Declaración de confidencialidad – acceso a documentos

1. Introducción

La Comisión Europea se ha comprometido a proteger sus datos personales y a respetar su privacidad. La Comisión recoge y trata los datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos [por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001].

La presente declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales facilitados y cómo garantizamos su protección, la manera en que se usa dicha información y sus derechos al respecto. También indica los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos al que puede dirigirse para ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.

La presente declaración de privacidad se refiere al tratamiento de datos personales por parte de la Comisión Europea en la tramitación de las solicitudes iniciales y confirmatorias de acceso a documentos presentadas con arreglo al Reglamento (CE) n.º 1049/2001, a cargo de la Unidad de Transparencia, Gestión de Documentos y Acceso a Documentos de la Secretaría General, (responsable institucional del tratamiento en nombre de la Comisión Europea) y de las unidades responsables de gestionar las solicitudes iniciales de acceso a documentos en el departamento o servicio competente de la Comisión (responsable de facto del tratamiento en nombre de la Comisión Europea).

2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?

La Comisión Europea recoge y utiliza los datos personales para tramitar las solicitudes de acceso a documentos presentadas con arreglo al Reglamento (CE) n.º 1049/2001 dentro de los plazos legalmente prescritos y para elaborar el informe estadístico anual que se contempla en el artículo 17, apartado 1, de dicho Reglamento. Además, es necesario tratar de una manera determinada los datos personales contenidos en los documentos que se divulguen para facilitar el acceso público a un registro de documentos, como exige el artículo 11 del citado Reglamento. El tratamiento de los datos personales se puede efectuar con fines de seguimiento de una investigación del Defensor del Pueblo Europeo, del Tribunal de Cuentas Europeo o en el marco de un procedimiento judicial del Tribunal de Justicia de la Unión Europea.

Los datos personales no se utilizarán para procesos automatizados de toma de decisiones, incluida la elaboración de perfiles.

Puede presentar sus solicitudes de acceso a documentos de la Comisión Europea de dos maneras, lo que repercutirá en la forma en que tratemos sus datos personales.

2.1. Presentación de las solicitudes a través del portal en línea

El portal en línea de la Comisión Europea «Solicitar un documento de la Comisión» (en lo sucesivo, «el portal») permite presentar solicitudes de acceso a documentos de la Comisión Europea con arreglo al Reglamento (CE) n.º 1049/2001.

Para presentar una solicitud a través de este portal, es necesario disponer de una cuenta «EU Login», que es el servicio de autenticación para una amplia gama de sistemas y servicios de información de la Comisión Europea.

Si el solicitante ya dispone de una cuenta EU Login, puede iniciar sesión con las credenciales existentes. Si el solicitante no dispone de una cuenta EU Login, se le pedirá que la cree al pulsar el botón «Presentar una solicitud» o el botón «Crear una cuenta» en la página de inicio del portal.

Al crear la cuenta EU Login, el solicitante indica su nombre, apellidos y dirección de correo electrónico. El solicitante gestiona el nombre y los apellidos a través de la cuenta EU Login. Para más información sobre el tratamiento de sus datos personales específicos de «EU Login», consulte la declaración de privacidad de «EU Login» y la operación de tratamiento correspondiente «Servicio de Gestión de Identidades y Accesos (IAMS)» (número de referencia en el registro público del DPD: DPR-EC-03187).

Cuando el usuario inicia sesión en el portal con su cuenta EU Login por primera vez, el portal crea automáticamente una cuenta vinculada (en lo sucesivo, la «cuenta de acceso a documentos»). La cuenta de acceso a documentos reutiliza el nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico de la cuenta EU Login, pero permite al solicitante añadir y gestionar otros datos personales adicionales, como el perfil del solicitante, el número de teléfono, la dirección postal, el país, el representante legal y la organización. El solicitante gestiona estos datos a través del espacio de gestión de cuentas de acceso a documentos (disponible al pulsar el botón «Sesión iniciada» en la parte superior de cualquier página del portal).

