoriska förfaranden som kan utmynna i sanktioner.

—	Policy för gåvor och erbjudanden om gästfrihet (112) – förklaringar och personalens efterlevnadsplikt.

—	Konfidentiell information – förklaring och personalens efterlevnadsplikt.

—

Krav på att rapportera misstänkta bedrägerier och skydd av personer som slår larm (s.k. visselblåsare), artikel 142.2 a) i budgetförordningen från år 2018. Bestämmelser och policy avseende visselblåsare bör omfatta sådant som vad som måste rapporteras, hur det ska rapporteras, till vem rapport ska lämnas, var man kan få stöd, skydd av personuppgifter, skyddsåtgärder för visselblåsare, hur rapporterna kommer att utredas och kommuniceras och möjliga följder för personer som hämnas på visselblåsare (113).

Sådana verktyg som måste finnas är lagstiftning, policy och formella förfaranden för att hantera intressekonflikter, minska risken för att de uppstår och hantera dem när de uppkommer (se även kapitel 3.2). I en ständigt föränderlig omgivning måste policyn och förfarandena fortsätta vara effektiva och relevanta för att hantera intressekonflikter genom att de uppdateras, när och om det behövs. Personalen ska förklara att den följer de regler, den policy och de förfaranden som fastställts.

De faktiska rättsliga verktyg som används för att hantera intressekonflikter kan variera från ett land till ett annat. Det kan till exempel röra sig om i) särskild lagstiftning om intressekonflikter vid förvaltningen av EU-medel, ii) övergripande lagstiftning om intressekonflikt som i allmänna termer avser hela den offentliga sektorn och iii) rättsliga eller andra bestämmelser som inför lämpliga regler och ser till att de efterlevs.

6.3   Intresseförklaring, redovisning av tillgångar och oförenliga funktioner

Intresseförklaring

Öppenhet är viktigt för att förebygga intressekonflikter i alla stadier av budgetgenomförandet. EU-institutionerna och de nationella myndigheterna på alla nivåer bör utarbeta åtgärder inom sina interna kontrollsystem för att säkerställa öppenhet och ansvarsskyldighet.

En förklaring om att ingen intressekonflikt föreligger och i tillämpliga fall en förklaring om såväl nuvarande som tidigare intressen är användbara verktyg för att kunna upptäcka och hantera situationer som innebär intressekonflikter.

Tidigare intressen är av relevans om den berörda personen fortsatt är bunden av ansvar/skyldigheter som följer av tidigare befattningar eller anställningar (under en viss ”avkylningsperiod” då personen bör avhålla sig från verksamhet som kan överlappa uppgifter från tidigare anställningar). Förklaringar av tidigare intressen kan begränsas exempelvis till de fem senaste åren eller till den tid personen omfattas av ansvar/skyldigheter som avser dessa tidigare befattningar eller anställningar.

Förklaringen bör inhämtas från den berörda personen så snart som möjligt (och bör uppdateras så snart intressesituationen förändras). Den kan till exempel avse intressen som kan vara relevanta för avtalsförvaltning, beslutsfattande eller hjälp med att utarbeta eller ge politisk rådgivning. Sådana förklaringar bör innehålla följande:

—	En tydlig hänvisning till de berörda uppgifterna och ärendet.

—	Undertecknarens fullständiga namn, födelsedatum, befattning och arbetsuppgifter.

—	Datum för undertecknandet.

En försäkran som gör det möjligt för undertecknaren att lämna en officiell deklaration om följande:

—	Om de har intressen som de själva uppfattar som eller som kan uppfattas strida mot genomförandet av EU:s budget och/eller om de befinner sig i en intressekonflikt kopplad till genomförandet av EU:s budget.

—	Om det finns omständigheter (däribland personliga intressen) som inom den närmaste framtiden kan försätta honom eller henne i en intressekonflikt .

—	En försäkran om att han eller hon förbinder sig att omedelbart redovisa en potentiell intressekonflikt vid omständigheter som kan leda till en sådan slutsats.

En förklarande anmärkning kan bifogas försäkran för att ge den som undertecknar tydlig information om följande:

—	Organisationens policy, syftet med förklaringen och information om att uppgifterna kan komma att kontrolleras.

—	De rättsliga kraven, inklusive klargöranden av vissa frågor i anslutning till definitionen. Det bör exempelvis klargöras vilken typ av band som utgör familjeband (se kapitel 3.2.1).

—	Uppgifter om uppförandekod, policy och förfaranden som reglerar hanteringen av intressekonflikter i organisationen.

—

Det förfarande som ska användas vid avstående eller avlägsnande när en möjligt intressekonflikt föreligger. Om en anställd yppar en möjlig intressekonflikt eller tredje man rapporterar en möjlig intressekonflikt bör den anställda som berörs avstå från att hantera ärendet till dess att dennes överordnade eller den behöriga myndigheten har prövat om det föreligger en intressekonflikt (detta kan även gälla tidigare fall).

—	Det förfarande som ska tillämpas vid en förändring av situationen, särskilt när och hur en intressekonflikt som uppstår ska redovisas, samt till vem.

—	Förfaranden som reglerar följderna av att inte yppa en intressekonflikt, vilket kan betecknas som trolöshet mot huvudman. Den person eller det organ som är behörigt att genomföra dem måste ha tillräcklig auktoritet och ansvarsskyldighet.

Om en intressekonflikt uppkommer efter det att den ursprungliga förklaringen lämnats innebär detta inte nödvändigtvis att den ursprungliga förklaringen var oriktig. Det är möjligt att inga av de omständigheter som orsakade konflikten förelåg eller var kända när förklaringen lämnades. Det bör därför finnas en skyldighet att:

—	lämna en förklaring om den befintliga situationen så snart den berörda personen får kännedom om omständigheter som kan påverka en opartisk och objektiv tjänsteutövning,

—	avstå från åtgärder och hänvisa ärendet till sin överordnade (eller den delegerade utanordnaren).

Det är viktigt att organisationen inrättar tydliga och objektiva kriterier för att bedöma intresseförklaringar och att de tillämpas konsekvent. Som ett led i en verkningsfull kontroll för att spåra eventuella falska förklaringar bör alla förklaringar diarieföras, lagras av myndigheten och kontrolleras (enligt lämplig metod) i enlighet med tillämplig lagstiftning mot andra informationskällor för att exempelvis upptäcka kopplingar mellan personer som deltar i projekturval och potentiella bidragsmottagare.

EU:s bestämmelser och nationella bestämmelser är tillämpliga med avseende på påföljder och rättsmedel vid överträdelser som involverar tjänstemän, bidragsmottagare och entreprenörer. Om en falsk förklaring upptäcks bör myndigheten, inom ramen för tillämplig lagstiftning, genomföra lämplig utredning (däribland utredning av påverkan på EU:s budgetgenomförande) och vidta korrigerande åtgärder. Det sistnämnda kan innebära disciplinära och straffrättsliga påföljder för den tjänsteman som lämnat en falsk deklaration, annullering och omprövning av tilldelningsförfarandet, annullering av avtal/bidragsöverenskommelser, inställande av betalningar, finansiella korrigeringar och återvinning av medel. Att inte yppa en intressekonflikt utgör inte nödvändigtvis en förseelse som regleras i straffrätten. Men intressekonflikter som inte upptäcks och hanteras rätt kan i slutänden nå en sådan punkt, beroende på den tillämpliga rättsliga ramen.

Redovisning av tillgångar och inbördes oförenliga funktioner

Redovisning av tillgångar och en policy för inbördes oförenliga funktioner och/eller befattningskumulering för offentliga tjänstemän eller tjänstemän med känsliga befattningar eller befattningar som medför högre risk kan hjälpa till med att förebygga och upptäcka intressekonflikter. Följande åtgärder kan vidtas.

