The use of experts to evaluate tenders
Einsatz von Sachverständigen zur Bewertung von Angeboten
Die Europäische Kommission ernennt unabhängige und unparteiische Sachverständige für die Bewertung von Vorschlägen und die Überwachung von Projekten, die von der EU finanziell unterstützt werden.
Im Rahmen des Programms Horizont 2020 veröffentlicht sie jährlich eine Liste der Sachverständigen, ohne jedoch anzugeben, welche Sachverständigen sich mit welchen Vorschlägen befasst haben.
Den Sachverständigen wird ein Vertrag angeboten, in dem die für sie geltenden Rechte, Pflichten und Bedingungen festgelegt sind. Häufig werden sie für ihre Dienste vergütet.
Als Sachverständige(r) für die Kommission arbeiten
Verhaltenskodex für Sachverständige
Je nach Ausschreibung kann von den Sachverständigen verlangt werden, sich in einer Erklärung zur Einhaltung des Verhaltenskodex für Sachverständige zu verpflichten. Ein Beispiel für eine solche Erklärung findet sich auf dem Teilnehmerportal (Anhang 1, Mustervertrag für Sachverständige).
Interessenkonflikte
Sachverständige müssen erklären, dass keine Interessenkonflikte bestehen und dass sie die Kommission informieren, falls ein solcher Interessenkonflikt während der Ausführung ihrer Aufgaben eintritt.
Erforderlichenfalls kann die Kommission Sachverständige ihrer Bewertungs- oder Überwachungsaufgaben entheben.
Ein Beispiel für einen Interessenkonflikt findet sich im Horizont-2020-Handbuch im Teilnehmerportal. Bei manchen Ausschreibungen für Sachverständige können die Regeln abweichen. Es empfiehlt sich, jede einzelne Ausschreibung auf ihre Regeln und Bedingungen hin zu prüfen.
Einreichung von Vorschlägen während der Tätigkeit als Sachverständige(r)
Für bestimmte Programme und Maßnahmen (z. B. Horizont 2020) können Sachverständige trotz ihrer Bewertungsaufgabe eigene Forschungsvorschläge einreichen, sofern kein Interessenkonflikt besteht. Die Sachverständigen werden nicht für die Bewertung eigener bzw. konkurrierender Vorschläge herangezogen.
Rechenschaftspflicht
Die Europäische Kommission kann von Sachverständigen Nachweise für die ordnungsgemäße Erledigung ihrer Aufgaben (Aufzeichnungen und Belege) verlangen sowie Belege für alle geltend gemachten Ausgaben.
Code of conduct for experts
According to each call, experts may be required to sign a declaration that states that they will abide by the code of conduct for experts. An example of such a declaration is available on the Participant Portal, in Annex 1, the model contract for experts.
Who can become an expert?
Experts are employed to assist in evaluating tenders and proposals, reviewing projects and monitoring programmes or policies. In order to be selected, experts must
- have a high level of expertise in their relevant fields
- be available for occasional, short-term assignments
- have good knowledge of English and French and/or German
- be able to use IT tools
Anyone can register their interest to become an expert, but please note that most experts selected will come from EU countries and associated countries.
The evaluation and review work may be carried out fully or partially at expert's home or place of work, or on the Commission premises.
Conflicts of interest
Experts must declare that no conflict of interest exists and that they will inform the Commission if any such conflict should arise in the course of their duties.
If necessary, the European Commission may withdraw experts from evaluation or monitoring duties.
An example of what constitutes a conflict of interest is available in the Horizon 2020 Manual on the Participant Portal. Certain calls for experts may have different rules. It is advisable to check each particular call and its rules and conditions.
Submitting proposals while working as an expert
For certain programmes and actions (e.g. Horizon 2020) experts may submit their own research proposals while performing evaluations as an expert - provided there is no conflict of interest. Experts will not be assigned to evaluate their own proposal or any proposals competing with it.