Las modificaciones introducidas en la cuenta EU Login en relación con el nombre y los apellidos se reflejan automáticamente en la cuenta de acceso a documentos.

2.1.1. Presentación de solicitudes iniciales a través del portal en línea

Al presentar la primera solicitud inicial a través del portal, además del nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico (vinculada a la cuenta EU Login), el solicitante deberá indicar su país de residencia, a menos que ya lo haya especificado en su cuenta de acceso a documentos. Esto se debe a que, con arreglo al Reglamento de protección de datos (UE) 2018/1725, las obligaciones aplicables son distintas en función de si los datos personales incluidos en el documento solicitado se transmiten a un solicitante que reside en un país de la UE/EEE o no. El solicitante puede modificar esta información en todo momento desde la página de gestión de cuentas de acceso a documentos del portal.

El solicitante no necesita indicar la dirección postal al presentar la solicitud por medio del portal, ya que la Comisión envía su respuesta por vía electrónica a través del portal (opción accesible en la pestaña «Respuesta a la solicitud inicial»), con todas las garantías jurídicas necesarias en cuanto a la fecha de notificación de la respuesta.

La dirección postal es necesaria si el solicitante pide expresamente recibir la respuesta a la solicitud inicial no solo por vía electrónica a través del portal, sino también por correo postal (es decir, en papel).

2.1.2. Presentación de solicitudes confirmatorias para solicitudes iniciales presentadas a través del portal en línea

El solicitante puede pedir una revisión de la respuesta de la Comisión a la solicitud inicial presentando una solicitud confirmatoria de acceso a documentos, de conformidad con el artículo 7, apartado 2, del Reglamento (CE) n.º 1049/2001.

En el caso de las solicitudes iniciales presentadas a través del portal, el solicitante puede hacerlo:

a) por medio del botón «Solicitar una revisión» desde la página de la solicitud correspondiente en el portal;

b) por correo electrónico o postal. La dirección de correo electrónico y postal a las que el solicitante puede enviar una solicitud confirmatoria se indican en la respuesta de la Comisión a la solicitud inicial.

En ambos casos, el solicitante no necesita indicar su dirección postal, ya que la Comisión envía la respuesta a la solicitud confirmatoria por vía electrónica a través del portal (en la pestaña «Respuesta a la solicitud confirmatoria»), con todas las garantías jurídicas en cuanto a la fecha de notificación de la respuesta.

Si el solicitante pide expresamente recibir la respuesta a la solicitud confirmatoria no solo por vía electrónica a través del portal, sino también por correo postal (es decir, en papel), deberá facilitar su dirección postal, de lo contrario la respuesta solo se enviará por vía electrónica.

Si el solicitante indica expresamente que no desea recibir la respuesta a la solicitud confirmatoria a través del portal y pide recibirla solo por otros medios, se requiere la dirección postal y la Comisión no empieza a tramitar la solicitud confirmatoria hasta que se facilite.  

2.2. Presentación de la solicitud por correo electrónico o postal

Si el solicitante presenta la solicitud por correo electrónico o postal, debe indicar su nombre, apellidos, dirección de correo electrónico (solo en el caso de las solicitudes enviadas por correo electrónico) y dirección postal. Si el solicitante no indica su dirección postal, la Comisión no empezará a tramitar la solicitud. Es necesario pedirle la dirección postal por una serie de razones:

1. En primer lugar, para obtener seguridad jurídica en cuanto a la fecha de recepción de la respuesta de la Comisión a su solicitud, que puede incluir el envío de la respuesta por correo postal u otros medios que ofrezcan las garantías jurídicas necesarias en relación con la fecha de notificación de la respuesta.
2. En segundo lugar, para saber si usted reside en la UE/EEE y, de no ser así, para saber en qué tercer país reside, de modo que las normas de protección de datos se apliquen correctamente a todos los datos personales que puedan figurar en los documentos a los que usted solicita acceso. El Reglamento (UE) 2018/1725 sobre protección de datos establece normas diferentes en función de si el destinatario de los datos personales está establecido en la UE o en el EEE, o en otro lugar. Dado que la inmensa mayoría de los documentos solicitados contiene datos personales, la Comisión Europea no puede garantizar la correcta aplicación de las normas de protección de datos sin conocer la dirección postal.
3. En tercer lugar, para aplicar correctamente el Reglamento (CE) n.º 1049/2001, cuyo artículo 4, apartado 1, letra b), se refiere a la protección de la intimidad y la integridad de la persona y ha de aplicarse de conformidad con el Reglamento sobre protección de datos.