—	Deklaration av personliga inkomster.

—	Deklaration av familjens inkomst och tillgångar (114).

—	Deklaration av personliga tillgångar.

—	Offentligt yppande av personens tidigare anställningar, arbetsuppgifter, roller och antal tjänsteår vid offentliga eller privata enheter.

—	Offentligt yppande av deklaration av personliga inkomster och personliga tillgångar (eller upptagning i ett register som bara är tillgängligt för personer med motiverat intresse av tillgång till dessa personuppgifter) (115).

—	Inskränkningar av ägandet eller bestämmanderätten som följer av innehav i privata företag.

—

Avyttring, antingen genom försäljning av affärsintressen eller investeringar, eller genom överföring (i kombination med andra åtgärder) till diskretionär förvaltning, en s.k. ”blind fond” som innebär att bidragsmottagaren inte har närmare kännedom om eller inflytande på förvaltningen av tillgångarna.

—	Deklaration av gåvor samt begränsningar och kontroll av rätten att ta emot gåvor och andra förmåner, såsom erbjudanden om gästfrihet, i enlighet med en förutbestämd policy och andra förfaranden.

—	Personal bör rutinmässigt avlägsnas eller dra sig tillbaka från offentlig tjänst när de deltar i möten eller fattar beslut som skulle försätta dem i intressekonflikt.

—	Säkerhet och åtkomstkontroll för intern information.

—

Regelbunden och effektiv rotering av personal med känsliga befattningar (känsliga befattningar när det gäller utarbetande av förslagsinfordran, utvärdering och kontroll av anbud, godkännande, utbetalning och redovisning, bland annat avseende offentlig upphandling). Användning av opersonliga funktionella e-postadresser för hjälptjänster.

—

Begränsningar av bisysslor (och/eller krav på öppenhet/registrering/kontroll), samtidiga utnämningar (t.ex. i icke-statliga organisationer, politiska organisationer eller statsägda företag), verksamhet efter tjänstens upphörande, makes (eller registrerad partners) verksamhet samt även de närmaste familjemedlemmarnas verksamhet.

—

Lämpliga lagbestämmelser om intressekonflikter vid ny yrkesverksamhet efter avslutad offentlig anställning, t.ex. om en tjänsteman som nyligen frånträtt sin tjänst skulle ingå ny anställning eller starta företagsverksamhet på ett område med koppling till den tidigare tjänsten eller, omvänt, om en person som nyligen varit verksam på ett visst område rekryteras till en offentlig tjänst med liknande profil. Det ovanstående kan även omfatta begränsningar av yrkesmässiga kontakter med tidigare kollegor eller av att företräda motparter under viss tid efter anställningen. Sådana situationer kan medföra en väsentlig risk för förtroendet för den offentliga förvaltningen. Det bör därför finnas särskilda bestämmelser och förfaranden för att hantera sådana situationer, däribland till exempel förklaringar om etiskt uppträdande eller acceptans av kontrollåtgärder under ett visst antal år.

6.4   Andra åtgärder

Det är särskilt viktigt att upptäcka intressekonflikter så tidigt som möjligt. Om en intressekonflikt exempelvis upptäcks innan EU-finansiering tilldelas bör urvalsförfarandet suspenderas i väntan på vidare utredning.

För att förebygga intressekonflikter kan det vara av värde att kontrollera uppgifter i företagsregister, EU:s och nationella myndigheters databaser för arbetsavtal mellan fysiska och juridiska personer, offentliga register (116), anställningsregister och andra uppgifter som är tillgängliga för EU:s institutioner och nationella myndigheter. Det ovanstående kan kräva råd eller ingripande från andra behöriga organ, i enlighet med tillämplig lagstiftning. Man kan också använda riskbedömningsverktyg (exempelvis Arachne som beskrivs nedan). Uppgifterna måste behandlas med hänsyn till bestämmelserna om skydd av personuppgifter.

Genom att fastställa särskilda riskindikatorer kan det vara lättare att få syn på intressekonflikter. Riskindikatorer är omständigheter som är ovanliga eller avviker från sedvanlig verksamhet som kan tyda på att mer undersökning behövs. Intressekonflikter kan yttra sig på många olika sätt och kan uppstå och påverka beslut i alla etapper - från det att strategiska mål fastställs till dessa att ett projekt utvärderas eller ansvarsfrihet beviljas. Ingen förteckning över riskindikatorer kan därför vara uttömmande.

Riskindikatorer bör göra personal och ledning mer vaksamma och göra att de vidtar nödvändiga åtgärder. En riskindikator betyder dock inte att en intressekonflikt föreligger eller kan föreligga, utan att situationen måste kontrolleras och övervakas noggrant.

Följande riskindikatorer kan övervägas:

—	Det finns ingen förklaring om intressekonflikt, trots att det är obligatoriskt eller en sådan har begärts.

—	En anställd vid den upphandlande myndigheten arbetade strax dessförinnan för ett bolag som kan komma att lämna anbud i en upphandling som utarbetas av den anställda.

—	En anställd vid den upphandlande myndigheten har någon i sin närmaste familj som arbetar för ett bolag som kan lämna anbud.

—	Villkoren i det avtal som undertecknats av bidragsmottagaren och entreprenören har ändrats.

—	Förbindelser eller bekantskap mellan bidragsmottagaren och personal vid den myndighet som medverkar i budgetgenomförandet eller mellan slutmottagaren och entreprenörer.

—	Bidragsmottagare och upphandlade underentreprenörer delar kontorsutrymme/lokaler/adress, eller liknande företagsnamn tyder på ekonomiskt beroende.

—	Utvärderingskommitténs medlemmar har inte den tekniska expertis som krävs för att utvärdera de anbud som lämnats och styrs av en enda person.

—	En ledamot i expertkommittén som bedömer projekt har en hög ställning i en av de enheter som föreslår ett projekt för finansiering.

—	Subjektiva omständigheter är överrepresenterade bland kriterierna eller vid utvärderingen av ett anbud.

—	Specifikationerna har stora likheter med den vinnande anbudsgivarens produkt eller tjänster, särskilt om specifikationerna innefattar en uppsättning mycket specifika krav som bara ett fåtal anbudsgivare skulle kunna uppfylla.

—	Avtalets beräknade eller högsta tillåtna belopp anges inte i de offentliggjorda upphandlingsdokumenten (registreras endast internt) men anbudet ligger mycket nära det internt fastställda beloppet (exempelvis en skillnad på 1–2 procent).

—	Bidragsmottagaren inrättades omedelbart innan bidragsansökan gjordes.

—	Få sökande eller färre sökande än väntat i en förslagsinfordran/anbudsinfordran.

—	Samma företag tar hem avtal som följer varandra i tiden.

—	Bristfälligt fullgörande av avtalet leder inte till några påföljder eller till att entreprenören/tjänsteleverantören utesluts från påföljande tilldelningsförfaranden.

Denna förteckning är dock inte uttömmande. Berörda tjänstegrenar och myndigheter kan bygga vidare på förteckningen.

Som ett led i kampen mot bedrägeri (117) (och oriktigheter) har kommissionen utvecklat flera verktyg för att samla information och bedöma risker, exempelvis med avseende på budgetens utgiftssida. Några exempel är Daisy och Arachne.

Daisy är ett analysverktyg som kommissionens enheter med ansvar för forskningsverksamhet använder för att upptäcka riskprofiler och varningssignaler för att målriktiga revisionsverksamheten och andra kontrollresurser på de projekt som medför störst risker.

