The use of experts to evaluate tenders
Experter utvärderar anbud
EU-kommissionen utser oberoende och opartiska experter för att utvärdera anbud och övervaka projekt som får EU-bidrag.
För programmet Horisont 2020 publicerar kommissionen varje år en lista på experter (listan specificerar dock inte vilka experter som arbetat med vilka förslag).
Experter får ett avtal som beskriver deras rättigheter och skyldigheter samt de allmänna villkoren. De får också ofta ersättning för sina tjänster.
Uppförandekod för experter
Beroende på vilken utlysning det handlar om kan experter behöva skriva under en förklaring där de lovar att följa uppförandekoden för experter. En avtalsmall för experter med en sådan förklaring finns i bilaga 1 på deltagarportalen.
Intressekonflikter
Experter måste intyga att de inte är jäviga och att de kommer att informera kommissionen om det skulle uppstå intressekonflikter efter att de inlett sitt uppdrag.
Om EU-kommissionen anser att det är nödvändigt kan den stänga av en expert från ett uppdrag.
Exempel på vad som gör en expert jävig finns i Horisont 2020-manualen på deltagarportalen. Vissa expertutlysningar kan ha andra regler. Vi rekommenderar att du tar reda på vilka regler och villkor som gäller för de enskilda utlysningarna.
Lämna in förslag samtidigt som man arbetar som expert
Vissa program och insatser (t.ex. Horisont 2020) tillåter att experter lämnar in egna forskningsförslag medan de arbetar som experter. Det förutsätter dock att det inte finns några intressekonflikter. Experter kommer inte att få i uppgift att utvärdera sitt eget förslag eller andra förslag som tävlar med det.
Redovisningsskyldighet
Det kan hända att EU-kommissionen ber sina experter att skicka in dokument och styrkande handlingar som visar att de utfört sitt uppdrag korrekt och att all eventuell ersättning de söker gäller verkliga utgifter.
Code of conduct for experts
According to each call, experts may be required to sign a declaration that states that they will abide by the code of conduct for experts. An example of such a declaration is available on the Participant Portal, in Annex 1, the model contract for experts.
Who can become an expert?
Experts are employed to assist in evaluating tenders and proposals, reviewing projects and monitoring programmes or policies. In order to be selected, experts must
- have a high level of expertise in their relevant fields
- be available for occasional, short-term assignments
- have good knowledge of English and French and/or German
- be able to use IT tools
Anyone can register their interest to become an expert, but please note that most experts selected will come from EU countries and associated countries.
The evaluation and review work may be carried out fully or partially at expert's home or place of work, or on the Commission premises.
Conflicts of interest
Experts must declare that no conflict of interest exists and that they will inform the Commission if any such conflict should arise in the course of their duties.
If necessary, the European Commission may withdraw experts from evaluation or monitoring duties.
An example of what constitutes a conflict of interest is available in the Horizon 2020 Manual on the Participant Portal. Certain calls for experts may have different rules. It is advisable to check each particular call and its rules and conditions.
Submitting proposals while working as an expert
For certain programmes and actions (e.g. Horizon 2020) experts may submit their own research proposals while performing evaluations as an expert - provided there is no conflict of interest. Experts will not be assigned to evaluate their own proposal or any proposals competing with it.