Para las solicitudes presentadas de esta manera, la Comisión enviará la respuesta a la solicitud inicial de forma que se garantice la seguridad jurídica en cuanto a la fecha de notificación de la respuesta (por ejemplo, por correo).

Si la solicitud se presentó por correo electrónico o postal, el solicitante puede presentar la solicitud confirmatoria de conformidad con el artículo 7, apartado 2, del Reglamento (CE) n.º 1049/2001 por correo electrónico o postal. Las direcciones de correo electrónico y postal a las se puede enviar la solicitud confirmatoria se indican en la respuesta de la Comisión a la solicitud inicial.

La Comisión enviará la respuesta a la solicitud confirmatoria de tal forma que se garantice la seguridad jurídica en cuanto a la fecha de notificación de la respuesta (por ejemplo, por correo).

3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?

La Comisión Europea realiza el tratamiento de los datos personales en la medida en que es necesario:

• para el desempeño de una función realizada en interés público [artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725], y
• para el cumplimiento de la obligación jurídica a la que está sujeta la Comisión Europea [artículo 5, apartado 1, letra b), del Reglamento (UE) 2018/ 1725].

Además, el tratamiento de los datos personales no obligatorios que usted facilita en su solicitud de acceso a documentos (véase la sección 4) o en el portal se basa en su consentimiento [artículo 5, apartado 1, letra d), del Reglamento (UE) 2018/1725].

El tratamiento con arreglo al artículo 5, apartado 1, letras a) y b), del Reglamento (UE) 2018/1725 debe basarse en el Derecho de la Unión, concretamente en el artículo 15, apartado 3, del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea y en el Reglamento (CE) n.º 1049/2001.

4. ¿Qué datos personales recogemos y tratamos?

Los datos personales que recogemos para su tratamiento posterior son:

a) Datos personales facilitados por el solicitante al presentar la solicitud:

i. Datos personales obligatorios:

- nombre y apellidos

- dirección de correo electrónico (para las solicitudes presentadas a través del portal o por correo electrónico)

- país de residencia (para las solicitudes presentadas a través del portal, véase la sección 2.1)

- dirección postal (para las solicitudes presentadas por correo electrónico o postal, véase la sección 2.2)

ii. Datos personales opcionales: número de teléfono, dirección postal (solo para las solicitudes presentadas a través del portal, véase la sección 2.1), organización, representante legal y perfil del solicitante.

b) Datos personales del solicitante y de otras personas contenidos en la solicitud, así como en cualquier otra correspondencia intercambiada entre el solicitante y la Comisión (respuesta a la solicitud, carta de ampliación del plazo, solicitud de aclaraciones, etc.).

c) Datos personales contenidos en los documentos solicitados, si se divulgan con arreglo al Reglamento (CE) n.º 1049/2001.

d) Datos de contacto de representantes de terceros para consultas a terceros.

e) Si existen dudas razonables acerca de la identidad de la persona física que presenta la solicitud, la Comisión Europea podrá pedir al solicitante que presente una copia de un documento de identificación (por ejemplo, del pasaporte o del documento de identidad) con el fin de verificar su identidad, en las siguientes circunstancias excepcionales:

• cuando los documentos afectados por la solicitud contengan los datos personales del propio solicitante y se haya concedido al solicitante acceso individual a dichos documentos;
• cuando existan motivos legítimos para considerar que el derecho de acceso derivado del Reglamento (CE) n.º 1049/2001 es objeto de abuso por parte de ese solicitante concreto.

El documento de identificación debe contener el nombre del solicitante y, si procede, su dirección postal, mientras que los demás datos, como la fotografía o cualquier otro dato personal, podrán ocultarse.