Arachne (118) är ett verktyg som är tillgängligt för medlemsstaternas myndigheter och kan användas för uppgiftsinsamling och riskbedömning för att utifrån de förvaltande myndigheternas uppgifter upprätta en omfattande projektdatabas. Uppgifterna berikas med offentligt tillgänglig information för att med utgångspunkt i vissa riskindikatorer upptäcka projekt, bidragsmottagare, avtal och entreprenörer som kan ge upphov till ökad risk för bedrägeri, intressekonflikt och oriktigheter. Arachne använder över hundra riskindikatorer som grupperas i sju riskkategorier, såsom upphandling, avtalsförvaltning, bidragsberättigande, resultat, företagskoncentration, renommé och bedrägerivarningar.

När Arachne har tagits i bruk och är en del av förvaltnings- och kontrollsystemen kan verktyget öka de tillgängliga uppgifternas interoperabilitet och därmed effektiviteten i projekturval, förvaltning, verifikationer, kontroll och revision. Arachne kan göra det lättare att upptäcka och förebygga intressekonflikter. Det kan visa rättsliga kopplingar mellan företag och personer och identifiera när det finns risk för intressekonflikt.

Exempel på användning av Arachne i praktiken: I exemplet med projekt Tango finns en direkt rättslig koppling mellan person 1 (bidragsmottagare i projektet i land Y) och person 2 (entreprenör för projektet i land X) via företag H, som befinner sig i ett annat land än bidragsmottagaren och entreprenören. Det är i detta exempel värt att kontrollera om det föreligger en intressekonflikt. Upplysningarna kan användas för att på ett mer effektivt och ändamålsenligt sätt målinrikta verifikation, kontroll och revision. Det bör noteras att även om ovanstående exempel avser ett upphandlingsärende är Arachne även ett bra verktyg för att fastställa om en situation som kan uppfattas som en intressekonflikt bland personal vid en EU-insitution eller en nationell myndighet med ansvar för att välja ut och bedöma bidragsansökningar och andra typer av stöd med offentliga medel.

Det är omöjligt att tillämpa en enda gemensam policy för att hantera frågor om intressekonflikter lika effektivt i alla länder och EU-institutioner. För att policyn ska vara verksam bör den alltid beakta varje lands politiska, administrativa och rättsliga sammanhang och de särskilda omständigheterna, tendenserna och riskerna som hänger samman med olika kulturella och regionala omständigheter.

Utöver de ovannämnda åtgärderna förekommer andra riskfaktorer, omständigheter och aspekter som bör beaktas när policy och förfaranden utarbetas, så att förtroendet för den offentliga sektorn stärks eller återställs.

—	För att se till att de risker som är förknippade med intressekonflikter hanteras på ett bra sätt bör alla åtgärder vara en del av en bredare förvaltningskultur som kännetecknas av ökad öppenhet, integritet, opartiskhet och ansvarsskyldighet.

—	En sund politik och sunda förfaranden för att hantera intressekonflikter bör ha en nära koppling till ländernas och EU-institutionernas skyldigheter att bekämpa bedrägerier och bör därför prioriteras av ledningsorgan och politiskt.

—	Varje kommitté som ansvarar för att hantera intressekonflikter bör tillämpa ingående bestämmelser och kontroller för att säkerställa öppenhet, ansvarsskyldighet och trovärdighet.

En annan omständighet av vikt för att förebygga intressekonflikter avser bidragsmottagare och entreprenörer. I enlighet med tillämplig lagstiftning och inom dess begränsningar kan ett gott skydd främjas med hjälp av bestämmelser i kravspecifikationerna för förslagsinfordran respektive anbudsomgången eller finansieringsavtalet. Bestämmelser som ska förebygga intressekonflikter kan särskilt avse

—	urval av bidragsmottagare eller entreprenörer (vilket kan innebära en begränsning av avtalets löptid (119)),

—	bidragsmottagarens/entreprenörens roll, eller roller som innehas av personer eller enheter med anknytning till dem (däribland verkliga huvudmän), i samband med förberedelserna av anbudet,

—	bidragsmottagarens eller entreprenörens projektgenomförande (120),

—	urval av underleverantörer eller parternas enheter (särskilt vid bidrag till parter/konsortiedeltagare i olika medlemsstater eller i tredjeland).

En bidragsmottagare/entreprenör bör exempelvis åläggas skyldigheten att i) avhålla sig från all verksamhet som kan ge upphov till intressekonflikt, och ii) vidarebefordra dessa och andra tillämpliga skyldigheter till alla fysiska personer med behörighet att företräda denne eller fatta beslut för dennes räkning, dennes anställda och tredje man som deltar i genomförandet/fullgörandet av avtalet/överenskommelsen, däribland underentreprenörer.

Bidragsmottagare och entreprenörer måste också säkerställa att de ovanstående personerna inte befinner sig i en situation som kan leda till intressekonflikt och ska omedelbart lämna underrättelse om alla situationer som kan innebära intressekonflikt eller motstridiga yrkesintressen under fullgörandet av upphandlingsavtalet/bidragsavtalet. Bidragsmottagare och entreprenörer måste omedelbart agera för att avhjälpa situationen och den upphandlande myndigheten bör i) kontrollera att åtgärden är lämplig, ii) kräva att mottagaren/uppdragstagaren vidtar ytterligare åtgärder inom utsatt tid och/eller iii) besluta att inte tilldela entreprenören ett visst kontrakt (vid ramavtal). Utanordnaren eller den behöriga myndigheten bör ge prov på gott omdöme och noggrant överväga vilken typ och vilken omfattning de avhjälpande åtgärderna har för det specifika förhandenvarande ärendet.

---

(1)  EUT L 193, 30.7.2018, s. 1.

(2)  EUT L 298, 26.10.2012, s. 248.

(3)  EUT L 94, 28.3.2014, s. 65.

(4)  För att säkerställa att denna vägledning är klar och lättförståelig vill vi framhålla att hänvisningarna till upphandlingsdirektivet 2014/24/EU även bör förstås som hänvisningar till Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/23/EU av den 26 februari 2014 om tilldelning av koncessioner och Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/25/EU av den 26 februari 2014 om upphandling av enheter som är verksamma på områdena vatten, energi, transporter och posttjänster och om upphävande av direktiv 2004/17/EG, eftersom begreppet intressekonflikt definieras på ett liknande sätt i alla tre direktiven.

(5)  Avdelning II i budgetförordningen från år 2018.

(6)  Se även kapitel 3.2.4 och kapitel 5.1.

(7)  Med undantag för etiska frågor utan ekonomiska konsekvenser, som omfattas av annan EU:s lagstiftning och andra kommissionsdokument utan direkt anknytning till genomförandet av EU:s budget.

(8)  Ekonomiska aktörer (i den mening som avses i avdelning IV, kapitel 4, artiklarna 73, 76, 77 och 89 i budgetförordningen från år 2018) är utanordnare (varje EU-institution utför de uppgifter som åligger utanordnare och delegerar – samt vidaredelegerar – utanordnarnas uppgifter till personal på lämplig nivå), räkenskapsförare (som varje EU-institution utser bland tjänstemän som omfattas av tjänsteföreskrifterna) samt förskottsförvaltare (vilka utses genom beslut av EU-institutionens räkenskapsförare efter vederbörligen motiverat förslag från den ansvariga utanordnaren).

(9)  Följande är exempel på EU-fonder vars förvaltning delas med medlemsstaterna: i) Europeiska regionala utvecklingsfonden (Eruf); ii) Europeiska socialfonden (ESF); iii) Sammanhållningsfonden; iv) Europeiska havs- och fiskerifonden (EHFF); v) Asyl- och migrationsfonden; vi) Fonden för inre säkerhet (ISF); vii) Instrumentet för gränsförvaltning och visering; viii) Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (Ejflu); ix) Europeiska garantifonden för jordbruket (EGFJ); x) Fonden för europeiskt bistånd till dem som har det sämst ställt (Fead); xi) Europeiska fonden för justering för globaliseringseffekter; och xii) Europeiska unionens solidaritetsfond.