5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

La Comisión Europea solamente conserva sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad de su recogida o tratamiento posterior, tal como se indica a continuación.

5.1. Datos personales contenidos en documentos, expedientes y metadatos relacionados almacenados en HAN

Todos los documentos o la correspondencia (en lo sucesivo, «los documentos») intercambiados entre la Comisión y el solicitante, con independencia de la forma en que el solicitante presente las solicitudes, se registran en el sistema institucional de gestión de documentos de la Comisión Hermes-Ares-NomCom (en lo sucesivo, «HAN»). Esto incluye, por ejemplo, la solicitud inicial, el acuse de recibo, la carta de ampliación del plazo, la respuesta de la Comisión a la solicitud inicial o la carta de cierre, la solicitud confirmatoria, etc. HAN almacena:

1. Documentos (incluidos datos personales). Los documentos relacionados con el mismo caso se agrupan en la misma carpeta, denominada «expediente».
2. Metadatos obligatorios que acompañan a los documentos y expedientes (como el autor, el destinatario, el título del documento o la correspondencia, etc.).

5.1.1. Documentos y expedientes

Como se ha mencionado anteriormente, los expedientes son carpetas que agrupan los documentos relacionados con el mismo asunto. El «periodo de conservación administrativa» es el plazo de tiempo durante el cual los servicios de la Comisión Europea están obligados a conservar un expediente, en función de su utilidad a efectos administrativos y de las obligaciones estatutarias y jurídicas pertinentes. Dicho plazo empieza a contar a partir del archivo del expediente.

En la fase inicial, un expediente se considera archivado cuando la Comisión envía la respuesta a la solicitud inicial o una carta de cierre al solicitante, a menos que el solicitante haya presentado una solicitud confirmatoria en un plazo de quince días hábiles a partir de la notificación de la respuesta a la solicitud inicial (en tal caso, véase la fase confirmatoria más adelante).

En la fase confirmatoria, un expediente se considera archivado cuando la Comisión notifica la respuesta a la solicitud confirmatoria o una carta de cierre al solicitante. Si el solicitante interpone un recurso de anulación ante el Tribunal de Justicia de la UE o presenta una reclamación ante el Defensor del Pueblo, se reabre el expediente. En ese caso, el expediente confirmatorio se archiva definitivamente cuando:

• el Tribunal de Justicia de la UE ratifica la decisión confirmatoria, o
• el Defensor del Pueblo cierra la investigación en relación con la reclamación sin necesidad de nuevas medidas por parte de la Comisión, o
• la Comisión Europea finaliza el seguimiento requerido por el Tribunal de Justicia de la UE en su sentencia o por el Defensor del Pueblo.

Este «período de conservación administrativa» de cinco años se basa en la política de conservación de los expedientes de la Comisión Europea (y de los documentos y los datos personales contenidos en ellos), regulada por la lista común de conservación de expedientes de la Comisión Europea [SEC(2019) 900]. Se trata de un documento reglamentario en forma de calendario de conservación que establece los plazos de conservación de los distintos tipos de expedientes de la Comisión Europea. La lista se ha notificado al Supervisor Europeo de Protección de Datos.

Con arreglo a la práctica actual, a efectos de gestión de documentos y de archivo en interés público, una vez expirado el «período de conservación administrativa» de cinco años, los expedientes iniciales y confirmatorios (y los datos personales contenidos en ellos) se transfieren a los Archivos Históricos de la Comisión Europea con fines históricos. Para obtener más información sobre el tratamiento de los Archivos Históricos de la Comisión Europea, véase la operación de tratamiento «Gestión y conservación a largo plazo de los Archivos de la Comisión Europea» (registrada en el registro público del DPD con el número de referencia DPR-EC-00837)[1].

5.1.2. Metadatos que acompañan a los documentos y expedientes

Los datos personales contenidos en los metadatos obligatorios relacionados con cualquier documento almacenado en HAN se conservan indefinidamente. Para más información sobre el tratamiento específico del sistema de gestión de documentos de la Comisión, véase la operación de tratamiento «Gestión y conservación (a corto y medio plazo) de los documentos de la Comisión» (número de referencia en el registro público del DPD: DPR-EC-00536).

5.3. Datos personales del solicitante contenidos en la cuenta EU Login y en la cuenta de acceso a documentos

La cuenta EU Login y la cuenta de acceso a documentos (véase la sección 2.1.) permanecerán activas a menos que el solicitante las suprima. Para ver qué ocurre al eliminar su cuenta, véase la sección 8.2.

5.2. Datos personales del solicitante en el sistema informático EASE

El sistema informático «Acceso Electrónico a los Documentos de la Comisión Europea» (en lo sucesivo, «EASE») se utiliza para tramitar las solicitudes de acceso a los documentos de la Comisión. Además de la información relacionada con el asunto (por ejemplo, plazo, lengua de la solicitud, etc.), también almacena datos personales del solicitante, como el nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, dirección postal, país, número de teléfono, representante legal, organización y perfil. Dependiendo de la manera en que el solicitante presente las solicitudes, se facilitan y almacenan diferentes datos personales del solicitante (véanse las secciones 2 y 4 para más detalles).

Sus datos personales se eliminarán del sistema EASE una vez que expire el período de conservación administrativa de cinco años del expediente correspondiente y este se transfiera a los Archivos Históricos (véase la sección 5.1.1). Si el solicitante tiene varios expedientes vinculados a su perfil (por ejemplo, si ha utilizado una cuenta del portal para presentar varias solicitudes), los datos personales del solicitante se eliminarán del sistema informático EASE una vez que expire el período de conservación administrativa de cinco años del expediente cuya fecha de archivo sea posterior.

5.3. Datos personales del solicitante en los documentos de identificación

El uso de la información contenida en el documento de identificación del solicitante (véase la sección 4) está estrictamente limitado: los datos solo se utilizarán para verificar la identidad del solicitante y no se conservarán durante más tiempo del necesario para este fin.   

6. ¿Cómo protegemos sus datos personales?

Todos los datos en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan, bien en los servidores de la Comisión o bien en los de sus contratistas, cuyas operaciones cumplen la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.

Los contratistas de la Comisión Europea están vinculados por una cláusula contractual específica aplicable a toda operación de tratamiento de datos personales realizada en nombre de la Comisión, y por las obligaciones de confidencialidad derivadas de la aplicación del Reglamento general de protección de datos en los Estados miembros de la UE.

Para proteger los datos personales, la Comisión Europea aplica una serie de medidas técnicas y organizativas. Habida cuenta de la naturaleza de los datos personales tratados y del riesgo que presenta su tratamiento, las medidas técnicas se refieren, entre otras cosas, a la seguridad en línea, al riesgo de pérdida de datos, a la alteración de estos y al acceso no autorizado. Entre las medidas organizativas se incluye permitir el acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas que presenten una necesidad legítima de conocer a efectos de la operación de tratamiento.

7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se divulgan?

El acceso a los datos personales se otorga al personal autorizado de la Comisión Europea responsable de llevar a cabo la operación de tratamiento, de conformidad con el principio de la "necesidad de conocer". Dicho personal está obligado a respetar acuerdos de confidencialidad legales y, en caso necesario, otros acuerdos adicionales.

Los datos personales que figuran en los documentos solicitados pueden hacerse públicos tras una evaluación en virtud del Reglamento (CE) n.º 1049/2001, leído en relación con el artículo 9 del Reglamento (UE) 2018/1725. Si usted reside fuera de la UE y la Comisión Europea le concede acceso a los documentos, los datos personales incluidos en esos documentos solo se le comunicarán si dicha transferencia cumple las condiciones del capítulo V del Reglamento (UE) 2018/1725 sobre las transferencias de datos personales a terceros países u organizaciones internacionales.

Además de transmitir al solicitante los documentos hechos públicos, la Comisión también los publica en el portal en línea Solicitar un documento de la Comisión.