(10)  En icke uttömmande förteckning över externa samarbetsparter finns i kapitel 4.

(11)  Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 av den 29 oktober 2012 om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget (EUT L 362, 31.12.2012, s. 1).

(12)  De metoder som används för att genomföra EU:s budget fastställs i artikel 62 i budgetförordningen från år 2018 (direkt/indirekt/delad förvaltning).

(13)  Domstolens dom av den 12 mars 2015 i mål C-538/13, eVigilo Ltd., ECLI:EU:C:2015:166, punkterna 35, 42 och 43 angående offentlig upphandling. Europeiska unionens domstol har fastställt att ett beslut om tilldelning som fattas när en intressekonflikt föreligger strider mot principen om likabehandling och öppenhet. Domstolen ansåg att EU-lagstiftningen inte utgör hinder för att en nationell domstol kan förklara en upphandling rättsstridig redan på grund av partiskhet i tilldelningsförfarandet, som den klagande inte behöver bevisa, men dom den upphandlande myndigheten måste granska. En intressekonflikt innebär en risk för att den upphandlande myndigheten låter sig styras av hänsyn som inte är relevanta i förhållande till kontraktet i fråga och ger företräde åt en anbudsgivare enbart av detta skäl. En sådan intressekonflikt kan således utgöra ett åsidosättande av principerna om likabehandling och om insyn. De upphandlande myndigheternas skyldighet att ge ekonomiska aktörer likabehandling utan diskriminering och agera öppet innebär att de får en aktiv roll i tillämpningen av dessa principer för offentlig upphandling. Den upphandlande myndigheten är därför skyldig att kontrollera om det finns eventuella intressekonflikter och att vidta lämpliga åtgärder för att förhindra och upptäcka intressekonflikter samt att åtgärda dessa.

(14)  I ett annat mål som gällde kommissionens upphandling byggde undvikande av intressekonflikter också på principen om sund ekonomisk förvaltning (Förstainstansrättens dom av den 17 mars 2005 i mål T-160/03, AFCon Management Consultants m.fl. mot kommissionen, ECLI:EU:T:2005:107, punkt 74).

(15)  Bilaga I till kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 av den 11 mars 2014 om komplettering av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1306/2013 vad gäller utbetalande organ och andra organ, ekonomisk förvaltning, avslutande av räkenskaper, säkerheter och användning av euron, EUT L 255, 28.8.2014, s. 18; särskilt punkt 1 led B v.

(16)  Tillsammans med EU:s upphandlingsdirektiv, tjänsteföreskrifter och ett flertal sektorsspecifika regler.

(17)  Se även exempelvis artiklarna 12, 12b, 15 och 17a i förordning nr 31 (EEG), nr 11 (EKSG) om tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen.

(18)  Se även exempelvis artiklarna 12, 12b, 15 och 17a i förordning nr 31 (EEG), nr 11 (EKSG) om tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen samt kommissionens delegerade förordning (EU) nr 240/2014 av den 7 januari 2014 om den europeiska uppförandekoden för partnerskap inom ramen för de europeiska struktur- och investeringsfonderna (EUT L 74, 14.3.2014, s. 1).

(19)  Se kapitel 3.2.3.

(20)  Fördraget om Europeiska unionens funktionssätt.

(21)  Förordningar är rättsakter med direkt och enhetlig tillämpning på alla EU-länder så snart de trätt i kraft, utan att de behöver införlivas med nationell rätt. De är till alla delar bindande för samtliga EU-länder.

(22)  Artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 skulle inte vara generellt tillämplig på anbudssökande, anbudsgivare, bidragssökande och bidragsmottagare (däribland slutmottagare när det gäller finansieringsinstrument med delad förvaltning) samt entreprenörer och bör inte användas vid hänvisningar till dem, om de inte befinner sig i en specifik och annorlunda situation. Det kan i detta hänseende finnas tillfällen då artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 är tillämplig och en slutsats bara kan nås genom att beakta inom vilken rättslig ram de ovannämnda anbudssökande, anbudsgivarna, bidragssökande, bidragsmottagarna och entreprenörerna fullgör sina uppgifter eller funktioner. Vid tillämpningen av förordningen om gemensamma bestämmelser kan en mottagare vara exempelvis det organ som beviljar stöd (vid statligt stöd som inte överstiger 200 000 euro per företag). En liknande situation uppkommer i verksamhet som rör finansieringsinstrument, där mottagaren är det organ som genomför finansieringsinstrumentet eller fondandelsfonden (i förekommande fall) eller när förvaltande myndigheten är en mottagare av tekniskt bistånd inom ramen för ett program. I dessa fall genomför organen EU:s budget och omfattas av bestämmelserna i artikel 61 i budgetförordningen från år 2018. En liknande situation uppkommer när en myndighet lägger ut vissa av sina uppgifter i fråga om budgetgenomförandet på ett externt företag. I så fall medverkar det externa företaget i genomförandet av EU:s budget och omfattas därför av bestämmelserna i artikel 61 i budgetförordningen från år 2018. Ytterligare upplysningar finns i sista stycket i kapitel 3.2.4, se även kapitel 4.1 avseende direkt/indirekt förvaltning, kapitel 5.2 avseende delad förvaltning och slutet av kapitel 6.4 när det gäller ytterligare åtgärder i förhållande till mottagare och entreprenörer.

(23)  https://myintracomm.ec.europa.eu/budgweb/en/man/finactor/Pages/finactor.aspx

(24)  Förordning nr 31 (EEG), nr 11 (EKSG) om tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen.

(25)  Artikel 150.5 i budgetförordningen från år 2018.

(26)  Kommissionens delegerade förordning (EU) 2019/715 av den 18 december 2018 med rambudgetförordning för de organ som inrättats enligt EUF-fördraget och Euratomfördraget och som avses i artikel 70 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 (EUT L 122, 10.5.2019, s. 1).

(27)  Kommissionens delegerade förordning (EU) 2019/887 av den 13 mars 2019 om den modellbudgetförordning för offentlig-privata partnerskap som avses i artikel 71 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 (EUT L 142, 29.5.2019, s. 16).

(28)  Till exempel att en anställd faktiskt utnyttjat sitt inflytande för att främja eller avsiktligt gynna en ekonomisk enhet som ägs av någon i den närmaste familjen.

(29)  Domstolens dom av den 12 mars 2015 i mål C-538/13, eVigilo Ltd., ECLI:EU:C:2015:166, punkt 45: ”Sådana omständigheter som de som gjorts gällande i det nationella målet avseende anknytningen mellan de experter som utsetts av den upphandlande myndigheten och specialisterna hos de företag som tilldelats kontraktet – bland annat att de arbetar tillsammans vid samma universitet, att de tillhör samma forskargrupp eller har anställningsförhållanden inom nämnda universitet – utgör, om de styrks, sådana objektiva omständigheter som påkallar att en fördjupad undersökning görs av den upphandlande myndigheten eller, i förekommande fall, av de administrativa prövningsorganen eller domstolarna.”.

(30)  Se ”Managing Conflict of Interest in the Public Service, OECD Guidelines and country experiences”, OECD, s. 25,http://www.oecd.org/corruption/ethics/48994419.pdf.

(31)  Inklusive kontroll, godkännande, utbetalning och redovisning av anspråk eller begäranden om utbetalning.

(32)  I fråga om personal vid EU-institutionerna, se även artikel 93 i budgetförordningen från år 2018.

(33)  Se även artiklarna 156, 157 och 158 i budgetförordningen från år 2018.