La información personal que recogemos sobre los solicitantes de acceso a documentos no se facilitará a terceros, excepto:

• en la medida y para los fines que puedan ser requeridos por la ley, y
• a efectos de expedir decisiones de acceso a documentos de la Comisión Europea por correo certificado a través de DHL International (establecido en Bélgica) (para más información, véase la operación de tratamiento correspondiente «Traitement du courrier» de la Oficina de Infraestructuras y Logística de la Comisión Europea en Bruselas, registrada en el registro público del DPD con el número de referencia DPR-EC-00884).

De conformidad con el artículo 3, punto 13, del Reglamento (UE) 2018/1725, no se considerarán destinatarios las autoridades públicas que puedan recibir datos personales en el marco de una investigación concreta de conformidad con el Derecho de la Unión o de los Estados miembros. El tratamiento posterior de tales datos por las citadas autoridades públicas será conforme con las normas en materia de protección de datos aplicables a los fines del tratamiento.

Las decisiones de la Comisión Europea en virtud del Reglamento (CE) n.º 1049/2001 sobre las solicitudes confirmatorias se adoptan mediante "Decide" (el sistema de información que apoya el proceso de toma de decisiones de la Comisión) y están disponibles en el sistema VISTA de la Comisión Europea (no público). Para más información sobre el tratamiento de datos personales a través de los sistemas Decide y VISTA, véanse los registros respectivos de las operaciones de tratamiento «DPR-EC-00107 Decide (sistema de información de apoyo al proceso de toma de decisiones de la Comisión)» y «DPR-EC-00914 sistema VISTA».  

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Usted tiene derechos específicos como «interesado» en virtud del capítulo III (artículos 14 a 25) del Reglamento (UE) 2018/1725, en particular derecho de acceso a sus datos personales y a su rectificación en caso de que esos datos sean inexactos o estén incompletos. En determinadas circunstancias, tiene derecho a eliminar sus datos personales y a restringir u oponerse a su tratamiento, así como derecho a la portabilidad de sus datos. Tiene usted derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, que se lleva a cabo legalmente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a), por motivos relacionados con su situación particular.

Cuando el tratamiento de los datos se base en su consentimiento (como en el caso de los datos personales no obligatorios a que se refieren las secciones 3 y 4), usted podrá retirar dicho consentimiento en todo momento mediante notificación al responsable del tratamiento. La retirada no afectará a la licitud del tratamiento que se hubiera llevado a cabo antes de que usted retirara su consentimiento.

Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. Todos los datos de necesarios figuran más abajo en el apartado «Información de contacto».

Si desea ejercer sus derechos en relación con una o varias operaciones específicas de tratamiento, le pedimos que incluya en su solicitud la descripción de dichas operaciones (esto es, las referencias de registro correspondientes, tal como se especifica a continuación en la sección 10, «¿Dónde encontrar información más detallada?»).

Su solicitud como interesado se tramitará en el plazo de un mes. Ese plazo podrá prorrogarse otros dos meses en caso necesario, habida cuenta del número de solicitudes y su complejidad.

Si utiliza el portal para presentar solicitudes (véase la sección 2.1), tiene las siguientes posibilidades adicionales en relación con sus datos personales:

8.1. Modificación de los datos personales contenidos en las cuentas

Si ha presentado una solicitud a través de la cuenta del portal (véase la sección 2.1), puede modificar sus datos personales en todo momento. Como se explica en la sección 2:

• puede gestionar y modificar su nombre y apellidos en la cuenta EU Login; las modificaciones introducidas en la cuenta EU Login en relación con el nombre y los apellidos se reflejan automáticamente en la cuenta de acceso a documentos;
• puede gestionar los demás datos personales (dirección postal, país, número de teléfono, organización, representante legal, perfil) en la cuenta de acceso a documentos.

8.2. Supresión de cuentas

Si el solicitante utiliza el portal para presentar la solicitud (véase la sección 2.1), tiene la posibilidad de suprimir su cuenta EU Login o de acceso a documentos en todo momento (véase la sección 2.1 para más información sobre ambas cuentas).