(34)  Observera att genomförandeorganen (artikel 69 i budgetförordningen från år 2018) tillämpar budgetförordningens bestämmelser direkt.

För de decentraliserade organen och byråerna (artikel 70 i budgetförordningen från år 2018) finns bestämmelserna om intressekonflikt i artikel 42 i kommissionens delegerade förordning (EU) 2019/715 av den 18 december 2018 med rambudgetförordning för de organ som inrättats enligt EUF-fördraget och Euratomfördraget och som avses i artikel 70 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046.

För de offentlig-privata partnerskapen (artikel 71 i budgetförordningen från år 2018) finns bestämmelserna om intressekonflikt i artikel 27 i kommissionens delegerade förordning (EU) 2019/887 av den 13 mars 2019 om den modellbudgetförordning för offentlig-privata partnerskap som avses i artikel 71 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046.

(35)  Denna vägledning är även relevant exempelvis för kandidatländer inom ramen för indirekt förvaltning med mottagarlandet, där EU-medlen hanteras i indirekt förvaltning som utförs av partnerskapsländer eller mottagarländer, för andra typer av indirekt förvaltning som utförs av partnerskapsländer eller mottagarländer inom ramen för Europeiska grannskapsinstrumentet (t.ex. programbedömningar, Egypten eller Tunisien) och för nationella utanordnare och liknande befattningar i partnerskapsländerna som medför ansvar för förvaltning av EU-medel.

(36)  Förordningar är rättsakter med direkt och enhetlig tillämpning på alla EU-länder så snart de trätt i kraft, utan att de behöver införlivas med nationell rätt. De är till alla delar bindande för samtliga EU-länder.

(37)  Artikel 154.5 i budgetförordningen från år 2018.

(38)  Artikel 154.3 i budgetförordningen från år 2018.

(39)  Kommissionens beslut av den 17 april 2019 om fastställande av nya kravspecifikationer för den metod för pelarbedömning som ska tillämpas enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 (EUT C 191, 6.6.2019, s. 2).

(40)  I artikel 2.47 i budgetförordningen från år 2018 definieras en deltagare som ”en anbudssökande eller anbudsgivare i ett upphandlingsförfarande, en sökande i ett förfarande för tilldelning av bidrag, en expert i ett förfarande för urval av experter, en sökande i en pristävling eller en person eller enhet som deltar i ett förfarande för förvaltning av unionsmedel enligt artikel 62.1 första stycket c”. dvs. indirekt förvaltning.

(41)  I artikel 2.5 i budgetförordningen från år 2018 definieras en bidragsmottagare som ”en fysisk person eller en enhet med eller utan ställning som juridisk person med vilken en bidragsöverenskommelse har undertecknats”.

(42)  Medlemsstaternas bestämmelser om offentlig upphandling definieras i upphandlingsdirektiven.

(43)  https://myintracomm.ec.europa.eu/budgweb/EN/imp/procurement/Documents/vademecum-public-procurement-en.pdf

(44)  https://myintracomm.ec.europa.eu/budgweb/EN/imp/grants/Documents/grants-vademecum-en-combined.pdf

(45)  Se även webbsidan BUDGWEB för avtalsmallar, förlagor för bidragsavtal, förklaringar avseende intressekonflikt och tystnadsplikt.https://myintracomm.ec.europa.eu/budgweb/EN/Pages/index.aspx.

(46)  https://ec.europa.eu/europeaid/prag/ (Handledningen är inte tillämplig på insatser avseende civilskydd och humanitärt bistånd som utförs av generaldirektoratet för europeiskt civilskydd och humanitära biståndsåtgärder). [Ej översatt till svenska]

(47)  Se skäl 104 i budgetförordningen från år 2018.

(48)  Domstolens dom av den 12 mars 2015 i mål C-538/13, eVigilo Ltd., ECLI:EU:C:2015:166, punkt 35 angående offentlig upphandling. Europeiska unionens domstol har fastställt att ett beslut om tilldelning som fattas när en intressekonflikt föreligger strider mot principen om likabehandling och öppenhet. I ett mål som gällde kommissionens upphandling byggde undvikande av intressekonflikter också på principen om sund ekonomisk förvaltning - Förstainstansrättens dom av den 17 mars 2005 i mål T-160/03, AFCon Management Consultants m.fl. mot kommissionen, ECLI:EU:T:2005:107, punkt 74.

(49)  Förstainstansrättens dom av den 17 mars 2005 i mål T-160/03, AFCon Management Consultants m.fl. mot kommissionen, ECLI:EU:T:2005:107: Kommissionen försummade att undersöka en misstänkt intressekonflikt som berörde en anbudsgivare och en ledamot i den utvärderingskommitté som bedömde anbuden.

(50)  Se även punkt 5 i ”Guidelines on Commission participation in private law bodies” i bilagan till beslut C(2004)2958.

(51)  Även vid delegering och vidaredelegering.

(52)  En annan person eller enhet kan exempelvis vara 1) en annan deltagare eller 2) en tjänsteleverantör (som tidigare deltagit i utarbetandet av dokument som används i förfarandet för tilldelning), om deltagaren anlitar tjänsteleverantören för att hjälpa till med att utarbeta anbudet/bidragsansökan i syfte att snedvrida konkurrensen (det är erkänt svårt att utarbeta kravspecifikationer för bidrag/avtal som är så precisa att de tolkas likadant av alla sökande; en konsult som har hjälpt en upphandlande myndighet att utarbeta kravspecifikationer bör därför inte sedan erbjuda sig [eller anlitas för] rådgivning till en deltagare om exakt hur anbudet/ansökan bör utformas).

(53)  Förutom avvisning på grund av deltagande i utarbetandet av handlingar som ska användas i tilldelningsförfarandet ska det också framhållas att det finns andra omständigheter som kan leda till att en deltagare avvisas, exempelvis de situationer som beskrivs i artikel 141.1 b) i budgetförordningen från år 2018 och gäller deltagare som lämnat vilseledande uppgifter om det som krävs för att delta i förfarandet eller inte lämnat några uppgifter alls. Nedan relateras ett ärande där utanordnaren avvisade en anbudsgivare från ett tilldelningsförfarande med hänvisning till att nödvändig information inte lämnats (tribunalens dom av den 9 april 2019, i mål T-182/15, Sopra Steria mot Europaparlamentet, ECLI:EU:T:2019:228): Tribunalen avvisade Sopra Sterias talan med hänvisning till att det var irrelevant att intressekonflikten inte konkretiserades; Sopra Steria har brutit mot upphandlingsbestämmelserna genom att inte utan onödigt dröjsmål informera Europaparlamentet om en potentiell intressekonflikt. Europaparlamentet måste avvisa anbudsgivare som inte lämnar nödvändiga upplysningar som krävs för deltagande. Ärendet rör en situation där Europaparlamentet upphandlade it-tjänster och upphandlingen avsåg flera olika delar. En av dessa delar gällde utvärdering av hur övriga delar genomförts, vilket naturligtvis gjorde att ett konsortium inte fick lägga anbud både för den delen och övriga delar. Under upphandlingsförfarandet fusionerades två företag, som hade lagt anbud på inbördes oförenliga delar, till ett konsortium. Detta ledde till att godtagandet av deras anbud annullerades, med hänvisning till att de var inbördes oförenliga. Domstolen bekräftade Europaparlamentets beslut om annullering.

(54)  Tribunalens dom av den 12 februari 2019 i mål T-292/15, Vakakis mot kommissionen, ECLI:EU:T:2019:84, angående deltagande i utarbetningen av kravspecifikationen (den upphandlande myndigheten utredde inte detta och den osäkerhet som följde därav ledde till att talan väcktes mot tilldelningsbeslutet). Ärendet rörde en skadeståndstalan. Det företag som tog hem anbudet hade anställt en person som deltagit i utarbetandet av kravspecifikationerna. Ett företag som inte tog hem anbudet väckte talan om skadestånd med hänvisning till att det vinnande företaget borde uteslutits av den anledningen, om den upphandlande myndigheten gjort tillräckliga efterforskningar. Tribunalen ansåg att det eventuella resultatet av sådana efterforskningar i vilket fall som helst var hypotetiskt, och inte med nödvändighet skulle ha lett till att anbudet avvisades, eftersom andra försiktighetsåtgärder kunde vidtas. Punkt 45: Det framgår av vägledningen ”Practical Guide to contract procedures for EU external actions” att ”en anbudssökande eller anbudsgivare som befinner sig i en intressekonflikt ska uteslutas från upphandlingsförfarandet såvida det inte visas att denna omständighet inte utgör illojal konkurrens,.[…].”

(55)  Europeiska unionens domstol ansåg i sin dom av den 3 mars 2005 i de förenade målen C-21/03 och C-34/03, Fabricom SA mot Belgien, ECLI:EU:C:2005:127, punkt 36, att det inte var förenligt med gemenskapsrätten att ha en sådan bestämmelse i nationell lagstiftning”enligt vilken en person som har ansvarat för forskning, experiment, analys eller utveckling med avseende på bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster inte får begära att få delta eller lämna ett anbud i en upphandling av dessa bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster, utan att denna person ges möjlighet att i det konkreta fallet visa att erfarenheterna från dessa aktiviteter inte leder till en snedvridning av konkurrensen”.

(56)  I samband med upphandlingsförfaranden enligt budgetförordningen från år 2018 definieras en ekonomisk aktör i artikel 2.24 i budgetförordningen från år 2018 som ”varje fysisk eller juridisk person, inbegripet offentliga organ och grupper av sådana personer, som erbjuder sig att leverera varor, utföra byggentreprenader eller tillhandahålla tjänster eller fast egendom”.

(57)  Förordning nr 31 (EEG), nr 11 (EKSG) om tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen.

(58)  Liknande förfaranden finns vid alla EU:s institutioner, byråer och organ.

(59)  För kommissionsledamöterna, se: Kommissionens beslut av den 31 januari 2018 om en uppförandekod för Europeiska kommissionens ledamöter (EUT C 65, 21.2.2018, s. 7). EU-fördragen fastställer att Europeiska kommissionens ledamöter ska utses bland personer vars oavhängighet inte kan ifrågasättas, och att kommissionsledamöterna ska iaktta redbarhet och visa omdöme såväl under som efter sin ämbetstid. I Fördraget om Europeiska unionens funktionssätt vidareutvecklas dessa principer. Medlemsstaterna får inte försöka påverka ledamöter av Europeiska kommissionen. Kommissionsledamöterna får inte under sin ämbetstid utöva någon annan yrkesverksamhet och ska fortsätta iaktta redbarhet och visa omdöme även efter ämbetstiden. Den tystnadsplikt som är bindande för alla EU-institutionernas personal är även tillämplig på kommissionsledamöterna.

(60)  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:01962R0031-20200101

(61)  https://myintracomm.ec.europa.eu/staff/Documents/talent-management/staff/C_2018_4048_F1_COMMISSION_DECISION_EN_V9_P1_954331.pdf

(62)  https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/communication-to-the-commission-guidelines-on-gifts-and-hospitality_2012_en.pdf

(63)  https://webgate.ec.testa.eu/Ares/document/show.do?documentId=080166e5c60c438b

(64)  https://myintracomm.ec.europa.eu/staff/Documents/staff-conduct/practical-guide-to-staff-ethics-and-conduct.pdf

(65)  https://ec.europa.eu/info/files/code-good-administrative-behaviour-0_en

(66)  https://myintracomm.ec.europa.eu/staff/EN/staff-conduct/Pages/index.aspx

(67)  https://europa.eu/european-union/sites/europaeu/files/docs/body/2013-12-10_guidelines_on_conflict_of_interests_en.pdf

(68)  https://myintracomm.ec.europa.eu/staff/en/staff-conduct/individual-obligations/Pages/whistleblowing.aspx

(69)  https://myintracomm.ec.europa.eu/staff/Documents/staff-conduct/whistleblowing-guidelines-en.pdf

(70)  Källa: Verksamhetsrapport från kommissionens utrednings- och disciplinbyrå 2019.

(71)  Hänvisningarna till artiklarna 72 och 79 i budgetförordningen från år 2012 motsvarar artiklarna 61 och 100 i budgetförordningen från år 2018.

(72)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 av den 17 december 2013 om fastställande av gemensamma bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling och Europeiska havs- och fiskerifonden, om fastställande av allmänna bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden och Europeiska havs- och fiskerifonden samt om upphävande av rådets förordning (EG) nr 1083/2006 (EUT L 347, 20.12.2013, s. 320).

(73)  https://ec.europa.eu/regional_policy/en/information/publications/guidelines/2014/guidance-for-the-commission-and-member-states-on-a-common-methodology-for-the-assessment-of-management-and-control-systems-in-the-member-states

(74)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1306/2013 av den 17 december 2013 om finansiering, förvaltning och övervakning av den gemensamma jordbrukspolitiken och om upphävande av rådets förordningar (EEG) nr 352/78, (EG) nr 165/94, (EG) nr 2799/98, (EG) nr 814/2000, (EG) nr 1290/2005 och (EG) nr 485/2008 (EUT L 347, 20.12.2013, s. 549).

(75)  Bilaga I till kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 av den 11 mars 2014 om komplettering av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1306/2013 vad gäller utbetalande organ och andra organ, ekonomisk förvaltning, avslutande av räkenskaper, säkerheter och användning av euron (EUT L 255, 28.8.2014, s. 18); jfr särskilt punkt 1 led B v.

(76)  Se även informationen avseende 1) domstolens dom av den 27 oktober 2005 i mål C-387/03, Grekland mot kommissionen, ECLI:EU:C:2005:646 och 2) tribunalens dom av den 25 februari 2015 i mål T-257/13, Polen mot kommissionen, ECLI:EU:T:2015:111, angående den gemensamma jordbrukspolitiken.

(77)  När det gäller den gemensamma jordbrukspolitiken, se särskilt artiklarna 54-56 i förordning (EU) nr 1306/2013 av den 17 december 2013.

(78)  Förstainstansrättens dom av den 15 juni 1999 i mål T-277/97, Ismeri Europa Srl mot revisionsrätten, ECLI:EU:T:1999:124, samt överklagande, punkt 123. I samma rättsfall (punkt 146) sägs att en intressekonflikt vid offentlig upphandling påverkar i sig den sunda förvaltningen av gemenskapens medel och likabehandlingen vid offentlig upphandling. Den behöver alltså inte ha vållat någon materiell skada som kan uppskattas till ett bestämt belopp.

(79)  Tribunalens dom av den 20 mars 2013 i mål T-415/10, Nexans France mot Joint Undertaking Fusion for Energy, ECLI:EU:T:2013:141, punkt 114. Det faktum att en anbudsgivare har möjlighet att påverka villkoren för upphandlingen på ett för denne gynnsamt sätt utgör en intressekonflikt även om denne inte har en sådan avsikt.

(80)  Artikel 63.2 i budgetförordningen från år 2018. ”2. När medlemsstaterna utför uppgifter som har samband med genomförandet av budgeten ska de vidta alla nödvändiga åtgärder, inbegripet lagstiftningsmässiga, regelrelaterade och administrativa åtgärder, som är nödvändiga för att skydda unionens ekonomiska intressen, genom att […] c) förebygga, upptäcka och korrigera oriktigheter och bedrägerier, […] De ska också inkassera felaktigt utbetalda belopp och inleda rättsliga förfaranden i detta avseende där så krävs. Medlemsstaterna ska ålägga mottagarna ändamålsenliga, avskräckande och proportionella sanktioner när detta föreskrivs i sektorsspecifika regler eller i särskilda bestämmelser i nationell rätt”.