El solicitante puede suprimir la cuenta de acceso a documentos pulsando el botón «Eliminar mi cuenta» en la página de gestión de cuentas del portal.

El solicitante puede suprimir la cuenta EU Login en la página de gestión de cuentas EU Login.

La supresión de la cuenta de acceso a documentos no elimina automáticamente la cuenta EU Login, que debe eliminarse por separado, ya que esta última puede utilizarse para una amplia gama de sistemas de información de la Comisión Europea.

Si utiliza EU Login para otros sistemas de información que no sean el de acceso a documentos, no debe suprimir su cuenta EU Login, ya con ello no solo eliminará automáticamente la cuenta de acceso a documentos (esta función todavía no está disponible), sino que esta maniobra podría impedirle también seguir utilizando otros sistemas de información de la Comisión Europea.

Dado que la supresión de cualquiera de estas dos cuentas tiene las mismas consecuencias para los datos personales del solicitante tratados en el marco de esta operación de tratamiento, la parte siguiente se refiere únicamente a «la cuenta», con independencia de cuál de estas dos cuentas sea la que suprima el solicitante.

Si el solicitante suprime la cuenta antes de que la Comisión haya enviado una respuesta a la(s) solicitud(es), el sistema enviará una carta de cierre para todos los asuntos en curso y la Comisión no enviará su respuesta a dicha(s) solicitud(es), de conformidad con las condiciones que el solicitante acepta al presentar cada solicitud inicial a través del portal.

En cuanto a los datos personales del solicitante contenidos en HAN (véase la sección 5.1) y en el sistema informático EASE (véase la sección 5.2), los tres supuestos siguientes son posibles cuando el solicitante suprime la cuenta:

1. El solicitante suprime su cuenta, aunque todavía no se ha presentado ninguna solicitud:
   1. los datos personales se suprimen de la herramienta informática EASE;
   2. dado que aún no se ha presentado ninguna solicitud, no hay expedientes (y, por tanto, no hay datos personales del solicitante) en HAN.
2. El solicitante ha presentado una o varias solicitudes, pero no ha recibido una respuesta de la Comisión a ninguna solicitud en el momento de la supresión de la cuenta:
   1. los datos personales se suprimen de la herramienta informática EASE;
   2. por lo que respecta a los expedientes y metadatos almacenados en HAN, se siguen tratando de conformidad con la política de conservación de la Comisión (como se explica en la sección 5.1).
3. El solicitante ha recibido la respuesta de la Comisión a al menos una de sus solicitudes en el momento de la supresión de la cuenta:
   1. los datos personales no se suprimen de la herramienta informática EASE en ese momento, sino una vez que expire el período de conservación administrativa de cinco años del expediente correspondiente (como se explica en la sección 5.2.);
   2. por lo que respecta a los expedientes y metadatos almacenados en HAN, se siguen tratando de conformidad con la política de conservación de la Comisión (como se explica en la sección 5.1).

9. Información de contacto

• Responsable (institucional) del tratamiento:

Si desea ejercer sus derechos con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, plantear sus observaciones, preguntas o dudas, o presentar una reclamación en relación con la recopilación y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable institucional del tratamiento de datos en la dirección siguiente:

• Secretaría general
• Unidad C.1 – Transparencia, Gestión de Documentos y Acceso a Documentos
• Correo electrónico: Sg-acc-docec [dot] europa [dot] eu (Sg-acc-doc[at]ec[dot]europa[dot]eu)

• Delegado de protección de datos de la Comisión Europea:

  Puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) en relación con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725.

• Supervisor Europeo de Protección de Datos:

Si considera que, como consecuencia del tratamiento de sus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido los derechos que le asisten en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derecho a recurrir (esto es, a presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).

10. ¿Dónde encontrar información más detallada?

El delegado de protección de datos de la Comisión Europea publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales efectuadas por la institución, debidamente documentadas y notificadas. Puede acceder al registro a través del siguiente enlace: http://ec.europa.eu/dpo-register.

La presente operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del delegado de protección de datos con la siguiente referencia de registro: DPR-EC-00793.