(81)  Se typ av överträdelse nr 21 i bilagan till kommissionens beslut C(2019) 3452 final av den 14 maj 2019 om fastställande och godkännande av riktlinjer för fastställande av finansiella korrigeringar som kommissionen ska tillämpa på kostnader som finansieras av unionen genom delad förvaltning, i de fall som bestämmelserna om offentlig upphandling inte har följts.

(82)  COM(2014) 38 final, Rapport från kommissionen till rådet och Europaparlamentet: ”EU:s rapport om insatserna mot korruption”, s. 26.https://eur-lex.europa.eu/procedure/SV/1041639

(83)  Artikel 63.8 b i budgetförordningen från år 2018: ”8. För att säkerställa att unionens medel används enligt gällande regler ska kommissionen […] b) undanta utgifter för belopp som har betalats ut i strid med tillämplig rätt från finansiering från unionen,”

(84)  Flera uppgifter om intressekonflikt har framkommit tidigare inom ramen för kommissionens revision och Olafs utredningar, både på systemnivå och inom enskilda operativa insatser. När uppgifter har framkommit avseende medlemsstaternas system för att förebygga, spåra och avhjälpa intressekonflikter, har systeminriktade rekommendationer lämnats och schablonkorrigeringar tillämpats på de systematiska brister som upptäckts, även i frågor som rör intressekonflikter. I enskilda projekt som berördes av intressekonflikter som medfört en ekonomisk risk ledde utredningen till finansiell korrigering med 100 % av de utgifter som påverkades av intressekonflikten.

(85)  Direktiv 2014/23/EU, 2014/24/EU och 2014/25/EU. I den mån upphandlingsdirektiven inte är tillämpliga omfattas upphandlingen av fördraget och av nationell lagstiftning om upphandling.

(86)  För EU:s institutioner fastställs bestämmelserna om offentlig upphandling i budgetförordningen från år 2018.

(87)  Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/18/EG av den 31 mars 2004 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster (EUT L 134, 30.4.2004, s. 114).

(88)  Domstolens dom av den 12 mars 2015 i mål C-538/13, eVigilo Ltd., ECLI:EU:C:2015:166, punkt 35.

(89)  Domstolens dom av den 18 juni 2002 i mål C-92/00, Hospital Ingenieure Krankenhaustechnik Planungs- GmbH (HI) mot Stadt Wien, ECLI:EU:C:2002:379, punkt 47.

(90)  Domstolens dom av den 7 december 2000 i mål C-324/98, Telaustria Verlags GmbH and Telefonadress GmbH mot Telekom Austria AG, ECLI:EU:C:2000:669, punkt 60.

(91)  Domstolens dom av den 23 januari 2003 i mål C-57/01, Makedoniko Metro and Mikhaniki AE mot Elliniko Dimosio, ECLI:EU:C:2003:47, punkt 69. Se även de rättsfall som citeras i fotnoterna 16 och 17 samt avsnitt 1.1 i kommissionens tolkningsmeddelande 2006/C 179/02 om gemenskapsrättens tillämplighet på upphandlingskontrakt som inte, eller bara delvis, omfattas av direktiven om offentlig upphandling (EUT C 179, 1.8.2006, s. 2).

(92)  Domstolens dom av den 7 december 2000 i mål C-324/98, Telaustria Verlags GmbH and Telefonadress GmbH mot Telekom Austria AG, ECLI:EU:C:2000:669, punkterna 61–63.

(93)  Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upphävande av direktiv 2004/18/EG (EUT L 94, 28.3.2014, s. 65).

(94)  Domstolens dom av den 10 juli 2001 i mål C-315/99 P, Ismeri Europa mot revisionsrätten, ECLI:EU:C:2001:391, punkt 47. ”[...] begreppet intressekonflikt, som av förstainstansrätten i punkt 112 i den överklagade domen definierats så att ’en person som deltar i bedömningen och urvalet av anbuden avseende ett offentligt kontrakt tilldelas kontraktet’, [är] relevant, användbart och karaktäristiskt för en allvarlig brist inom den berörda institutionen eller organisationen”.

(95)  Europeiska unionens domstol ansåg i sin dom av den 3 mars 2005 i de förenade målen C-21/03 och C-34/03, Fabricom SA mot Belgien, ECLI:EU:C:2005:127, punkt 36, att det inte var förenligt med gemenskapsrätten att ha en sådan bestämmelse i nationell lagstiftning”enligt vilken en person som har ansvarat för forskning, experiment, analys eller utveckling med avseende på bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster inte får begära att få delta eller lämna ett anbud i en upphandling av dessa bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster, utan att denna person ges möjlighet att i det konkreta fallet visa att erfarenheterna från dessa aktiviteter inte leder till en snedvridning av konkurrensen”.

(96)  Tribunalens (andra avdelningen) dom av den 13 oktober 2015 i mål T-403/12, Intrasoft International SA mot Europeiska kommissionen, ECLI:EU:T:2015:774, punkt 76: ”Det föreligger inte någon absolut skyldighet för den upphandlande enheten att systematiskt utesluta anbudsgivare som befinner sig i en intressekonflikt, då ett sådant uteslutande inte är berättigat i det fall då det är möjligt att visa att denna situation inte har medfört någon inverkan på deras beteende inom ramen för upphandlingsförfarandet och att den inte medför någon faktisk risk att det uppstår beteenden som kan snedvrida konkurrensen mellan anbudsgivarna. Däremot är uteslutning av en anbudsgivare som befinner sig i en intressekonflikt oundviklig när det inte finns något lämpligare sätt att undvika varje åsidosättande av principen om likabehandling av anbudsgivarna och principen om insyn och öppenhet (dom Nexans France/det gemensamma företaget Fusion for Energy, ovan punkt 75, EU:T:2013:141, punkterna 116 och 117).”

(97)  Artiklarna 35, 38.7 d, 45.3 och 45.4 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/23/EU av den 26 februari 2014 om tilldelning av koncessioner (EUT L 94, 28.3.2014, s. 1).

(98)  Artiklarna 42, 59, 80.1, 99.3 och 99.4 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/25/EU av den 26 februari 2014 om upphandling av enheter som är verksamma på områdena vatten, energi, transporter och posttjänster och om upphävande av direktiv 2004/17/EG (EUT L 94, 28.3.2014, s. 243).

(99)  Kommissionens beslut C(2013) 9527 final av den 19 december 2013 om fastställande och godkännande av riktlinjer för fastställande av finansiella korrigeringar som kommissionen ska tillämpa på kostnader som finansieras av unionen genom delad förvaltning, i de fall som bestämmelserna om offentlig upphandling inte har följts.

(100)  Kommissionens beslut C(2019) 3452 final av den 14 maj 2019 om fastställande och godkännande av riktlinjer för fastställande av finansiella korrigeringar som kommissionen ska tillämpa på kostnader som finansieras av unionen genom delad förvaltning, i de fall som bestämmelserna om offentlig upphandling inte har följts.-

(101)  Intressekonflikt som berör någon annan än den vinnande anbudsgivaren utgör också en överträdelse av bestämmelserna i upphandlingsdirektiven, men i kommissionens riktlinjer fastställs inga finansiella korrigeringar för sådana överträdelser eftersom endast den vinnande anbudsgivaren är berättigad till medfinansiering från EU:s budget.

(102)  Domstolens dom av den 12 mars 2015 i mål C-538/13, eVigilo Ltd., ECLI:EU:C:2015:166, punkterna 31–47.

(103)  Detta vägledande dokument utarbetades av en expertgrupp från medlemsstaterna under samordning av rådgivande samordningskommittén för förebyggande av bedrägerier (Cocolaf):https://ec.europa.eu/sfc/sites/sfc2014/files/sfc-files/2013_11_12-Final-guide-on-conflict-of-interests-EN.pdf

(104)  https://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/guides/public_procurement/2018/guidance_public_procurement_2018_sv.pdf

(105)  https://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/studies/pdf/implem_article125_fraud_en.pdf

(106)  Mer information om urval av organ som genomför finansieringsinstrument lämnas i kommissionens tillkännagivande – vägledning för medlemsstaterna om urval av organ för genomförande av finansieringsinstrument (EUT C 276, 29.7.2016, s. 1.)

(107)  Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 480/2014 av den 3 mars 2014 om komplettering av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 om fastställande av gemensamma bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling och Europeiska havs- och fiskerifonden och om fastställande av allmänna bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden och Europeiska havs- och fiskerifonden (EUT L 138, 13.5.2014, s. 5).

(108)  

1)	”Managing Conflict of Interest in the Public Sector”, (2005), OECD,https://www.oecd.org/gov/ethics/49107986.pdf.

2)	”Managing Conflict of Interest in the Public Service, OECD Guidelines and country experiences”, OECD, s. 24,http://www.oecd.org/corruption/ethics/48994419.pdf.

3)	”Guidelines for managing conflict of interest in the public service – report on Implementation”, (2007), OECD.

4)	”Recommendation of the Council on OECD Guidelines for Managing Conflict of Interest in the Public Service”, OECD/LEGAL/0316,https://legalinstruments.oecd.org/public/doc/130/130.en.pdf

5)	”Paper 36”, Sigma (Support for Improvement in Governance and Management) – ett gemensamt initiativ mellan OECD och EU som huvudsakligen finansieras via EU, GOV/SIGMA(2006)1/REV1,http://www.oecd.org/officialdocuments/publicdisplaydocumentpdf/?doclanguage=en&cote=gov/sigma(2006)1/REV1.

6)	”Recommendation on Public Integrity”, (2017), OECD,http://www.oecd.org/gov/ethics/OECD-Recommendation-Public-Integrity.pdf.

7)	”Survey on managing conflict of interest in the executive branch and whistle-blower protection”, (2014), OECD,https://www.oecd.org/governance/ethics/2014-survey-managing-conflict-of-interest.pdf.

8)	”Post Public Employment – Good Practices for Preventing Conflict of Interest” (2010), OECD,https://www.oecd-ilibrary.org/docserver/9789264056701-en.pdf?expires=1578648145&id=id&accname=oid031827&checksum=A96A1D7335AAB93369841CEF00EA4789.

9)	”Revolving doors, accountability and transparency: Emerging regulatory concerns and policy solutions in the financial crisis” (2009), OECD,http://www.oecd.org/officialdocuments/publicdisplaydocumentpdf/?cote=GOV/PGC/ETH(2009)2&docLanguage=En.

10)	”Guidelines for managing conflict of interest in the public service, Policy brief” (2005), OECDhttps://www.coe.int/t/dg1/legalcooperation/economiccrime/cybercrime/cy%20activity%20Interface2006/143_2006_if_oecd%20Policy%20Brief.pdf.

11)	”Fraud and corruption in European Structural and Investment Funds. A spotlight on common schemes and preventive actions”, (2019), OECD,https://www.oecd.org/gov/ethics/prevention-fraud-corruption-european-funds.pdf.

(109)  Sigma är ett gemensamt initiativ mellan OECD och EU som huvudsakligen finansieras via EU.

(110)  Ur den undersökning som gjorts för Europaparlamentets budgetkontrollutskott med titeln ”Codes of Conduct and Conflicts of Interest at any governance level of the management of EU Funds”: Enligt OECD skiljer sig definitionen av en uppförandekodex från definitionen av etiska regler. En uppförandekodex används som ett regelbaserat verktyg. Det beskriver så ingående och tydligt som möjligt vilken typ av beteende som förväntas och fastställer strikta övervaknings- och sanktionsförfaranden som ska säkerställa efterlevnaden. Etiska regler bygger på värdebaserad ledning. De inriktas på allmänna värderingar snarare än specifik vägledning, och bygger på ett större förtroende för personalens moraliska kapacitet. Etiska regler syftar till att stödja och coacha tillämpningen av dessa värden i verkliga och vardagliga situationer(Bertók, J. & Maesschalck, J. (2009). Public Sector Ethics: an infrastructure. In: OECD (Eds.): No longer business as usual – Fighting Bribery and Corruption. Paris. s. 34). Valet av den ena eller andra metoden beror på flera olika omständigheter, däribland den befintliga rättsliga ramen och den etiska kulturen inom organisationens förvaltning och ledning. En blandning är därför ofta bäst, där man ger en allmän etisk inriktning och tydliga beteendeinriktade instruktioner (Ibid. p. 35).

https://www.europarl.europa.eu/thinktank/en/document.html?reference=IPOL_STU%282017%29572715

(111)  Till exempel dokumentet ”The European Code of Good Administrative Behaviour” som antogs av kommissionen den 13 september 2000 och fastställer de principer som styr hur kommissionens förvaltning agerar, även med avseende på integritet och undvikande av intressekonflikter,

https://ec.europa.eu/info/files/code-good-administrative-behaviour-0_en.

(112)  OECD:s dokument ”Managing Conflict of Interest in the Public Sector” ger exempel på checklistor som kan användas på gåvor och andra förmåner(https://www.oecd.org/gov/ethics/49107986.pdf). Se även bestämmelserna för EU-institutionerna som nämns i kapitel 4.3 i detta dokument, tjänsteföreskrifterna och EU:s etiska normer.

(113)  Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2019/1936 av den 23 oktober 2019 om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten. ”Survey on managing conflict of interest in the executive branch and whistle-blower protection”, (2014), OECD,https://www.oecd.org/governance/ethics/2014-survey-managing-conflict-of-interest.pdf

(114)  För att säkerställa proportionaliteten bör deklaration av familjens inkomst och tillgångar ske i sådana fall där den berörda personen högst tre år innan tjänsten tillträddes överlåtit sina tillgångar på familjemedlemmar.

(115)  Direkt eller indirekt ägarskap (verkligt huvudmannaskap).

(116)  Däribland verkligt huvudmannaskap.

(117)  Mer information finns i ”Guidance for Member States on Fraud Risk Assessment and Effective and Proportionate Anti-Fraud Measures”, EGESIF_14-0021-00:https://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/informat/2014/guidance_fraud_risk_assessment.pdf

(118)  https://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=325&intPageId=3587&langId=en ochhttps://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=738&langId=en&pubId=7883&type=2&furtherPubs=yes

(119)  Såsom exempelvis är fallet vid urval av oberoende externa revisionsorgan eller experter som ska göra extern revision av de europeiska politiska partiernas och politiska stiftelsernas årliga redovisningar, vars avtal löper på högst fem år och får förnyas högst en gång i enlighet med artikel 233 i budgetförordningen från år 2018.

(120)  Liksom vid direkt förvaltning sägs i bilaga I punkt 20.6 i budgetförordningen från år 2018 att ”Den upphandlande myndigheten kan dra slutsatsen att en ekonomisk aktör inte har nödvändig yrkesmässig kapacitet för att fullgöra kontraktet enligt en tillämplig kvalitetsstandard, om myndigheten fastställer att den ekonomiska aktören har motstridiga intressen som kan inverka negativt på dennes fullgörande av kontraktet.”.